Ծառայություններ մատուցող բիզնեսների մեծ մասը մեկ գիշերում չի անցնում ERP համակարգի։ Այս ճանապարհորդությունը սովորաբար սկսվում է աննկատ՝ ժամանակի ընթացքում կոնկրետ խնդիրներ լուծելու համար ավելացվող գործիքների աճող հավաքածուով։ Ժամանակացույցի պլատֆորմն օգնում է կառավարել հանդիպումները։ Հաշվապահական ծրագիրը զբաղվում է հաշիվ-ապրանքագրերով։ CRM-ը հետևում է հաճախորդներին։ Նախագծային ծրագիրը կազմակերպում է մատակարարումը։ Յուրաքանչյուր համակարգ լավ է աշխատում ինքնուրույն, և որոշ ժամանակ այս համադրությունը բավարար է թվում։

Սակայն, ի վերջո, սկսում են երևալ թերությունները։ Թիմերն ավելի ու ավելի շատ ժամանակ են ծախսում համակարգերի միջև տվյալներ պատճենելու վրա։ Ղեկավարները հաշվետվությունները համադրելու համար հիմնվում են էլեկտրոնային աղյուսակների վրա։ Ֆինանսական արդյունքները հետ են մնում իրական գործունեությունից։ «Ո՞ր նախագծերն են շահութաբեր» կամ «Արդյո՞ք հաջորդ ամիս բավարար կարողություններ ունենք» հարցերին դժվար է դառնում արագ պատասխանել։

Այս միջանկյալ փուլը, երբ ընկերություններն այլևս այնքան փոքր չեն, որ կարողանան օգտվել առանձին գործիքներից, բայց դեռ չեն գործում ինտեգրված պլատֆորմի վրա, այն է, ինչ շատ ղեկավարներ ընկալում են որպես անցումային փուլ դեպի ERP։

Ինչպես են բիզնեսները հայտնվում բարդության մեջ

Դեպի ERP անցումը հազվադեպ է սկսվում ռազմավարական պլանով։ Փոխարենը, դա տեղի է ունենում ճնշման տակ կայացված տասնյակ գործնական որոշումների միջոցով։ Նոր գործիք է ներդրվում՝ հաշիվների դուրսգրումն արագացնելու համար։ Մեկ այլ գործիք ավելացվում է հաճախորդների հարցումները կառավարելու համար։ Էլեկտրոնային աղյուսակը վերածվում է ամբողջական պլանավորման փաստաթղթի։

Ժամանակի ընթացքում տեխնոլոգիական փաթեթը դառնում է մասնատված։ Տվյալները գտնվում են բազմաթիվ վայրերում։ Գործընթացները տարբերվում են թիմերի միջև։ Հաշվետվությունները պահանջում են ձեռքի աշխատանք։ Աշխատակիցները մշակում են անձնական լուծումներ՝ աշխատանքի ընթացքը պահպանելու համար։

Մինչ աճը շարունակվում է, գործառնական դժվարությունները աննկատ աճում են հետին պլանում։ Սա հաճախ այն պահն է, երբ ղեկավարությունը հասկանում է, որ ընկերությունն ավելի արագ է աշխատում, բայց ոչ պարտադիր՝ ավելի խելացի։

Նախազգուշացնող նշաններ, որ համակարգերն այլևս բավարար չեն

Անցումային փուլը սովորաբար բնութագրվում է կրկնվող ախտանիշներով, քան մեկ կտրուկ ձախողմամբ։ Թիմերը բողոքում են կրկնվող աշխատանքից։ Ֆինանսական բաժինը դժվարանում է արագ փակել հաշվետու ժամանակաշրջանը։ Նախագծերի ղեկավարները չունեն իրական ժամանակի տեսանելիություն։ Հաճախորդների հարցերին պատասխանելու համար պահանջվում է մի քանի մարդու հետաքննություն։

Որոշումների կայացումը դանդաղում է, քանի որ տեղեկատվությունը ցրված է։ Կանխատեսումները հիմնված են հնացած թվերի վրա։ Ղեկավարները տատանվում են ընդլայնվել, քանի որ լիովին չեն վստահում իրենց պլանների հիմքում ընկած տվյալներին։

Այս ազդանշանները ցույց են տալիս, որ գործառնական բարդությունը գերազանցել է ընկերության համակարգերին։

Ինչու է ERP-ն դառնում ռազմավարական քննարկում

Այս փուլում ERP-ն քննարկման է դրվում ոչ թե որպես ծրագրային ապահովման թարմացում, այլ որպես կազմակերպչական փոփոխություն։ Ղեկավարներն սկսում են ավելի լայն հարցեր տալ. ինչպե՞ս կարելի է ստանդարտացնել գործընթացները, ինչպե՞ս կարող են ֆինանսներն արտացոլել իրական գործառնական արդյունավետությունը, ինչպե՞ս կարող են թիմերը համագործակցել՝ առանց պլատֆորմների միջև անցում կատարելու։

