A szolgáltató vállalkozások gyakran az erőfeszítés alapján mérik a termelékenységet. A hosszú munkaórákat, a teli naptárakat és az állandó tevékenységet a teljesítmény mutatóinak tekintik. Mégis sok csapat keményen dolgozik nap mint nap, és mégis nehezen tud következetesen teljesíteni.

A probléma nem a motivációban vagy a képességekben rejlik. A termelékenységi problémák általában a hiányzó struktúrából fakadnak. Amikor a munka rendszerek helyett egyéni erőfeszítésen alapul, a kimenet kiszámíthatatlanná válik.

A valódi termelékenységet a szolgáltató vállalkozásoknál tudatos tervezéssel hozzák létre, nem pedig azzal, hogy a csapatokat gyorsabb munkára ösztönzik.

Az erőfeszítés nem egyenlő a kimenettel

Az elfoglalt csapatok nem mindig termelékeny csapatok. A megbeszélések, üzenetek, állapotjelentések és a koordináció időt emésztenek fel anélkül, hogy előremozdítanák a munkát. Ha az erőfeszítés szétaprózódik, az eredmények látják kárát.

A szolgáltatói munka fókuszt és folytonosságot igényel. A megszakítások megtörik a lendületet, az állandó váltás pedig rontja a minőséget. Még a tapasztalt szakemberek is veszítenek a hatékonyságukból a zavartalan munkavégzésre szánt idő nélkül.

A termelékenység javul, ha a rendszerek csökkentik a felesleges munkát.

A kontextusváltás a termelékenység rejtett gyilkosa

A szolgáltató csapatok egyszerre több ügyféllel, projekttel és prioritással foglalkoznak. Struktúra nélkül az emberek folyamatosan ugrálnak a feladatok között. Minden egyes váltásnak kognitív ára van.

Idővel ez fáradtságot okoz és csökkenti a pontosságot. A feladatok nem azért tartanak tovább, mert nehezek, hanem mert a fókusz szétaprózódott.

A tiszta munkafolyamatok és prioritások csökkentik a váltásokat és védik a figyelmet.

A manuális koordináció lassítja a haladást

Amikor a koordináció üzeneteken és emlékeztetőkön múlik, a munka gyakran megáll. Az emberek megerősítésre, pontosításra vagy jóváhagyásra várnak.

Ezek a szünetek összeadódnak. A projektek lassan haladnak, még akkor is, ha mindenki gyorsan reagál. A termelékenység nem a cselekvés hiánya, hanem a várakozás miatt csökken.

A koordinációt automatizáló rendszerek mozgásban tartják a munkát.

Az átláthatóság jobb döntéseket tesz lehetővé

A termelékenység javul, ha a csapatok látják a teljes képet. Annak ismerete, hogy mi a legfontosabb, mi akadt el, és mi készült el, csökkenti a habozást.

Átláthatóság nélkül az emberek csak találgatnak. A találgatás pedig újramunkáláshoz, duplikált erőfeszítésekhez és elszalasztott prioritásokhoz vezet.

A közös átláthatóság összehangolja az erőfeszítéseket az eredményekkel.

A szabványosítás csökkenti a kognitív terhelést

Az ismétlődő munkát nem kell újra feltalálni. Ha a folyamatok szabványosítottak, a csapatok kevesebb időt töltenek annak eldöntésével, hogy mit hogyan csináljanak, és több időt a tényleges munkavégzéssel.

A sablonok, ellenőrzőlisták és ismételhető munkafolyamatok mentális kapacitást szabadítanak fel. Ez a minőség romlása nélkül növeli a sebességet.

A szabványosítás a felesleges döntések kiiktatásával támogatja a kreativitást.

A rendszerek támogatják a fenntartható termelékenységet

A magas teljesítmény nem alapulhat állandó nyomáson. A kiégés idővel csökkenti a termelékenységet. A rendszerek olyan következetességet teremtenek, amely megvédi a csapatokat a leterhelt időszakokban.

Ha a munka strukturált, a csapatok gyorsabban felépülnek a keresleti csúcsok után. A termelékenység stabil marad, ahelyett, hogy összeomlana a stressz alatt.

A fenntartható termelékenység olyan rendszerekből fakad, amelyek elnyelik a komplexitást.

Összegzés

A termelékenység a szolgáltató vállalkozásoknál nem arról szól, hogy keményebben dolgozzunk. Hanem arról, hogy olyan rendszereket tervezzünk, amelyek csökkentik a súrlódást, védik a fókuszt, és összehangolják az erőfeszítéseket az eredményekkel.

Amikor a termelékenységet struktúra támogatja, a csapatok kevesebb stressz mellett többet teljesítenek. A rendszerek felváltják a káoszt, és a teljesítmény heroikus helyett kiszámíthatóvá válik.