Аткарылбай калган тапшырмалар — кызмат көрсөтүү бизнесиндеги эң кеңири таралган жана зыяндуу көйгөйлөрдүн бири. Кардар менен кайра байланышуу унутулат, ички бир кадам өткөрүлүп жиберилет же кардардын сурамы өтө кеч аткарылат. Өзүнчө алганда, бул маселелер анча чоң эместей сезилиши мүмкүн. Бирок убакыттын өтүшү менен алар кечигүүлөрдү, нааразычылыкты, кирешени жоготууну жана кызмат көрсөтүүнүн сапатынын байкаларлык төмөндөшүн шарттайт.

Көпчүлүк командалар аткарылбай калган тапшырмалар кызматкерлердин этиятсыздыгынан, алаксыганынан же ашыкча жүктөлгөнүнөн улам келип чыгат деп ойлошот. Чындыгында, көйгөй сейрек учурда жеке кызматкердин ишине байланыштуу болот. Тапшырмалар көз жаздымда калат, анткени иштин уюштурулушу анын ишенимдүү аткарылышын колдобойт. Тапшырмаларды башкаруу эстутумга, расмий эмес баарлашууга же чачыранды куралдарга көз каранды болгондо, эң тартиптүү командалар да туруктуулукту сактоодо кыйналышат.

Тапшырмалар эмне үчүн көз жаздымда каларын түшүнүү — бул көйгөйдү биротоло чечүүгө карай биринчи кадам.

Кызмат көрсөтүү командаларында тапшырмалар эмне үчүн көп учурда аткарылбай калат

Көптөгөн кызмат көрсөтүү уюмдарында тапшырмалар бир эле учурда өтө көп жерде сакталат. Айрымдары электрондук каттарда айтылса, башкалары чаттарда, жолугушуунун протоколдорунда, электрондук жадыбалдарда же жеке иштер тизмесинде пайда болот. Бирдиктүү маалымат булагы жок болгондуктан, тапшырмалар көңүл буруу үчүн атаандашып, аларды, айрыкча, артыкчылыктар өзгөргөндө же иштин көлөмү көбөйгөндө, көз жаздымда калтыруу оңой.

Дагы бир чоң көйгөй — жоопкерчиликтин так эместиги. Тапшырма бир нече адамга бөлүштүрүлгөндө же командага жалпы берилгенде, эч ким өзүн толук жоопкерчиликтүү сезбейт. Ар бир адам аны башка бирөө аткарат деп ойлойт. Мындай ээликтин жоктугу олку-солкулукка, кечигүүлөргө жана акырында аракетсиздикке алып келет.

Ошондой эле, тапшырмалар көп учурда өтө бүдөмүк аныкталат. «Кардар менен кайра байланышуу» же «документтерди даярдоо» сыяктуу көрсөтмөлөр ар кандай чечмелөөгө жол берет. Так натыйжасы же аткаруу мөөнөтү жок болгондуктан, мындай тапшырмалар шашылыштыгын жоготуп, конкреттүү сурамдардын айынан четке сүрүлүп калат. Убакыттын өтүшү менен бүдөмүк тапшырмалар топтолуп, аткарыла турган иштин ордуна жөн гана фондук ызы-чууга айланат.

Көптөгөн командалар дагы деле кийинки аракеттер үчүн эстутумга таянышат. Адам күндүн аягында бир чалууну, билдирүүнү же текшерүүнү эстөөнү пландайт. Кысым күчөп, алаксыткан нерселер көбөйгөн сайын, эстутумга негизделген системалар сөзсүз түрдө иштебей калат. Маанилүү аракеттер адамдардын кайдыгерлигинен эмес, адамдын көңүл буруусу чектелүү болгондуктан унутулат.

Акырында, көрүнүүнүн чектелүүлүгү маанилүү роль ойнойт. Менеджерлер жана команда мүчөлөрү кайсы тапшырмалар күтүлүп жатканын, мөөнөтү өтүп кеткенин же токтоп калганын оңой көрө албаса, көйгөйлөр жашыруун бойдон калат. Кимдир бирөө байкаган учурда, кечигүү кардарга же долбоорго таасирин тийгизип койгон болот.

Командалар өскөн сайын тапшырмалар менен болгон көйгөйлөр эмне үчүн күчөйт

Кичинекей командаларда тапшырмаларды расмий эмес башкаруу иштеп жаткандай сезилиши мүмкүн. Адамдар бири-бирине жакын отурушат, дайыма сүйлөшүп, бири-бирине эскертип турушат. Каталар тез оңдолот, ал эми аткарылбай калган тапшырмалар эрте байкалат. Бизнес өскөн сайын, бул расмий эмес координация бузулат.

Кардарлардын, долбоорлордун жана ишти өткөрүп берүүлөрдүн көбөйүшү татаалдыкты арттырат. Байланыш бөлүмдөр арасында жайылып, адамдар башкалардын эмне кылып жатканын толук көрө албай калышат. Структураланган тапшырма системасы жок болсо, баары мурдагыдан да көп иштеп жатса дагы, аткарылбай калган же кечиктирилген иш-аракеттердин саны өсөт.

