Көптеген қызмет көрсету кәсіпорындары бірден ERP-ге көшпейді. Сапар әдетте белгілі бір мәселелерді шешу үшін уақыт өте келе қосылатын құралдар жинағымен тыныш басталады. Жоспарлау платформасы кездесулерді басқаруға көмектеседі. Бухгалтерлік бағдарламалық құрал шоттарды өңдейді. CRM тұтынушыларды қадағалайды. Жобалық бағдарламалық құрал жеткізуді ұйымдастырады. Әрбір жүйе өздігінен жақсы жұмыс істейді және біраз уақыт бойы бұл комбинация жеткілікті болып көрінеді.

Алайда, уақыт өте келе олқылықтар пайда бола бастайды. Топтар жүйелер арасында деректерді көшіруге көбірек уақыт жұмсайды. Менеджерлер есептерді салыстыру үшін электрондық кестелерге сенеді. Қаржылық нәтижелер нақты әрекеттен қалып отырады. «Қай жобалар табысты?» немесе «Келесі айда бізде жеткілікті қуат бар ма?» сияқты сұрақтарға тез жауап беру қиынға соғады.

Бұл аралық кезең — компаниялар шашыраңқы құралдар үшін жеткілікті кішкентай болмай, бірақ әлі біріктірілген платформада жұмыс істемейтін кезде — көптеген көшбасшылар ERP-ге өту кезеңі ретінде қабылдайды.

Бизнес қалай күрделене түседі

ERP-ге көшу сирек жағдайда стратегиялық жоспармен басталады. Оның орнына, бұл қысыммен қабылданған ондаған практикалық шешімдер арқылы жүзеге асады. Есепшотты жылдамдату үшін жаңа құрал қабылданады. Тұтынушылардың сұраныстарын басқару үшін тағы біреуі қосылады. Электрондық кесте толық жоспарлау құжатына айналады.

Уақыт өте келе технологиялық стек бөлшектенеді. Деректер бірнеше жерде сақталады. Процестер командалар арасында әртүрлі. Есеп беру қолмен жұмыс істеуді қажет етеді. Қызметкерлер заттардың жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін жеке шешімдерді әзірлейді.

Өсу жалғасып жатқанда, операциялық үйкеліс фондық режимде баяу артады. Бұл көбінесе басшылық компанияның жылдамырақ жұмыс істеп тұрғанын түсінетін сәт — бірақ міндетті түрде ақылдырақ емес.

Жүйелердің енді жеткіліксіз екендігінің ескерту белгілері

Өту кезеңі әдетте бір ғана күрт сәтсіздікке емес, қайталанатын белгілермен сипатталады. Топтар қайталанатын жұмысқа шағымданады. Қаржы кітаптарды тез жабу үшін күреседі. Жоба менеджерлерінде нақты уақыт режимінде көріну мүмкіндігі жоқ. Тұтынушылардың сұрақтарына жауап беру үшін бірнеше адам тергеу жүргізуі керек.

Ақпарат шашыраңқы болғандықтан, шешім қабылдау баяулайды. Болжамдар ескірген сандарға негізделген. Менеджерлер өз жоспарларының артындағы деректерге толық сенбейтіндіктен, одан әрі кеңейтуге күмәнданады.

Бұл сигналдар операциялық күрделіліктің компания жүйелерінен асып кеткенін көрсетеді.

Неліктен ERP стратегиялық әңгімеге айналады

Бұл кезеңде ERP талқылауға бағдарламалық құралды жаңарту ретінде емес, ұйымдық өзгеріс ретінде енеді. Көшбасшылар кеңірек сұрақтар қоя бастайды: процестерді қалай стандарттауға болады? Қаржы нақты операциялық өнімділікті қалай көрсетуі мүмкін? Топтар платформалар арасында ауыспай қалай ынтымақтаса алады?

