Նշաններ, որ ձեր բիզնեսն այլևս չի բավարարվում աղյուսակներով և անկապ գործիքներով

Բիզնեսների մեծամասնությունը սկսում է աղյուսակներից, էլեկտրոնային նամակագրությունից և մի քանի մասնագիտացված հավելվածներից։ Սկզբնական փուլերում այս մոտեցումը արդյունավետ է թվում։ Թիմերն արագ են աշխատում, հիմնադիրները ձեռքով են վերահսկում գործընթացները, և դրանք մնում են ճկուն։ Սակայն երբ եկամուտն աճում է, հաճախորդների թիվը մեծանում, և գործառնությունները ընդլայնվում են, այս երբեմնի օգտակար գործիքները դանդաղորեն վերածվում են խոչընդոտների։

Այն, ինչն արդյունավետ էր տասը աշխատակցի և մի քանի հարյուր հաճախորդի դեպքում, հազվադեպ է արդյունավետ հիսուն աշխատակցի, բազմաթիվ բաժինների և ամսական հազարավոր գործարքների դեպքում։ Տեղեկատվությունը դառնում է ցրված, հաշվետվությունները պատրաստելն ավելի երկար է տևում, սխալներն ավելի հաճախ են հայտնվում, և ղեկավարներն ավելի շատ ժամանակ են ծախսում թարմացումների հետևից ընկնելու վրա՝ որոշումներ կայացնելու փոխարեն։ Սրանք աճի պատահական դժվարություններ չեն։ Սրանք ազդանշաններ են, որ բիզնեսի գործառնական հիմքը հասել է իր սահմաններին։

Ընկերությունները հաճախ հետաձգում են այս փոփոխությանն անդրադառնալը, քանի որ տեխնիկապես ամեն ինչ դեռ աշխատում է։ Վաճառքներն իրականացվում են։ Նախագծերը հանձնվում են։ Հաշիվ-ապրանքագրերն ուղարկվում են։ Սակայն կուլիսներում բարդությունն ավելի արագ է աճում, քան տեսանելիությունը։ Անկապ համակարգերի արժեքը սկզբում միշտ չէ, որ ակնհայտ է ֆինանսական հաշվետվություններում, սակայն այն աննկատ կերպով քայքայում է արտադրողականությունը, շահույթի մարժան և հաճախորդների գոհունակությունը։

Երբ ամենօրյա աշխատանքը սկսում է ավելի դժվար թվալ

Ամենավաղ նախազգուշացնող նշաններից մեկը ամենօրյա գործառնություններում առաջացող խոչընդոտներն են։ Թիմերը սկսում են կրկնակի աշխատանք կատարել, քանի որ նույն տվյալները պետք է մուտքագրվեն բազմաթիվ համակարգերում։ Վաճառքի թարմացումները գտնվում են մի աղյուսակում, նախագծի մանրամասները՝ մյուսում, հաշիվ-ապրանքագրերը՝ ֆինանսական գործիքում, իսկ հաճախորդների նամակները՝ անհատական փոստարկղերում։ Ճշմարտության միասնական աղբյուր գոյություն չունի։

Երբ համակարգումը դժվարանում է, ղեկավարներն ավելի շատ են հույս դնում հանդիպումների, կարգավիճակի մասին հաղորդագրությունների և ձեռքով ստուգումների վրա՝ հասկանալու համար, թե ինչ է կատարվում։ Պարզ հարցերը, ինչպիսիք են՝ որ գործարքներն են փակվելու շեմին, որ նախագծերն են հետ մնում ժամանակացույցից, կամ որ հաճախորդներն ունեն ժամկետանց վճարումներ, հանկարծ պահանջում են ժամեր տևող նախապատրաստություն։ Հաշվետվությունների պատրաստումը սովորական առաջադրանքի փոխարեն դառնում է ամենամսյա արտակարգ իրավիճակ։

