ნიშნები იმისა, რომ თქვენმა ბიზნესმა გადააჭარბა ცხრილებსა და გათიშულ ინსტრუმენტებს

ბიზნესების უმეტესობა იწყება ცხრილებით, ელფოსტის თემებითა და სპეციალიზებული აპლიკაციების მცირე რაოდენობით. ადრეულ ეტაპებზე, ეს მიდგომა ეფექტურად იგრძნობა. გუნდები სწრაფად მოძრაობენ, დამფუძნებლები ზედამხედველობას ხელით ახორციელებენ და პროცესები მოქნილი რჩება. მაგრამ, შემოსავლების ზრდასთან, მომხმარებელთა რაოდენობის ზრდასთან და ოპერაციების გაფართოებასთან ერთად, ეს ოდესღაც სასარგებლო ინსტრუმენტები ნელ-ნელა დაბრკოლებად იქცევა.

ის, რაც მუშაობდა ათი თანამშრომლისთვის და რამდენიმე ასეული მომხმარებლისთვის, იშვიათად მუშაობს ორმოცდაათი თანამშრომლისთვის, მრავალი განყოფილებისთვის და ათასობით ტრანზაქციისთვის ყოველთვიურად. ინფორმაცია იფანტება, ანგარიშგებას უფრო მეტი დრო სჭირდება, შეცდომები უფრო ხშირად ჩნდება და მენეჯერები სულ უფრო მეტ დროს ხარჯავენ განახლებების ძიებაში გადაწყვეტილებების მიღების ნაცვლად. ეს არ არის შემთხვევითი ზრდის ტკივილები. ეს არის სიგნალები იმისა, რომ ბიზნესის საოპერაციო საფუძველი მიაღწია თავის ზღვარს.

კომპანიები ხშირად აჭიანურებენ ამ ცვლილების მოგვარებას, რადგან ყველაფერი ტექნიკურად მაინც მუშაობს. გაყიდვები შემოდის. პროექტები სრულდება. ინვოისები იგზავნება. მაგრამ კულისებში, სირთულე იზრდება უფრო სწრაფად, ვიდრე ხილვადობა. გათიშული სისტემების ღირებულება ყოველთვის არ არის აშკარა ფინანსურ ანგარიშგებაში თავიდან, მაგრამ ის მშვიდად აზიანებს პროდუქტიულობას, მარჟას და მომხმარებელთა კმაყოფილებას.

როდესაც ყოველდღიური მუშაობა უფრო რთულად იწყება

ერთ-ერთი ყველაზე ადრეული გამაფრთხილებელი ნიშანი არის ხახუნი ყოველდღიურ ოპერაციებში. გუნდები იწყებენ სამუშაოს დუბლირებას, რადგან ერთი და იგივე მონაცემები უნდა შეიყვანონ მრავალ სისტემაში. გაყიდვების განახლებები ინახება ერთ ცხრილში, პროექტის დეტალები მეორეში, ინვოისები ფინანსურ ინსტრუმენტში და მომხმარებელთა ელფოსტა ინდივიდუალურ შემოსულებში. არ არსებობს სიმართლის ერთი წყარო.

რადგან კოორდინაცია რთულდება, მენეჯერები უფრო მეტად ეყრდნობიან შეხვედრებს, სტატუსის შეტყობინებებს და ხელით შემოწმებებს იმის გასაგებად, თუ რა ხდება. მარტივი კითხვები, როგორიცაა რომელი გარიგებები იხურება, რომელი პროექტები ჩამორჩება გრაფიკს, ან რომელ კლიენტებს აქვთ ვადაგადაცილებული გადახდები, მოულოდნელად მოითხოვს საათების მომზადებას. ანგარიშგება ხდება ყოველთვიური სახანძრო წვრთნა რუტინული ამოცანის ნაცვლად.

თანამშრომლები ამ ზეწოლას პირდაპირ გრძნობენ. მომხმარებლებისთვის ღირებულების მიწოდებაზე ფოკუსირების ნაცვლად, ისინი დროს ხარჯავენ ინფორმაციის ძიებაში, ციფრების შეჯერებაში და პასუხისმგებლობების გარკვევაში. სტრესის დონე იზრდება, ხოლო ეფექტურობა მცირდება, მიუხედავად იმისა, რომ თანამშრომელთა რაოდენობა აგრძელებს ზრდას.

