Сіздің бизнесіңіздің электрондық кестелер мен ажыратылған құралдардан асып кеткенінің белгілері

Көптеген кәсіпорындар электрондық кестелерден, электрондық пошта тізбектерінен және бірнеше мамандандырылған қолданбалардан басталады. Бастапқы кезеңдерде бұл тәсіл тиімді болып көрінеді. Командалар жылдам қозғалады, құрылтайшылар қадағалауды қолмен жүзеге асырады және процестер икемді болып қалады. Бірақ кіріс өскен сайын, тұтынушылар көбейіп, операциялар кеңейген сайын, бір кездері пайдалы болған құралдар бірте-бірте кедергіге айналады.

Он қызметкерге және бірнеше жүз тұтынушыға жарамды нәрсе сирек жағдайда елу қызметкерге, бірнеше бөлімге және ай сайын мыңдаған транзакцияға жарайды. Ақпарат шашыраңқы болып, есеп беру ұзағырақ уақытты алады, қателіктер жиі пайда болады және менеджерлер шешім қабылдаудың орнына жаңартуларды іздеуге көбірек уақыт жұмсайды. Бұл кездейсоқ өсу аурулары емес. Бұл бизнестің операциялық негізі өз шегіне жеткендігінің белгілері.

Компаниялар көбінесе бұл өзгерісті шешуді кешіктіреді, себебі барлығы әлі де техникалық тұрғыдан жұмыс істейді. Сатылымдар келіп түседі. Жобалар жеткізіледі. Шоттар жіберіледі. Бірақ көріністің артында күрделілік көрінуден гөрі жылдам өседі. Ажыратылған жүйелердің құны қаржылық есептерде бірден байқала бермейді, бірақ ол өнімділікті, маржаны және тұтынушылардың қанағаттануын бірте-бірте төмендетеді.

Күнделікті жұмыс қиындай бастағанда

Ең алғашқы ескерту белгілерінің бірі - күнделікті операциялардағы үйкеліс. Командалар жұмысты қайталай бастайды, себебі бірдей деректер бірнеше жүйеге енгізілуі керек. Сатылым жаңартулары бір электрондық кестеде, жоба мәліметтері басқасында, шоттар қаржы құралында және тұтынушылардың электрондық хаттары жеке кіріс жәшіктерінде орналасады. Шындықтың бірыңғай көзі жоқ.

Үйлестіру қиындай түскен сайын, менеджерлер не болып жатқанын түсіну үшін көбірек кездесулерге, күй туралы хабарламаларға және қолмен тексерулерге сенеді. Қай келісімдер жабылуға жақын, қай жобалар кестеден қалып отыр немесе қай клиенттердің төлемдері кешіктірілген сияқты қарапайым сұрақтар кенеттен бірнеше сағаттық дайындықты қажет етеді. Есеп беру кәдімгі тапсырманың орнына ай сайынғы өрт сөндіруге айналады.

Қызметкерлер бұл қысымды тікелей сезінеді. Тұтынушыларға құндылық беруге назар аударудың орнына, олар ақпарат іздеуге, сандарды салыстыруға және жауапкершілікті нақтылауға уақыт жұмсайды. Штат саны өсе берсе де, стресс деңгейі көтеріліп, тиімділік төмендейді.

Бөлшектелген жүйелердің жасырын қаржылық әсері

Ажыратылған құралдар қаржылық соқыр нүктелерді жасайды. Сатылым деректері, жеткізу шығындары, жалақы және есеп айырысу бөлек платформаларда болған кезде, басшылық жоба, тұтынушы немесе қызмет көрсету желісі бойынша нақты пайдалылықты көру үшін күреседі. Шешімдер ішінара ақпаратқа, ескірген экспортқа немесе инстинктке негізделіп қабылданады.

Кірістің ағуы жиі кездеседі. Жеткізу деректері кеш келгендіктен, шоттар кешіктіріледі. Есепке жататын жұмыс ұмытылады, себебі тапсырмалар қаржы жүйелерінен тыс жерде қадағаланған. Жеңілдіктер дәйексіз қолданылады. Сатып алу шығындары нақты жобалармен байланысты емес. Уақыт өте келе бұл шағын тиімсіздіктер айтарлықтай шығындарға әкеледі.

Ақша ағынын болжау да сенімсіз болып қалады. Біріктірілген жүйелерсіз қаржы командалары алдағы шығындарды, кіріс төлемдерін немесе кадрлық қажеттіліктерді оңай болжай алмайды. Өсу бақыланатыннан гөрі қауіпті болып көрінеді.

