در مراحل اولیه یک کسب و کار خدماتی، بیشتر کارها از طریق ارتباط مستقیم و هماهنگی شخصی انجام می شود. اعضای تیم می دانند چه اتفاقی می افتد زیرا دائماً با هم صحبت می کنند. تصمیمات به سرعت گرفته می شوند و تنظیمات به طور غیر رسمی انجام می شوند.
با رشد کسب و کار، این رویکرد شروع به از هم پاشیدگی می کند. مشتریان بیشتر، پروژه های بیشتر و افراد بیشتر، پیچیدگی هایی را ایجاد می کنند که نمی توان آنها را تنها از طریق حافظه و گفتگو مدیریت کرد.
در این مرحله، اتوماسیون کمتر در مورد کارایی و بیشتر در مورد بازگرداندن کنترل است.
پیچیدگی بی سر و صدا رشد می کند
پیچیدگی یکباره از راه نمی رسد. به تدریج از طریق خدمات جدید، درخواست های سفارشی مشتری، تاییدیه های اضافی و تیم های در حال رشد جمع می شود.
هر تغییر به خودی خود قابل مدیریت است. در کنار هم، محیطی را ایجاد می کنند که در آن ردیابی، هماهنگی و پیش بینی کار دشوارتر می شود.
تیم ها مشغول می مانند، اما وضوح از بین می رود.
هماهنگی دستی محدودیت هایی دارد
هماهنگی دستی به شدت به این بستگی دارد که افراد به خاطر بسپارند چه کاری انجام دهند، چه زمانی آن را انجام دهند و چه کسی مسئول است.
با افزایش حجم، این بار ذهنی ناپایدار می شود. مراحل مهم فراموش می شوند، پیگیری ها به تاخیر می افتند و تحویل ها ناسازگار می شوند.
حتی تیم های بسیار ماهر نیز احساس می کنند تحت فشار قرار گرفته اند.
این اغلب لحظه ای است که رهبران متوجه می شوند که تلاش دیگر به نتایج قابل پیش بینی تبدیل نمی شود.
اتوماسیون قابلیت پیش بینی را بازیابی می کند
اتوماسیون ثبات را در جایی معرفی می کند که فرآیندهای دستی با مشکل مواجه می شوند.
مراحل معمول هر بار به یک شکل انجام می شوند. وظایف زمانی ظاهر می شوند که باید. انتقال ها بدون نیاز به یادآوری رخ می دهند.
این قابلیت پیش بینی، عدم قطعیت را کاهش می دهد و به تیم ها اجازه می دهد به جای هماهنگی، روی اجرا تمرکز کنند.
نکته مهم این است که اتوماسیون قضاوت انسانی را حذف نمی کند. تکرار غیر ضروری و وابستگی به حافظه را از بین می برد.
ثبات مهمتر از سرعت است
در حالی که اتوماسیون می تواند سرعت را افزایش دهد، ارزش بیشتر آن در ثبات است.
سیستم های پایدار استرس را کاهش می دهند. تیم ها می دانند چه انتظاری داشته باشند، مدیران به پیشرفت اعتماد می کنند و مشتریان خدمات ثابتی دریافت می کنند.
وقتی ثبات وجود داشته باشد، بهبود امکان پذیر می شود. بدون آن، تیم ها در حالت واکنش دائمی باقی می مانند.
اتوماسیون بدون افزایش فشار مقیاس می شود
با رشد بیشتر کسب و کارهای خدماتی، اتوماسیون به عملیات اجازه می دهد تا بدون افزایش متناسب تلاش هماهنگی، مقیاس بندی شوند.
اعضای جدید تیم سریعتر وارد می شوند. تیم های موجود زمان کمتری را صرف توضیح فرآیندها می کنند. دانش به جای افراد در سیستم ها تعبیه می شود.
این تغییر وابستگی به تلاش قهرمانانه را کاهش می دهد و از رشد پایدار پشتیبانی می کند.
نتیجه گیری
اتوماسیون زمانی ضروری می شود که پیچیدگی از توانایی مدیریت دستی کار فراتر رود.
برای کسب و کارهای خدماتی، اتوماسیون یک میانبر یا یک روند نیست. این یک پاسخ ساختاری به رشد است. با بازگرداندن قابلیت پیش بینی و کاهش بار هماهنگی، اتوماسیون تیم ها را قادر می سازد تا با افزایش پیچیدگی، با وضوح، اطمینان و کنترل عمل کنند.