ფრაგმენტირებული სისტემების ფარული ფინანსური გავლენა

გათიშული ინსტრუმენტები ქმნის ფინანსურ ბრმა წერტილებს. როდესაც გაყიდვების მონაცემები, მიწოდების ხარჯები, სახელფასო უწყისი და ბილინგი ცალკეულ პლატფორმებზეა, ხელმძღვანელობა იბრძვის, რომ დაინახოს რეალური მომგებიანობა პროექტის, მომხმარებლის ან მომსახურების ხაზის მიხედვით. გადაწყვეტილებები მიიღება ნაწილობრივი ინფორმაციის, მოძველებული ექსპორტის ან ინსტინქტის საფუძველზე.

შემოსავლების გაჟონვა უფრო ხშირი ხდება. ინვოისები ჭიანურდება, რადგან მიწოდების მონაცემები გვიან მოდის. გადასახდელი სამუშაო დავიწყებულია, რადგან ამოცანები ფინანსური სისტემების გარეთ იყო თვალყურის დევნება. ფასდაკლებები გამოიყენება არათანმიმდევრულად. შესყიდვების ხარჯები არ არის დაკავშირებული კონკრეტულ პროექტებთან. დროთა განმავლობაში, ეს მცირე არაეფექტურობა მნიშვნელოვან დანაკარგებს ემატება.

ფულადი სახსრების პროგნოზირება ასევე ხდება არასანდო. ინტეგრირებული სისტემების გარეშე, ფინანსურ გუნდებს არ შეუძლიათ ადვილად იწინასწარმეტყველონ მომავალი ხარჯები, შემომავალი გადახდები ან დაკომპლექტების საჭიროებები. ზრდა იწყებს სარისკოდ შეგრძნებას კონტროლის ნაცვლად.

ზრდა ავლენს პროცესის ხარვეზებს

მასშტაბირება აძლიერებს სისუსტეებს სამუშაო პროცესებში. არაფორმალური პროცესები, რომლებიც მუშაობდა, როდესაც ყველა ერთ ოთახში იჯდა, იშლება მას შემდეგ, რაც გუნდები გადანაწილდებიან ან განყოფილებები სპეციალიზდებიან. ახალ თანამშრომლებს უჭირთ იმის სწავლა, თუ როგორ კეთდება საქმეები, რადგან ცოდნა ადამიანების თავებში ცხოვრობს დოკუმენტირებული სისტემების ნაცვლად.

დამტკიცებები ჭიანურდება. პროექტები ნელდება. მომხმარებლები იღებენ არათანმიმდევრულ კომუნიკაციას იმისდა მიხედვით, თუ ვინ ამუშავებს მათ ანგარიშს. ხარისხი განსხვავდება გუნდებს შორის. ეს პრობლემები, როგორც წესი, გამომდინარეობს სტრუქტურის ნაკლებობიდან და არა ნიჭის ნაკლებობიდან.

ბევრი ბიზნესი რეაგირებს მეტი ინსტრუმენტის დამატებით ინდივიდუალური პრობლემების გამოსასწორებლად. ახალი პროექტის თვალთვალის სისტემა, კიდევ ერთი ანგარიშგების დაფა, კიდევ ერთი საკომუნიკაციო აპლიკაცია. გამარტივების ნაცვლად, დასტა უფრო ფრაგმენტირებული ხდება.

ინსტრუმენტებიდან სისტემებამდე

არსებობს განსხვავება ინსტრუმენტების გამოყენებასა და სისტემაზე მუშაობას შორის. ინსტრუმენტები წყვეტს ინდივიდუალურ ამოცანებს. ცხრილი აკონტროლებს ციფრებს. CRM აკონტროლებს კონტაქტებს. საბუღალტრო აპლიკაცია აგზავნის ინვოისებს. პროექტის ინსტრუმენტი მართავს ამოცანებს. როდესაც ესენი იზოლირებულად რჩება, ადამიანები ხდებიან დამაკავშირებლები.

