Το Κρυφό Κόστος της Λειτουργίας μιας Επιχείρησης με Υπερβολικά Πολλά Εργαλεία Λογισμικού

Οι περισσότερες αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις δεν δημιουργούν σκόπιμα περίπλοκες στοίβες τεχνολογίας. Νέα εργαλεία προστίθενται ένα προς ένα για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων: ένα CRM για τις πωλήσεις, ένας ιχνηλάτης έργων για την παράδοση, λογισμικό λογιστικής για τα οικονομικά, εφαρμογές συνομιλίας για την επικοινωνία, εργαλεία προγραμματισμού για τις ομάδες και πίνακες ελέγχου αναφοράς για την ηγεσία. Αρχικά, αυτή η προσέγγιση φαίνεται παραγωγική. Κάθε τμήμα παίρνει ακριβώς αυτό που χρειάζεται και τα νέα συστήματα υιοθετούνται γρήγορα.

Με την πάροδο του χρόνου, ωστόσο, ο αριθμός των εργαλείων αυξάνεται ενώ η ορατότητα μειώνεται. Οι πληροφορίες διαδίδονται σε όλες τις πλατφόρμες, οι ομάδες διπλασιάζουν την εργασία και οι διαχειριστές αγωνίζονται να κατανοήσουν τι συμβαίνει πραγματικά μέσα στην επιχείρηση. Το κόστος λειτουργίας σε πάρα πολλά συστήματα σπάνια είναι εμφανές στην αρχή, αλλά αυξάνεται αθόρυβα παράλληλα με τα έσοδα, μειώνοντας την αποδοτικότητα, επιβραδύνοντας τις αποφάσεις και αυξάνοντας τον λειτουργικό κίνδυνο.

Όταν τα εργαλεία λογισμικού είναι αποσυνδεδεμένα, οι εργαζόμενοι γίνονται οι γέφυρες μεταξύ των συστημάτων. Οι ομάδες πωλήσεων εξάγουν υπολογιστικά φύλλα, ώστε τα οικονομικά να μπορούν να τιμολογήσουν τους πελάτες. Οι διαχειριστές έργων ενημερώνουν χειροκίνητα τις αναφορές κατάστασης για την ηγεσία. Οι ομάδες λειτουργιών συμφιλιώνουν τα χρονοδιαγράμματα σε όλα τα ημερολόγια και τους πίνακες εργασιών. Κάθε παράδοση εισάγει καθυστερήσεις και ευκαιρίες για λάθη. Ο οργανισμός μπορεί να φαίνεται απασχολημένος, αλλά μεγάλο μέρος αυτής της δραστηριότητας δαπανάται για το συντονισμό των συστημάτων και όχι για την εξυπηρέτηση των πελατών.

Οικονομικά Τυφλά Σημεία και Διάβρωση Περιθωρίων

Η οικονομική ορατότητα είναι συχνά ένας από τους πρώτους τομείς που υποφέρουν. Όταν η τιμολόγηση, η μισθοδοσία, οι προμήθειες και το κόστος του έργου βρίσκονται σε διαφορετικές πλατφόρμες, η ηγεσία αγωνίζεται να δει την πραγματική κερδοφορία. Η πρόβλεψη γίνεται δύσκολη. Οι προϋπολογισμοί βασίζονται σε μερικά δεδομένα. Μικρές διαρροές εσόδων περνούν απαρατήρητες επειδή είναι κρυμμένες μέσα σε υπολογιστικά φύλλα ή καθυστερημένες αναφορές. Αυτά τα ζητήματα συσσωρεύονται σταδιακά, διαβρώνοντας τα περιθώρια πολύ πριν ενεργοποιήσουν τους συναγερμούς.

Ο προγραμματισμός ταμειακών ροών γίνεται επίσης αναξιόπιστος. Χωρίς ενσωματωμένα συστήματα, οι οικονομικές ομάδες δεν μπορούν εύκολα να προβλέψουν τις επερχόμενες δαπάνες, τις εισερχόμενες πληρωμές ή τις ανάγκες στελέχωσης. Η ανάπτυξη αρχίζει να φαίνεται επικίνδυνη και όχι ελεγχόμενη.

Η Εμπειρία του Πελάτη Υποφέρει Αθόρυβα

Οι ομάδες που έρχονται σε επαφή με τους πελάτες αισθάνονται τις συνέπειες των κατακερματισμένων συστημάτων κάθε μέρα. Η υποστήριξη δεν μπορεί πάντα να δει τι υποσχέθηκαν οι πωλήσεις. Οι ομάδες παράδοσης δεν έχουν το πλαίσιο για προηγούμενες συνομιλίες. Οι πελάτες λαμβάνουν ασυνεπείς ενημερώσεις ανάλογα με το ποιος υπάλληλος απαντά. Ακόμη και οι ισχυρές ομάδες αγωνίζονται να παρέχουν προβλέψιμες υπηρεσίες όταν οι πληροφορίες είναι διάσπαρτες.

Η διατήρηση υποφέρει όχι λόγω κακών προθέσεων, αλλά επειδή τα συστήματα εμποδίζουν το συντονισμό. Η ποιότητα των υπηρεσιών εξαρτάται από τα άτομα αντί για αξιόπιστες διαδικασίες.

