هزینه پنهان اداره یک کسب و کار با ابزارهای نرم افزاری بیش از حد

اکثر کسب و کارهای در حال رشد به طور عمدی پشته های فناوری پیچیده ایجاد نمی کنند. ابزارهای جدید یکی یکی برای حل مشکلات خاص اضافه می شوند: یک CRM برای فروش، یک ردیاب پروژه برای تحویل، نرم افزار حسابداری برای امور مالی، برنامه های چت برای ارتباطات، ابزارهای زمان بندی برای تیم ها و داشبوردهای گزارش دهی برای رهبری. در ابتدا، این رویکرد سازنده به نظر می رسد. هر بخش دقیقا همان چیزی را که نیاز دارد دریافت می کند و سیستم های جدید به سرعت پذیرفته می شوند.

با گذشت زمان، با کاهش دید، تعداد ابزارها افزایش می یابد. اطلاعات در سراسر پلتفرم ها پخش می شود، تیم ها کار را تکرار می کنند و مدیران برای درک آنچه واقعاً در داخل کسب و کار اتفاق می افتد، تلاش می کنند. هزینه اجرای سیستم های بیش از حد در ابتدا به ندرت آشکار است، اما به آرامی در کنار درآمد رشد می کند، کارایی را کاهش می دهد، تصمیمات را کند می کند و خطر عملیاتی را افزایش می دهد.

هنگامی که ابزارهای نرم افزاری قطع می شوند، کارمندان به پل های بین سیستم ها تبدیل می شوند. تیم های فروش صفحات گسترده را صادر می کنند تا امور مالی بتوانند صورتحساب مشتریان را صادر کنند. مدیران پروژه به صورت دستی گزارش های وضعیت را برای رهبری به روز می کنند. تیم های عملیات برنامه ها را در تقویم ها و بردهای وظایف تطبیق می دهند. هر تحویل باعث تاخیر و فرصت هایی برای اشتباه می شود. ممکن است سازمان شلوغ به نظر برسد، اما بیشتر این فعالیت صرف هماهنگی سیستم ها به جای خدمت رسانی به مشتریان می شود.

نقاط کور مالی و حاشیه های فرسوده

دید مالی اغلب یکی از اولین زمینه هایی است که آسیب می بیند. هنگامی که صورتحساب، حقوق و دستمزد، تدارکات و هزینه های پروژه در پلتفرم های مختلف قرار دارند، رهبری برای دیدن سودآوری واقعی تلاش می کند. پیش بینی دشوار می شود. بودجه ها بر اساس داده های جزئی ساخته می شوند. نشت های کوچک درآمد نادیده گرفته می شوند زیرا در داخل صفحات گسترده یا گزارش های تاخیری پنهان می شوند. این مسائل به تدریج جمع می شوند و حاشیه ها را مدت ها قبل از اینکه زنگ خطر را به صدا درآورند، از بین می برند.

برنامه ریزی جریان نقدی نیز غیرقابل اعتماد می شود. بدون سیستم های یکپارچه، تیم های مالی نمی توانند به راحتی هزینه های آتی، پرداخت های ورودی یا نیازهای کارکنان را پیش بینی کنند. رشد به جای کنترل شده، خطرناک به نظر می رسد.

تجربه مشتری بی سر و صدا آسیب می بیند

تیم های رو به مشتری هر روز عواقب سیستم های پراکنده را احساس می کنند. پشتیبانی همیشه نمی تواند ببیند که فروش چه وعده ای داده است. تیم های تحویل فاقد زمینه در مورد مکالمات قبلی هستند. مشتریان بسته به اینکه کدام کارمند پاسخ می دهد، به روز رسانی های متناقضی دریافت می کنند. حتی تیم های قوی نیز برای ارائه خدمات قابل پیش بینی در زمانی که اطلاعات پراکنده است، تلاش می کنند.

حفظ مشتری نه به دلیل نیت های بد، بلکه به این دلیل که سیستم ها از هماهنگی جلوگیری می کنند، آسیب می بیند. کیفیت خدمات به جای فرآیندهای قابل اعتماد، به افراد وابسته می شود.