Աշխատակիցներն ուղղակիորեն զգում են այս ճնշումը։ Հաճախորդներին արժեք մատուցելու վրա կենտրոնանալու փոխարեն՝ նրանք ժամանակ են ծախսում տեղեկատվություն փնտրելու, թվերը համադրելու և պարտականությունները պարզաբանելու վրա։ Սթրեսի մակարդակը բարձրանում է, մինչդեռ արդյունավետությունը նվազում է, նույնիսկ եթե աշխատակիցների թիվը շարունակում է աճել։

Մասնատված համակարգերի թաքնված ֆինանսական ազդեցությունը

Անկապ գործիքները ստեղծում են ֆինանսական «կույր կետեր»։ Երբ վաճառքի տվյալները, առաքման ծախսերը, աշխատավարձը և հաշիվների դուրսգրումը գտնվում են առանձին հարթակներում, ղեկավարությունը դժվարանում է տեսնել իրական շահութաբերությունը՝ ըստ նախագծի, հաճախորդի կամ ծառայության տեսակի։ Որոշումները կայացվում են մասնակի տեղեկատվության, հնացած արտահանումների կամ ինտուիցիայի հիման վրա։

Եկամտի արտահոսքն ավելի տարածված է դառնում։ Հաշիվ-ապրանքագրերն ուշանում են, քանի որ առաքման տվյալները ուշ են ստացվում։ Վճարովի աշխատանքը մոռացվում է, քանի որ առաջադրանքները հետևվել են ֆինանսական համակարգերից դուրս։ Զեղչերը կիրառվում են անհետևողականորեն։ Գնումների ծախսերը կապված չեն կոնկրետ նախագծերի հետ։ Ժամանակի ընթացքում այս փոքր անարդյունավետությունները հանգեցնում են զգալի կորուստների։

Դրամական հոսքերի կանխատեսումը նույնպես դառնում է անվստահելի։ Առանց ինտեգրված համակարգերի՝ ֆինանսական թիմերը չեն կարող հեշտությամբ կանխատեսել առաջիկա ծախսերը, մուտքային վճարումները կամ կադրային կարիքները։ Աճը սկսում է ռիսկային թվալ, այլ ոչ թե վերահսկվող։

Աճը բացահայտում է գործընթացների բացերը

Ընդլայնումը մեծացնում է աշխատանքային հոսքերի թույլ կողմերը։ Ոչ ֆորմալ գործընթացները, որոնք արդյունավետ էին, երբ բոլորը նստած էին նույն սենյակում, փլուզվում են, երբ թիմերը բաշխվում են կամ բաժինները մասնագիտանում են։ Նոր աշխատակիցները դժվարանում են սովորել, թե ինչպես են արվում գործերը, քանի որ գիտելիքը մարդկանց գլխում է, այլ ոչ թե փաստաթղթավորված համակարգերում։

Հաստատումները խրվում են։ Նախագծերը դանդաղում են։ Հաճախորդները ստանում են անհետևողական հաղորդակցություն՝ կախված նրանից, թե ով է զբաղվում իրենց հաշվով։ Որակը տարբերվում է թիմերի միջև։ Այս խնդիրները սովորաբար բխում են կառուցվածքի բացակայությունից, այլ ոչ թե տաղանդի պակասից։

Շատ բիզնեսներ արձագանքում են՝ ավելացնելով ավելի շատ գործիքներ՝ առանձին խնդիրները լուծելու համար։ Նոր նախագծերի հետևման գործիք, մեկ այլ հաշվետվությունների վահանակ, ևս մեկ հաղորդակցման հավելված։ Պարզեցնելու փոխարեն՝ գործիքների ամբողջությունը դառնում է ավելի մասնատված։

Գործիքներից դեպի համակարգեր

Տարբերություն կա գործիքներ օգտագործելու և համակարգով աշխատելու միջև։ Գործիքները լուծում են առանձին խնդիրներ։ Աղյուսակը հետևում է թվերին։ A CRM tracks contacts. Հաշվապահական հավելվածն ուղարկում է հաշիվ-ապրանքագրեր։ Նախագծերի կառավարման գործիքը կառավարում է առաջադրանքները։ Երբ դրանք մնում են մեկուսացված, մարդիկ են դառնում կապող օղակները։