სისტემა აკავშირებს გაყიდვებს, ოპერაციებს, ფინანსებს, განრიგს, ინვენტარს და მომხმარებლებთან კომუნიკაციას ერთ გარემოში. განახლებები ერთ სფეროში მყისიერად ჩნდება სხვებში. გუნდები მუშაობენ ერთი და იგივე მონაცემთა ნაკრებიდან მრავალი ვერსიის შეჯერების ნაცვლად.

მრავალი სერვისის კომპანიისთვის, ეს გადასვლა იწყება ინტეგრირებული საოპერაციო პლატფორმის მიღებით, ვიდრე მძიმე საწარმოს ERP-ით. მიზანი არ არის ბიუროკრატია. მიზანია ხილვადობა, ავტომატიზაცია და მასშტაბურობა.

ლიდერობის გარდამტეხი მომენტი

დამფუძნებლები, როგორც წესი, ცნობენ ამ ეტაპს, როდესაც მათ აღარ შეუძლიათ პირადად ყველაფრის თვალყურის დევნება. პროგნოზირება სტრესული ხდება. გამგეობის სხდომებს დღეები სჭირდება მომზადებას. სტრატეგიული დაგეგმვა გადაიდება, რადგან საოპერაციო საკითხები დომინირებს ყურადღებას.

გუნდები იწყებენ უფრო მკაფიო სამუშაო პროცესების, ნაკლები ცხრილების, უკეთესი ანგარიშგების და ნაკლები ხელით მუშაობის მოთხოვნას. ფინანსებს სურს ზუსტი ციფრები. ოპერაციებს სურს რეალურ დროში ხილვადობა. გაყიდვებს სურს სანდო პროგნოზები. ყველა ეს სიგნალი ერთი მიმართულებით მიუთითებს.

კომპანიები, რომლებიც ადრე მოქმედებენ, ხელახლა აპროექტებენ პროცესებს, სანამ ქაოსი დაიწყება. ისინი, ვინც ელოდებიან, ხშირად იძულებულნი არიან იჩქარონ სისტემის შეცვლა ძირითადი შეფერხებების შემდეგ.

როგორ უჭერენ მხარს ინტეგრირებული პლატფორმები სერვისის ბიზნესებს

თანამედროვე პლატფორმები აერთიანებს CRM-ს, პროექტებს, ფინანსებს, განრიგს, ინვენტარს, ანგარიშგებას და ავტომატიზაციას. ეს საშუალებას აძლევს სერვისის ორგანიზაციებს მართონ მომხმარებლის სრული სასიცოცხლო ციკლი პირველი მოთხოვნიდან მიწოდებამდე და ბილინგამდე.

ხელმძღვანელობა ხედავს რეალურ დროში დაფებს ხელით ექსპორტის ნაცვლად. ავტომატიზაცია ამუშავებს შემდგომ მოქმედებებს და დამტკიცებებს. ზრდა ხდება დაგეგმილი და არა რეაქტიული.

სერვისის კომპანიებისთვის, სადაც მარჟა დამოკიდებულია კოორდინაციასა და გამოყენებაზე, ინტეგრირებული სისტემები სწრაფად ხდება კონკურენტული უპირატესობა.

დასკვნა

ცხრილები და გათიშული ინსტრუმენტები არ არის შეცდომები. ისინი ხშირად სწორი არჩევანია დასაწყისში. მაგრამ ყველა მზარდი ბიზნესი საბოლოოდ აღწევს იმ ეტაპს, როდესაც ფრაგმენტირებული სისტემები ანელებს შესრულებას.

ამ სიგნალების ადრე ამოცნობა ლიდერებს საშუალებას აძლევს, შეგნებულად გადავიდნენ გაერთიანებული ოპერაციებისკენ რეაქტიულობის ნაცვლად. ინტეგრირებულ სისტემებზე გადასვლა არის მდგრადი ზრდის, უფრო მკაფიო გადაწყვეტილებების, ჯანსაღი მარჟის და უკეთესი მომხმარებლის გამოცდილების საფუძვლის აშენება.