ERP жүйелері тұтынушыларды басқаруды, жобаларды, қаржыны, қорларды, жоспарлауды және есеп беруді бір ортада байланыстыру арқылы осы қажеттіліктерге жауап береді. Ақпарат бөлімдер арасында автоматты түрде ағып өтеді. Бір команда орындайтын әрекеттер бірден басқа команда пайдаланатын тақталарға әсер етеді.

Проблемалар пайда болғаннан кейін оларға әрекет етудің орнына, компаниялар тәуекелдерді болжау, маржаларды бақылау және ресурстарды ақылдырақ бөлу мүмкіндігіне ие болады.

Компаниялар дайындалуы керек операциялық өзгерістер

ERP-ге қарай жылжу тек техникалық шешім ғана емес. Бұл ұйым бойынша жұмыс қалай жасалатынын қарауды талап етеді. Бейресми түрде дамыған процестер енді құжатталуы керек. Мақұлдау ағындары көрінеді. Деректер анықтамалары стандартталуы керек.

Бұл көбінесе қолмен үйлестіру арқылы бұрын жасырылған тиімсіздіктерді анықтайды. Бастапқыда ыңғайсыз болса да, бұл айқындық ұзақ мерзімді масштабтауға мүмкіндік береді.

Топтар әдетте ауысу аяқталғаннан кейін ERP күнделікті жұмысты жеңілдететінін анықтайды. Азырақ жүйелер кірудің аз екенін білдіреді. Автоматтандыру қайталанатын тапсырмаларды алмастырады. Есеп беру қолмен емес, дереу жүзеге асырылады.

Өту кезеңіндегі тәуекелді басқару

Компаниялардың ERP-ді қабылдауға күмәндануының бір себебі — үзіліс болуынан қорқу. Көшбасшылар тоқтап қалудан, қызметкерлердің қарсылығынан немесе деректердің жоғалуынан алаңдайды. Бұл тәуекелдер нақты, бірақ оларды мұқият жоспарлау арқылы басқаруға болады.

Сәтті ауысулар әдетте ағымдағы құралдар мен процестерді картаға түсіруден, қайталануларды анықтаудан және алдымен қандай функцияларды біріктіру керектігін анықтаудан басталады. Көптеген қызмет көрсету кәсіпорындары CRM және қаржыдан бастайды, содан кейін жобаларға, операцияларға және қорларға дейін кеңейеді.

Кезеңдік енгізу топтарға қысымды азайтады және ұйымға бірден емес, біртіндеп бейімделуге мүмкіндік береді.

Неліктен қызмет көрсету кәсіпорындары біріктірілген платформалардан көбірек пайда көреді

Қызмет көрсету компаниялары физикалық өндіріс желілерінен гөрі адамдар мен үйлестіру арқылы жұмыс істейді. Бұл бөлімдер арасындағы көрінуді ерекше маңызды етеді. Кешіктірілген жоба шот-фактураға әсер етеді. Кадрлардың жетіспеушілігі жеткізуге әсер етеді. Келісімшарттың өзгеруі қаржылық болжамдарды өзгертеді.

ERP жүйелері бұл қатынастарды нақты уақыт режимінде байланыстырады, жоспарлау мен орындау арасындағы сәйкестікті жасайды. Бұл интеграция өсуді реактивтіліктен бақыланатынға айналдырады.

Қорытынды

Шашыраңқы құралдардан ERP-ге өту — күрт секіріс емес, өсіп келе жатқан күрделілікпен, үйлестіру шығындарының өсуімен және шешім қабылдауды жақсарту қажеттілігімен қалыптасатын кезең. Компаниялар бұл кезеңге олардың жүйелері бизнестің нақты жұмыс істеуін көрсетпей қалған кезде жетеді.

Өту кезеңін ерте тану қызмет көрсету кәсіпорындарына операциялық күш дағдарысқа айналғанша күтпей, белсенді түрде жылжуға мүмкіндік береді. Дұрыс тәсілмен ERP-ді қабылдау соңғы сәттегі құтқару әрекетінен гөрі тұрақты өсудің негізіне айналады.