Σημάδια ότι η επιχείρησή σας έχει ξεπεράσει τα υπολογιστικά φύλλα και τα αποσυνδεδεμένα εργαλεία

Οι περισσότερες επιχειρήσεις ξεκινούν με υπολογιστικά φύλλα, νήματα email και μερικές εξειδικευμένες εφαρμογές. Στα πρώτα στάδια, αυτή η προσέγγιση φαίνεται αποτελεσματική. Οι ομάδες κινούνται γρήγορα, οι ιδρυτές διατηρούν την εποπτεία χειροκίνητα και οι διαδικασίες παραμένουν ευέλικτες. Όμως, καθώς τα έσοδα αυξάνονται, οι πελάτες αυξάνονται και οι λειτουργίες επεκτείνονται, αυτά τα κάποτε χρήσιμα εργαλεία μετατρέπονται σιγά σιγά σε εμπόδια.

Αυτό που λειτούργησε για δέκα υπαλλήλους και μερικές εκατοντάδες πελάτες σπάνια λειτουργεί για πενήντα υπαλλήλους, πολλαπλά τμήματα και χιλιάδες συναλλαγές κάθε μήνα. Οι πληροφορίες διασκορπίζονται, η δημιουργία αναφορών διαρκεί περισσότερο, τα λάθη εμφανίζονται πιο συχνά και οι διευθυντές ξοδεύουν όλο και περισσότερο χρόνο κυνηγώντας ενημερώσεις αντί να λαμβάνουν αποφάσεις. Αυτοί δεν είναι τυχαίοι αναπτυξιακοί πόνοι. Είναι σημάδια ότι το επιχειρησιακό θεμέλιο της επιχείρησης έχει φτάσει στα όριά του.

Οι εταιρείες συχνά καθυστερούν να αντιμετωπίσουν αυτή την αλλαγή επειδή όλα εξακολουθούν να λειτουργούν τεχνικά. Οι πωλήσεις πραγματοποιούνται. Τα έργα παραδίδονται. Αποστέλλονται τιμολόγια. Όμως, στα παρασκήνια, η πολυπλοκότητα αυξάνεται ταχύτερα από την ορατότητα. Το κόστος των αποσυνδεδεμένων συστημάτων δεν είναι πάντα εμφανές στις οικονομικές καταστάσεις στην αρχή, ωστόσο διαβρώνει σιωπηλά την παραγωγικότητα, τα περιθώρια κέρδους και την ικανοποίηση των πελατών.

Όταν η καθημερινή εργασία αρχίζει να φαίνεται πιο δύσκολη

Ένα από τα πρώτα προειδοποιητικά σημάδια είναι η τριβή στις καθημερινές λειτουργίες. Οι ομάδες αρχίζουν να διπλασιάζουν την εργασία επειδή τα ίδια δεδομένα πρέπει να εισαχθούν σε πολλαπλά συστήματα. Οι ενημερώσεις πωλήσεων υπάρχουν σε ένα υπολογιστικό φύλλο, οι λεπτομέρειες του έργου σε ένα άλλο, τα τιμολόγια σε ένα οικονομικό εργαλείο και τα email πελατών σε μεμονωμένα εισερχόμενα. Δεν υπάρχει ενιαία πηγή αλήθειας.

Καθώς ο συντονισμός γίνεται πιο δύσκολος, οι διευθυντές βασίζονται περισσότερο σε συναντήσεις, μηνύματα κατάστασης και χειροκίνητους ελέγχους για να κατανοήσουν τι συμβαίνει. Απλές ερωτήσεις, όπως ποιες συμφωνίες πρόκειται να κλείσουν, ποια έργα είναι εκτός χρονοδιαγράμματος ή ποιοι πελάτες έχουν ληξιπρόθεσμες πληρωμές, απαιτούν ξαφνικά ώρες προετοιμασίας. Η δημιουργία αναφορών γίνεται μια μηνιαία άσκηση πυρόσβεσης αντί για μια συνηθισμένη εργασία.

Οι εργαζόμενοι αισθάνονται άμεσα αυτή την πίεση. Αντί να επικεντρώνονται στην παροχή αξίας στους πελάτες, ξοδεύουν χρόνο αναζητώντας πληροφορίες, συμφιλιώνοντας αριθμούς και διευκρινίζοντας τις ευθύνες. Τα επίπεδα άγχους αυξάνονται ενώ η αποδοτικότητα μειώνεται, παρόλο που ο αριθμός των εργαζομένων συνεχίζει να αυξάνεται.