Համակարգը միավորում է վաճառքը, գործառնությունները, ֆինանսները, ժամանակացույցը, պաշարները և հաճախորդների հետ հաղորդակցությունը մեկ միջավայրում։ Մի ոլորտում կատարված թարմացումներն անմիջապես հայտնվում են մյուսներում։ Թիմերն աշխատում են նույն տվյալների բազայի հետ՝ բազմաթիվ տարբերակներ համադրելու փոխարեն։

Ծառայություններ մատուցող շատ ընկերությունների համար այս անցումը սկսվում է ինտեգրված գործառնական հարթակի ընդունմամբ, այլ ոչ թե ծանր ձեռնարկությունների ERP համակարգի։ Նպատակը բյուրոկրատիան չէ։ Նպատակը տեսանելիությունն է, ավտոմատացումը և ընդլայնելիությունը։

Ղեկավարության համար շրջադարձային կետը

Հիմնադիրները սովորաբար նկատում են այս փուլը, երբ այլևս չեն կարողանում անձամբ հետևել ամեն ինչին։ Կանխատեսումը դառնում է սթրեսային։ Խորհրդի նիստերին նախապատրաստվելը օրեր է տևում։ Ռազմավարական պլանավորումը հետաձգվում է, քանի որ գործառնական խնդիրները գերիշխում են ուշադրության կենտրոնում։

Թիմերը սկսում են պահանջել ավելի հստակ աշխատանքային հոսքեր, ավելի քիչ աղյուսակներ, ավելի լավ հաշվետվություններ և ավելի քիչ ձեռքի աշխատանք։ Ֆինանսական բաժինը ցանկանում է ճշգրիտ թվեր։ Գործառնական բաժինը ցանկանում է իրական ժամանակի տեսանելիություն։ Վաճառքի բաժինը ցանկանում է հուսալի կանխատեսումներ։ Այս բոլոր ազդանշանները մատնանշում են նույն ուղղությունը։

Ընկերությունները, որոնք վաղ են գործում, վերանախագծում են գործընթացները, նախքան քաոսի հաստատվելը։ Նրանք, ովքեր սպասում են, հաճախ ստիպված են լինում շտապ համակարգային փոփոխություններ կատարել խոշոր խափանումներից հետո։

Ինչպես են ինտեգրված հարթակներն աջակցում ծառայություններ մատուցող բիզնెస్ներին

Ժամանակակից հարթակները միավորում են CRM-ը, նախագծերը, ֆինանսները, ժամանակացույցը, պաշարները, հաշվետվությունները և ավտոմատացումը։ Սա թույլ է տալիս ծառայություններ մատուցող կազմակերպություններին կառավարել հաճախորդի ամբողջական ցիկլը՝ առաջին հարցումից մինչև առաքում և հաշիվների դուրսգրում։

Ղեկավարությունը տեսնում է իրական ժամանակի վահանակներ՝ ձեռքով արտահանումների փոխարեն։ Ավտոմատացումը զբաղվում է հետագա գործողություններով և հաստատումներով։ Աճը դառնում է պլանավորված, այլ ոչ թե ռեակտիվ։

Ծառայություններ մատուցող ընկերությունների համար, որտեղ շահույթի մարժան կախված է համակարգումից և օգտագործումից, ինտեգրված համակարգերը արագորեն դառնում են մրցակցային առավելություն։

Եզրակացություն

Աղյուսակները և անկապ գործիքները սխալներ չեն։ Դրանք հաճախ ճիշտ ընտրություն են սկզբում։ Սակայն յուրաքանչյուր աճող բիզնես ի վերջո հասնում է մի կետի, երբ մասնատված համակարգերը դանդաղեցնում են կատարումը։

Այս ազդանշանները վաղ նկատելը թույլ է տալիս ղեկավարներին գիտակցաբար, այլ ոչ թե ռեակտիվ կերպով անցնել միասնական գործառնությունների։ Ինտեգրված համակարգերին անցումը կայուն աճի, ավելի հստակ որոշումների, ավելի առողջ շահույթի մարժաների և հաճախորդների ավելի լավ փորձառության համար հիմք ստեղծելու մասին է։