رشد پیچیدگی را چند برابر می کند

با گسترش شرکت ها، پیچیدگی چند برابر می شود. کارمندان جدید می پیوندند، مکان های اضافی باز می شوند و خطوط خدمات گسترده تر می شوند. فرآیندهای غیررسمی که زمانی کار می کردند شروع به فروپاشی می کنند. ورود به سیستم کند می شود زیرا گردش کار به جای داخل سیستم ها، در ذهن افراد زندگی می کند. تاییدیه ها گلوگاه ایجاد می کنند. پروژه ها لغزش می کنند. رهبری زمان بیشتری را صرف رفع سردرگمی می کند تا برنامه ریزی استراتژی.

بسیاری از سازمان ها با افزودن نرم افزارهای بیشتر پاسخ می دهند. یک داشبورد گزارش دهی جدید. یک برنامه تاییدیه دیگر. یک ابزار ارتباطی دیگر. هر افزودنی یک مشکل محدود را حل می کند در حالی که بار کلی مدیریت فناوری را افزایش می دهد.

از ابزارهای مجزا به سیستم های یکپارچه

مسئله واقعی تعداد ابزارها نیست، بلکه فقدان یک ستون فقرات عملیاتی است. ابزارها عملکردهای فردی را انجام می دهند. سیستم ها کسب و کار را به صورت سرتاسر متصل می کنند. هنگامی که فروش، پروژه ها، امور مالی، زمان بندی، موجودی و ارتباطات در یک محیط مشترک عمل می کنند، اطلاعات به طور خودکار جریان می یابد و تیم ها از یک داده کار می کنند.

رهبری به جای انتظار برای صادرات ماهانه، دید بلادرنگ به دست می آورد. اتوماسیون جایگزین پیگیری ها و تاییدیه های دستی می شود. رشد به جای استرس زا، قابل پیش بینی می شود.

چرا کسب و کارهای خدماتی ابتدا این تاثیر را احساس می کنند

سازمان های خدماتی به ویژه در برابر تکه تکه شدن نرم افزار آسیب پذیر هستند زیرا حاشیه ها به بهره برداری، هماهنگی و صورتحساب به موقع بستگی دارد. فاکتورهای تاخیری، هزینه های کم گزارش شده، پیگیری های از دست رفته و ظرفیت بیکار مستقیماً بر سودآوری تأثیر می گذارد. پلتفرم های یکپارچه این خطرات را با همسو کردن بخش ها حول گردش کار مشترک و یک منبع واحد حقیقت کاهش می دهند.

نقطه عطف رهبری

اکثر مدیران اجرایی زمانی که گزارش دهی غیرقابل اعتماد می شود، پیش بینی خطرناک به نظر می رسد، ورود کارکنان جدید خیلی طول می کشد و بررسی ها شگفتی ها را آشکار می کند، علائم خطر را تشخیص می دهند. این سیگنال ها نشان می دهد که رشد از سیستم ها پیشی گرفته است.

شرکت هایی که زود عمل می کنند، پلتفرم ها را ادغام می کنند، گردش کار را استاندارد می کنند و کار روتین را قبل از وقوع آسیب جدی خودکار می کنند. هدف بوروکراسی نیست. این وضوح و کنترل است. سازمان هایی که تاخیر می کنند اغلب پس از ضررهای مشتری یا شوک های مالی با تغییرات عجولانه روبرو می شوند.

نتیجه گیری

اداره یک کسب و کار با ابزارهای قطع شده بیش از حد، هزینه های پنهانی ایجاد می کند که با گذشت زمان افزایش می یابد. بهره وری کاهش می یابد، حاشیه ها کاهش می یابد، تجربه مشتری ضعیف می شود و رهبری دید خود را درست زمانی که سازمان بیشتر به آن نیاز دارد از دست می دهد.

کاهش گسترش نرم افزار و حرکت به سمت سیستم های یکپارچه، وضوح عملیاتی را بازیابی می کند و شرکت ها را برای رشد پایدار آماده می کند. در بازارهای خدمات رقابتی، کارایی فقط به سخت تر کار کردن نیست. این در مورد طراحی عملیاتی است که بدون چند برابر کردن پیچیدگی، مقیاس می یابد.