Ο κρυφός οικονομικός αντίκτυπος των κατακερματισμένων συστημάτων

Τα αποσυνδεδεμένα εργαλεία δημιουργούν οικονομικά τυφλά σημεία. Όταν τα δεδομένα πωλήσεων, τα έξοδα παράδοσης, η μισθοδοσία και η τιμολόγηση υπάρχουν σε ξεχωριστές πλατφόρμες, η ηγεσία δυσκολεύεται να δει την πραγματική κερδοφορία ανά έργο, πελάτη ή γραμμή υπηρεσιών. Οι αποφάσεις λαμβάνονται με βάση μερικές πληροφορίες, ξεπερασμένες εξαγωγές ή ένστικτο.

Η διαρροή εσόδων γίνεται πιο συνηθισμένη. Τα τιμολόγια καθυστερούν επειδή τα δεδομένα παράδοσης φτάνουν αργά. Η χρεώσιμη εργασία ξεχνιέται επειδή οι εργασίες παρακολουθούνταν εκτός των οικονομικών συστημάτων. Οι εκπτώσεις εφαρμόζονται ασυνεπώς. Το κόστος προμηθειών δεν συνδέεται με συγκεκριμένα έργα. Με την πάροδο του χρόνου, αυτές οι μικρές αναποτελεσματικότητες προστίθενται σε σημαντικές απώλειες.

Η πρόβλεψη ταμειακών ροών γίνεται επίσης αναξιόπιστη. Χωρίς ολοκληρωμένα συστήματα, οι οικονομικές ομάδες δεν μπορούν εύκολα να προβλέψουν τα επερχόμενα έξοδα, τις εισερχόμενες πληρωμές ή τις ανάγκες στελέχωσης. Η ανάπτυξη αρχίζει να φαίνεται επικίνδυνη και όχι ελεγχόμενη.

Η ανάπτυξη εκθέτει τα κενά της διαδικασίας

Η κλιμάκωση μεγεθύνει τις αδυναμίες στις ροές εργασίας. Οι άτυπες διαδικασίες που λειτουργούσαν όταν όλοι κάθονταν στο ίδιο δωμάτιο καταρρέουν μόλις οι ομάδες διανεμηθούν ή τα τμήματα εξειδικευτούν. Οι νέοι υπάλληλοι δυσκολεύονται να μάθουν πώς γίνονται τα πράγματα επειδή η γνώση βρίσκεται στο μυαλό των ανθρώπων και όχι σε τεκμηριωμένα συστήματα.

Οι εγκρίσεις κολλάνε. Τα έργα επιβραδύνονται. Οι πελάτες λαμβάνουν ασυνεπή επικοινωνία ανάλογα με το ποιος χειρίζεται τον λογαριασμό τους. Η ποιότητα ποικίλλει μεταξύ των ομάδων. Αυτά τα προβλήματα συνήθως προέρχονται από την έλλειψη δομής και όχι από την έλλειψη ταλέντου.

Πολλές επιχειρήσεις ανταποκρίνονται προσθέτοντας περισσότερα εργαλεία για να επιδιορθώσουν μεμονωμένα προβλήματα. Ένα νέο εργαλείο παρακολούθησης έργων, ένας άλλος πίνακας ελέγχου αναφορών, μια ακόμη εφαρμογή επικοινωνίας. Αντί να απλοποιηθεί, η στοίβα γίνεται πιο κατακερματισμένη.

Από εργαλεία σε συστήματα

Υπάρχει μια διαφορά μεταξύ της χρήσης εργαλείων και της λειτουργίας σε ένα σύστημα. Τα εργαλεία επιλύουν μεμονωμένες εργασίες. Ένα υπολογιστικό φύλλο παρακολουθεί αριθμούς. Ένα CRM παρακολουθεί επαφές. Μια λογιστική εφαρμογή στέλνει τιμολόγια. Ένα εργαλείο έργου διαχειρίζεται εργασίες. Όταν αυτά παραμένουν απομονωμένα, οι άνθρωποι γίνονται οι συνδετήρες.