Η Ανάπτυξη Πολλαπλασιάζει την Πολυπλοκότητα

Καθώς οι εταιρείες επεκτείνονται, η πολυπλοκότητα πολλαπλασιάζεται. Νέοι υπάλληλοι προστίθενται, ανοίγουν επιπλέον τοποθεσίες και οι γραμμές υπηρεσιών διευρύνονται. Οι άτυπες διαδικασίες που κάποτε λειτουργούσαν αρχίζουν να καταρρέουν. Η ενσωμάτωση επιβραδύνεται επειδή οι ροές εργασίας ζουν στο μυαλό των ανθρώπων και όχι μέσα στα συστήματα. Οι εγκρίσεις δημιουργούν συμφόρηση. Τα έργα καθυστερούν. Η ηγεσία ξοδεύει περισσότερο χρόνο για την επίλυση της σύγχυσης παρά για τον σχεδιασμό της στρατηγικής.

Πολλοί οργανισμοί ανταποκρίνονται προσθέτοντας ακόμη περισσότερο λογισμικό. Ένας νέος πίνακας ελέγχου αναφοράς. Μια άλλη εφαρμογή έγκρισης. Ένα ακόμη εργαλείο επικοινωνίας. Κάθε προσθήκη επιλύει ένα στενό πρόβλημα, αυξάνοντας παράλληλα τη συνολική επιβάρυνση της διαχείρισης της τεχνολογίας.

Από Απομονωμένα Εργαλεία σε Ενσωματωμένα Συστήματα

Το πραγματικό ζήτημα δεν είναι ο αριθμός των εργαλείων, αλλά η έλλειψη επιχειρησιακού κορμού. Τα εργαλεία χειρίζονται μεμονωμένες λειτουργίες. Τα συστήματα συνδέουν την επιχείρηση από άκρο σε άκρο. Όταν οι πωλήσεις, τα έργα, τα οικονομικά, ο προγραμματισμός, η απογραφή και η επικοινωνία λειτουργούν σε ένα κοινό περιβάλλον, οι πληροφορίες ρέουν αυτόματα και οι ομάδες εργάζονται από τα ίδια δεδομένα.

Η ηγεσία αποκτά ορατότητα σε πραγματικό χρόνο αντί να περιμένει μηνιαίες εξαγωγές. Ο αυτοματισμός αντικαθιστά τις χειροκίνητες παρακολουθήσεις και εγκρίσεις. Η ανάπτυξη γίνεται προβλέψιμη και όχι αγχωτική.

Γιατί οι Επιχειρήσεις Παροχής Υπηρεσιών Αισθάνονται πρώτες τον Αντίκτυπο

Οι οργανισμοί παροχής υπηρεσιών είναι ιδιαίτερα ευάλωτοι στον κατακερματισμό του λογισμικού, επειδή τα περιθώρια εξαρτώνται από τη χρήση, το συντονισμό και την έγκαιρη τιμολόγηση. Οι καθυστερημένες τιμολογήσεις, το υποδηλωμένο κόστος, οι χαμένες παρακολουθήσεις και η αδρανής χωρητικότητα επηρεάζουν άμεσα την κερδοφορία. Οι ενοποιημένες πλατφόρμες μειώνουν αυτούς τους κινδύνους ευθυγραμμίζοντας τα τμήματα γύρω από κοινές ροές εργασίας και μια ενιαία πηγή αλήθειας.

Το Σημείο Καμπής της Ηγεσίας

Οι περισσότεροι διευθυντές αναγνωρίζουν τα προειδοποιητικά σημάδια όταν οι αναφορές γίνονται αναξιόπιστες, η πρόβλεψη φαίνεται επικίνδυνη, η ενσωμάτωση νέου προσωπικού διαρκεί πολύ και οι αξιολογήσεις αποκαλύπτουν εκπλήξεις. Αυτά τα σήματα υποδεικνύουν ότι η ανάπτυξη έχει ξεπεράσει τα συστήματα.

Οι εταιρείες που ενεργούν έγκαιρα ενοποιούν τις πλατφόρμες, τυποποιούν τις ροές εργασίας και αυτοματοποιούν την εργασία ρουτίνας πριν συμβεί σοβαρή ζημιά. Ο στόχος δεν είναι η γραφειοκρατία. Είναι η σαφήνεια και ο έλεγχος. Οι οργανισμοί που καθυστερούν συχνά αντιμετωπίζουν βιαστικές μετατροπές μετά από απώλειες πελατών ή οικονομικά σοκ.

Συμπέρασμα

Η λειτουργία μιας επιχείρησης με πάρα πολλά αποσυνδεδεμένα εργαλεία δημιουργεί κρυφά κόστη που αυξάνονται με την πάροδο του χρόνου. Η παραγωγικότητα μειώνεται, τα περιθώρια συρρικνώνονται, η εμπειρία του πελάτη εξασθενεί και η ηγεσία χάνει την ορατότητα ακριβώς όταν ο οργανισμός τη χρειάζεται περισσότερο.

Η μείωση της εξάπλωσης του λογισμικού και η μετάβαση σε ενσωματωμένα συστήματα αποκαθιστά την επιχειρησιακή σαφήνεια και προετοιμάζει τις εταιρείες για βιώσιμη ανάπτυξη. Στις ανταγωνιστικές αγορές υπηρεσιών, η αποδοτικότητα δεν αφορά μόνο την πιο σκληρή εργασία. Αφορά το σχεδιασμό λειτουργιών που κλιμακώνονται χωρίς να πολλαπλασιάζουν την πολυπλοκότητα.