Өсу процестегі олқылықтарды әшкерелейді

Масштабтау жұмыс процестеріндегі әлсіздіктерді үлкейтеді. Барлығы бір бөлмеде отырған кезде жұмыс істеген бейресми процестер командалар бөлінген немесе бөлімдер мамандандырылғаннан кейін құлдырайды. Жаңа қызметкерлердің істер қалай жасалатынын үйренуі қиын, себебі білім құжатталған жүйелерге қарағанда адамдардың санасында болады.

Мақұлдаулар тоқтап қалады. Жобалар баяулайды. Тұтынушылар өз шоттарын кім басқаратынына байланысты дәйексіз байланыс алады. Сапа командалар арасында әр түрлі болады. Бұл мәселелер әдетте таланттың жетіспеушілігінен емес, құрылымның жоқтығынан туындайды.

Көптеген кәсіпорындар жеке мәселелерді шешу үшін көбірек құралдар қосу арқылы жауап береді. Жаңа жоба трекері, тағы бір есеп беру тақтасы, тағы бір байланыс қолданбасы. Жеңілдетудің орнына стек көбірек бөлшектенеді.

Құралдардан жүйелерге

Құралдарды пайдалану мен жүйеде жұмыс істеудің айырмашылығы бар. Құралдар жеке тапсырмаларды шешеді. Электрондық кесте сандарды қадағалайды. CRM контактілерді қадағалайды. Бухгалтерлік есеп қолданбасы шоттарды жібереді. Жоба құралы тапсырмаларды басқарады. Бұлар оқшауланған күйінде қалса, адамдар байланыстырушы болады.

Жүйе сатылымды, операцияларды, қаржыны, кесте жасауды, тауарлық-материалдық құндылықтарды және тұтынушылармен байланысты бір ортаға қосады. Бір аймақтағы жаңартулар басқаларында бірден пайда болады. Командалар бірнеше нұсқаны салыстырудың орнына бірдей деректер жинағынан жұмыс істейді.

Көптеген қызмет көрсету компаниялары үшін бұл ауысу ауыр кәсіпорындық ERP-нің орнына біріктірілген операциялық платформаны қабылдаудан басталады. Мақсат - бюрократия емес. Мақсат - көріну, автоматтандыру және масштабтау.

Көшбасшылықтың бетбұрыс кезеңі

Құрылтайшылар әдетте бұл кезеңді барлығын жеке қадағалай алмай қалған кезде таниды. Болжам жасау күйзеліске айналады. Директорлар кеңесінің отырыстарына дайындалуға бірнеше күн кетеді. Операциялық мәселелер назарды аударып алғандықтан, стратегиялық жоспарлау кейінге қалдырылады.

Командалар нақтырақ жұмыс процестерін, азырақ электрондық кестелерді, жақсырақ есеп беруді және қолмен жасалатын жұмыстарды азайтуды сұрай бастайды. Қаржы нақты сандарды қалайды. Операциялар нақты уақытта көрінуді қалайды. Сатылым сенімді болжамдарды қалайды. Бұл белгілердің барлығы бір бағытты көрсетеді.

Ерте әрекет ететін компаниялар хаос басталмай тұрып процестерді қайта құрады. Күткендер көбінесе үлкен өзгерістерден кейін жүйені асығыс өзгертуге мәжбүр болады.

Біріктірілген платформалар қызмет көрсету кәсіпорындарын қалай қолдайды

Заманауи платформалар CRM, жобаларды, қаржыны, кесте жасауды, тауарлық-материалдық құндылықтарды, есеп беруді және автоматтандыруды біріктіреді. Бұл қызмет көрсету ұйымдарына бірінші сұраудан бастап жеткізуге және есеп айырысуға дейінгі тұтынушының толық өмірлік циклін басқаруға мүмкіндік береді.

Басшылық қолмен экспорттаудың орнына нақты уақыттағы тақталарды көреді. Автоматтандыру кейінгі әрекеттер мен мақұлдауларды өңдейді. Өсу реактивті емес, жоспарлы болады.

Маржа үйлестіру мен пайдалануға байланысты қызмет көрсету компаниялары үшін біріктірілген жүйелер тез арада бәсекелестік артықшылыққа айналады.

Қорытынды

Электрондық кестелер мен ажыратылған құралдар қателік емес. Олар көбінесе басында дұрыс таңдау болып табылады. Бірақ өсіп келе жатқан әрбір бизнес ақырында бөлшектелген жүйелер орындауды баяулататын нүктеге жетеді.

Бұл белгілерді ерте тану көшбасшыларға біріктірілген операцияларға реактивті емес, саналы түрде көшуге мүмкіндік береді. Біріктірілген жүйелерге көшу - бұл тұрақты өсуге, нақты шешімдерге, сау маржаға және тұтынушылардың жақсы тәжірибесіне негіз қалау туралы.