وقتی کسبوکارهای خدماتی در مورد اتوماسیون صحبت میکنند، معمولاً سرعت اولین مزیت ذکر شده است. اجرای سریعتر، زمان پاسخگویی سریعتر و خروجی بالاتر اغلب بر این گفتگو غالب است.
در عمل، ارزشمندترین تأثیر اتوماسیون زودتر و به روشی آرامتر ظاهر میشود. اتوماسیون مدتها قبل از اینکه به طور محسوسی سرعت را افزایش دهد، اشتباهات، ناسازگاریها و دوبارهکاریها را کاهش میدهد.
کار دستی به شدت به توجه، حافظه و ارتباطات بستگی دارد. حتی تیمهای مجرب نیز هنگام تکراری یا پراکنده شدن کار بین افراد و ابزارها، اشتباهات کوچکی مرتکب میشوند.
اشتباهات در فرآیندهای دستی جمع میشوند
در ارائه خدمات، بسیاری از اشتباهات چشمگیر نیستند. یک پیگیری از دست رفته، یک جزئیات نادرست یا یک بهروزرسانی با تأخیر اغلب در ابتدا مورد توجه قرار نمیگیرد.
با گذشت زمان، این مسائل کوچک جمع میشوند. دوبارهکاری افزایش مییابد، توضیحات تکرار میشوند و تیمها به جای ارائه ارزش، وقت خود را صرف رفع مشکلات میکنند.
اتوماسیون با رسیدگی مداوم به مراحل معمول، این خطرات را کاهش میدهد.
یکی دیگر از اثرات مهم، استانداردسازی است. وقتی یک فرآیند یکسان هر بار دنبال میشود، نتایج قابل پیشبینی میشوند. تیمها دیگر برای مراحل اساسی به تفسیر شخصی متکی نیستند.
این ثبات کیفیت را حتی با افزایش حجم بهبود میبخشد.
کاهش دوبارهکاری، بهرهوری واقعی را بهبود میبخشد
دوبارهکاری یکی از بزرگترین هزینههای پنهان در کسبوکارهای خدماتی است.
رفع اشتباهات، روشن کردن سوء تفاهمها و تصحیح کارهای ناقص، زمان و انرژی را مصرف میکند که میتوانست به طور مولد استفاده شود.
اتوماسیون با کاهش زودهنگام خطاها، تیمها را از این چرخه رها میکند. کار به جای حلقه زدن به عقب، به جلو میرود.
تنها پس از کاهش خطاها و دوبارهکاری، سرعت به طور طبیعی شروع به بهبود میکند.
ثبات، اعتماد را در داخل و خارج ایجاد میکند
وقتی تیمها اطمینان دارند که کار به درستی انجام میشود، اعتماد به نفس افزایش مییابد.
مدیران زمان کمتری را صرف بررسی جزئیات میکنند. کارمندان از سیستمهای قابل اعتماد احساس حمایت میکنند. مشتریان غافلگیری کمتری را تجربه میکنند.
این اعتماد یک محیط کاری آرامتر ایجاد میکند و از رشد پایدار پشتیبانی میکند.
نتیجهگیری
اتوماسیون با وادار کردن افراد به کار سریعتر، ارزش ایجاد نمیکند.
قدرت واقعی آن در کاهش خطاها، به حداقل رساندن دوبارهکاری و ایجاد اجرای مداوم نهفته است. سرعت به طور طبیعی پس از استقرار کیفیت و ثبات دنبال میشود.