Өсүү тапшырмаларды башкаруудагы мурда жашыруун болгон алсыз жактарды ачыкка чыгарат. Ийгиликтүү масштабдашуу үчүн кызмат көрсөтүү бизнеси расмий эмес адаттарды так системалар менен алмаштырышы керек.

Кызмат көрсөтүү командаларында тапшырмаларды башкарууну кантип оңдоо керек

Тапшырмаларга байланыштуу көйгөйлөрдү чечүү микроменеджментти же дайыма көзөмөлдөөнү талап кылбайт. Ал тактыкты, структураны жана автоматизацияны акылдуу колдонууну талап кылат.

Биринчи кадам — борборлоштуруу. Бардык тапшырмалар баары күн сайын колдонгон бир системада болушу керек. Бул система кардарларга, долбоорлорго же кызмат көрсөтүү учурларына түздөн-түз байланыштуу болушу керек, ошондо тапшырмалар эч качан контексттен обочолонбойт. Тапшырмалар борборлоштурулганда, куралдардын же сүйлөшүүлөрдүн ортосунда эч нерсе жоголбойт.

Ар бир тапшырманын бир, так ээси болушу керек. Кызматташуу мүмкүн, бирок жоопкерчилик эч качан бөлүшүлбөшү керек. Бир адам тапшырманы алдыга жылдырууга же кандайдыр бир тоскоолдук жаралса, аны жогору жакка билдирүүгө жооптуу. Так ээликтин болушу олку-солкулукту жок кылат жана аткарууну тездетет.

Тапшырмалар ар дайым так натыйжа менен аныкталышы керек. Жалпы сүрөттөөлөрдүн ордуна, тапшырмаларда так эмне кылуу керектиги жана ал качан аткарылды деп эсептеле турганы көрсөтүлүшү керек. Так тапшырмалар түшүнбөстүктөрдү азайтат жана прогрессти өлчөнө турган кылат.

Аткаруу мөөнөттөрү жана артыкчылыктар ырааттуу колдонулушу керек. Жада калса ийкемдүү иш да максаттуу датадан пайда алат. Мөөнөттөр командаларга көңүл топтоого жардам берет жана тапшырмалардын көз жаздымда калышына жол бербейт. Артыкчылыктар маанилүүлүгү азыраак иштерден мурун таасири жогору иштердин аткарылышын камсыздайт.

Тапшырмалар алдын ала болжолдоого боло турган үлгүлөрдү ээрчиген жерлерде автоматизация колдонулушу керек. Мисалы, сунуш жөнөтүлгөндөн кийин, кийинки байланыш тапшырмасы автоматтык түрдө түзүлүшү керек. Долбоор белгилүү бир баскычка жеткенде, кийинки талап кылынган тапшырмалар кол менен киргизбестен пайда болушу керек. Автоматизация маанилүү кадамдардын эч качан өткөрүлүп жиберилбешин камсыздайт жана эстутумга таянууну азайтат.

Тапшырмаларды түздөн-түз долбоорлорго жана кардарларга байланыштыруу маанилүү контекст кошот. Команда мүчөлөрү тапшырма эмне үчүн бар экенин жана ал кардарга кандай таасир этерин түшүнгөндө, аткаруунун сапаты жакшырат. Контекст каталарды азайтат жана чечим кабыл алууну тездетет.

Ишенимдүү аткаруу маданиятын куруу

Эң мыкты тапшырма системасы да колдоочу адаттарды талап кылат. Тапшырмаларды үзгүлтүксүз карап чыгуу командаларга бир багытта болууга жана тоскоолдуктарды эрте аныктоого жардам берет. Бул карап чыгуулар көзөмөлдөө үчүн эмес, координация жана үзгүлтүксүз өркүндөтүү үчүн керек.

Командалар тапшырмаларды түзүүгө гана эмес, аларды жабууга да көңүл бурушу керек. Ачык тапшырмалардын өсүп жаткан тизмеси системага болгон ишенимди азайтат. Аткарууну жана тазалоону кубаттоо тапшырмалар тизмесин маанилүү жана башкарылуучу кылып сактайт.

Тапшырмалардын маалыматтары күнөөлөө үчүн эмес, процесстерди жакшыртуу үчүн колдонулушу керек. Кайталанган кечигүүлөр көбүнчө жакшыраак пландаштыруу же автоматизация аркылуу оңдоло турган иш процессиндеги көйгөйлөрдү көрсөтөт. Командалар тапшырмаларды кысым катары эмес, пикир катары көргөндө, системаны колдонуу жакшырат.

Корутунду

Тапшырмалар командалардын этиятсыздыгынан эмес, алардын системалары масштабдоого ылайыкталбагандыктан көз жаздымда калат. Кызмат көрсөтүү бизнеси өскөн сайын, тапшырмаларды расмий эмес башкаруу ишенимсиз жана кымбатка турат.

Тапшырмаларды борборлоштуруу, так ээлик кылууну дайындоо, конкреттүү натыйжаларды аныктоо жана кайталануучу кадамдарды автоматташтыруу аркылуу кызмат көрсөтүү командалары аткарылбай калган иштерди кескин азайта алышат. Натыйжада — иштин үзгүлтүксүз аткарылышы, стресстин азайышы, жогорку өндүрүмдүүлүк жана кардарлар үчүн туруктуу тажрыйба.