ERP համակարգերը պատասխանում են այս կարիքներին՝ մեկ միջավայրում միավորելով հաճախորդների կառավարումը, նախագծերը, ֆինանսները, պաշարները, ժամանակացույցը և հաշվետվությունները։ Տեղեկատվությունն ավտոմատ կերպով հոսում է բաժինների միջև։ Մեկ թիմի կողմից կատարված գործողություններն անմիջապես ազդում են մյուսի կողմից օգտագործվող վահանակների վրա։

Խնդիրներին դրանց ի հայտ գալուց հետո արձագանքելու փոխարեն, ընկերությունները ձեռք են բերում ռիսկերը կանխատեսելու, մարժաները վերահսկելու և ռեսուրսներն ավելի խելամտորեն բաշխելու ունակություն։

Գործառնական փոփոխություններ, որոնց պետք է պատրաստվեն ընկերությունները

Դեպի ERP անցումը միայն տեխնիկական որոշում չէ։ Այն պահանջում է վերանայել, թե ինչպես է աշխատանքը կատարվում ամբողջ կազմակերպությունում։ Ոչ պաշտոնապես զարգացած գործընթացներն այժմ պետք է փաստաթղթավորվեն։ Հաստատման հոսքերը դառնում են տեսանելի։ Տվյալների սահմանումները պետք է ստանդարտացվեն։

Սա հաճախ բացահայտում է անարդյունավետություններ, որոնք նախկինում թաքնված էին ձեռքով համակարգման հետևում։ Թեև սկզբում անհարմար է, այս հստակությունն է, որ հնարավորություն է տալիս երկարաժամկետ ընդլայնման։

Թիմերը սովորաբար հայտնաբերում են, որ ERP-ն պարզեցնում է ամենօրյա աշխատանքը անցումն ավարտվելուց հետո։ Ավելի քիչ համակարգերը նշանակում են ավելի քիչ մուտքանուններ։ Ավտոմատացումը փոխարինում է կրկնվող առաջադրանքներին։ Հաշվետվությունները դառնում են ակնթարթային, ոչ թե ձեռքով կատարվող։

Ռիսկերի կառավարումն անցումային փուլում

Պատճառներից մեկը, թե ինչու են ընկերությունները տատանվում ներդնել ERP, խափանումների վախն է։ Ղեկավարներն անհանգստանում են պարապուրդի, աշխատակիցների դիմադրության կամ տվյալների կորստի համար։ Այս ռիսկերն իրական են, բայց դրանք կարելի է կառավարել մանրակրկիտ պլանավորմամբ։

Հաջող անցումները սովորաբար սկսվում են ընթացիկ գործիքների և գործընթացների քարտեզագրմամբ, համընկնումների բացահայտմամբ և սահմանելով, թե որ գործառույթները պետք է առաջինը միավորվեն։ Ծառայություններ մատուցող շատ բիզնեսներ սկսում են CRM-ից և ֆինանսներից, այնուհետև ընդլայնվում դեպի նախագծեր, գործառնություններ և պաշարներ։

Փուլային ներդրումը նվազեցնում է ճնշումը թիմերի վրա և թույլ է տալիս կազմակերպությանը հարմարվել աստիճանաբար, ոչ թե միանգամից։

Ինչու են ծառայություններ մատուցող բիզնեսներն ամենաշատը շահում ինտեգրված պլատֆորմներից

Ծառայություններ մատուցող ընկերությունները գործում են մարդկանց և համակարգման միջոցով, ոչ թե ֆիզիկական արտադրական գծերի։ Սա բաժինների միջև տեսանելիությունը դարձնում է հատկապես կարևոր։ Ուշացած նախագիծն ազդում է հաշիվ-ապրանքագրերի դուրսգրման վրա։ Աշխատակազմի պակասը ազդում է մատակարարման վրա։ Պայմանագրի փոփոխությունը փոխում է ֆինանսական կանխատեսումները։

ERP համակարգերն այս հարաբերությունները կապում են իրական ժամանակում՝ ստեղծելով ներդաշնակություն պլանավորման և իրականացման միջև։ Այս ինտեգրումն է, որ աճը ռեակտիվից վերածում է վերահսկվողի։

Եզրակացություն

Առանձին գործիքներից ERP-ի անցումը հանկարծակի թռիչք չէ, այլ փուլ, որը ձևավորվում է աճող բարդությամբ, համակարգման ծախսերի աճով և ավելի լավ որոշումներ կայացնելու անհրաժեշտությամբ։ Ընկերությունները հասնում են այս փուլին, երբ նրանց համակարգերն այլևս չեն արտացոլում, թե ինչպես է բիզնեսն իրականում գործում։

Անցումային փուլը վաղ ճանաչելը թույլ է տալիս ծառայություններ մատուցող բիզնեսներին գործել նախաձեռնողաբար, քան սպասել, մինչև գործառնական լարվածությունը վերածվի ճգնաժամի։ Ճիշտ մոտեցման դեպքում ERP-ի ներդրումը դառնում է կայուն աճի հիմք, ոչ թե վերջին րոպեի փրկարարական ջանք։