Ένα σύστημα συνδέει τις πωλήσεις, τις λειτουργίες, τα οικονομικά, τον προγραμματισμό, την απογραφή και την επικοινωνία με τους πελάτες σε ένα περιβάλλον. Οι ενημερώσεις σε έναν τομέα εμφανίζονται αμέσως σε άλλους. Οι ομάδες εργάζονται από το ίδιο σύνολο δεδομένων αντί να συμφιλιώνουν πολλαπλές εκδόσεις.

Για πολλές εταιρείες παροχής υπηρεσιών, αυτή η μετάβαση ξεκινά με την υιοθέτηση μιας ολοκληρωμένης λειτουργικής πλατφόρμας και όχι ενός βαρέως τύπου εταιρικού ERP. Ο στόχος δεν είναι η γραφειοκρατία. Ο στόχος είναι η ορατότητα, ο αυτοματισμός και η επεκτασιμότητα.

Το σημείο καμπής της ηγεσίας

Οι ιδρυτές συνήθως αναγνωρίζουν αυτό το στάδιο όταν δεν μπορούν πλέον να παρακολουθούν προσωπικά τα πάντα. Η πρόβλεψη γίνεται αγχωτική. Οι συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου χρειάζονται ημέρες για να προετοιμαστούν. Ο στρατηγικός σχεδιασμός αναβάλλεται επειδή τα λειτουργικά ζητήματα κυριαρχούν στην προσοχή.

Οι ομάδες αρχίζουν να ζητούν σαφέστερες ροές εργασίας, λιγότερα υπολογιστικά φύλλα, καλύτερες αναφορές και λιγότερη χειρωνακτική εργασία. Τα οικονομικά θέλουν ακριβείς αριθμούς. Οι λειτουργίες θέλουν ορατότητα σε πραγματικό χρόνο. Οι πωλήσεις θέλουν αξιόπιστες προβλέψεις. Όλα αυτά τα σήματα δείχνουν προς την ίδια κατεύθυνση.

Οι εταιρείες που ενεργούν νωρίς επανασχεδιάζουν τις διαδικασίες πριν δημιουργηθεί χάος. Όσοι περιμένουν συχνά αναγκάζονται σε βιαστικές αλλαγές συστήματος μετά από μεγάλες διαταραχές.

Πώς οι ολοκληρωμένες πλατφόρμες υποστηρίζουν τις επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών

Οι σύγχρονες πλατφόρμες ενοποιούν το CRM, τα έργα, τα οικονομικά, τον προγραμματισμό, την απογραφή, τις αναφορές και τον αυτοματισμό. Αυτό επιτρέπει στις οργανώσεις παροχής υπηρεσιών να διαχειρίζονται ολόκληρο τον κύκλο ζωής των πελατών από την πρώτη ερώτηση έως την παράδοση και την τιμολόγηση.

Η ηγεσία βλέπει πίνακες ελέγχου σε πραγματικό χρόνο αντί για χειροκίνητες εξαγωγές. Ο αυτοματισμός χειρίζεται τις παρακολουθήσεις και τις εγκρίσεις. Η ανάπτυξη γίνεται προγραμματισμένη και όχι αντιδραστική.

Για τις εταιρείες παροχής υπηρεσιών όπου τα περιθώρια κέρδους εξαρτώνται από τον συντονισμό και τη χρήση, τα ολοκληρωμένα συστήματα γίνονται γρήγορα ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Συμπέρασμα

Τα υπολογιστικά φύλλα και τα αποσυνδεδεμένα εργαλεία δεν είναι λάθη. Συχνά είναι η σωστή επιλογή στην αρχή. Όμως, κάθε αναπτυσσόμενη επιχείρηση φτάνει τελικά σε ένα σημείο όπου τα κατακερματισμένα συστήματα επιβραδύνουν την εκτέλεση.

Η έγκαιρη αναγνώριση αυτών των σημάτων επιτρέπει στους ηγέτες να κινηθούν προς ενοποιημένες λειτουργίες σκόπιμα και όχι αντιδραστικά. Η μετάβαση σε ολοκληρωμένα συστήματα αφορά τη δημιουργία μιας βάσης για βιώσιμη ανάπτυξη, σαφέστερες αποφάσεις, υγιέστερα περιθώρια κέρδους και καλύτερες εμπειρίες πελατών.