Լոգիստիկ ծառայություններ մատուցող ընկերությունների հիմքում ընկած է համակարգումը։ Յուրաքանչյուր բեռնափոխադրում կախված է ճշգրիտ տեղեկատվությունից, ճշգրիտ ժամանակացույցից և թիմերի, գործընկերների ու համակարգերի միջև սահուն համագործակցությունից։ Երբ լոգիստիկ բիզնեսը փոքր է, այս համակարգումը հաճախ տեղի է ունենում բնականոն կերպով՝ ուղիղ հաղորդակցության և պարզ գործիքների միջոցով։ Սակայն, երբ գործառնությունները մասշտաբավորվում են, նույն մոտեցումները սկսում են ձախողվել։

Շատ լոգիստիկ ընկերություններ արձանագրում են հաճախորդների, երթուղիների, բեռնափոխադրումների և անձնակազմի արագ աճ, սակայն նրանց ներքին համակարգումը չի զարգանում նույն տեմպերով։ Այս բացը ստեղծում է ուշացումներ, շփոթություն, կրկնվող աշխատանք և աճող գործառնական սթրես։ Արդյունքը ոչ միայն անարդյունավետությունն է, այլև ծախսերի ավելացումը, հաճախորդների դժգոհությունը և շահութաբերության նվազումը։

Հասկանալը, թե ինչու է համակարգումը դժվարանում մասշտաբավորմանը զուգընթաց, այն շտկելու առաջին քայլն է։ Խնդիրների մեծ մասը բխում է ոչ թե մարդկանցից կամ ջանքերից, այլ համակարգերից և կառուցվածքից, որոնք երբեք նախատեսված չեն եղել աճի համար։

Համակարգումը բարդանում է, նախքան ընկերությունները կնկատեն դա

Վաղ փուլերում լոգիստիկ թիմերը բեռնափոխադրումները, վարորդներին, փաստաթղթաշրջանառությունը և հաշիվ-ապրանքագրերի դուրսգրումը կառավարելու համար հիմնվում են էլեկտրոնային աղյուսակների, հաղորդագրությունների հավելվածների, էլեկտրոնային նամակների և հեռախոսազանգերի վրա։ Սա արդյունավետ է, երբ ծավալները փոքր են, և բոլորը տեղյակ են, թե ինչ է կատարվում։ Հենց որ բեռնափոխադրումների թիվն աճում է, այս ոչ պաշտոնական համակարգումը վերածվում է մշտական «հրդեհաշիջման»։

Տեղեկատվությունը սկսում է միաժամանակ գոյություն ունենալ մի քանի տեղերում։ Մի թիմը թարմացնում է էլեկտրոնային աղյուսակը, մյուսը մանրամասները հաստատում է էլեկտրոնային փոստով, մինչդեռ վարորդները հրահանգներ են ստանում հաղորդագրությունների հավելվածների միջոցով։ Չկա ճշմարտության միասնական աղբյուր։ Թիմերն ավելի շատ ժամանակ են ծախսում տեղեկատվությունը հաստատելու, քան աշխատանքը կատարելու վրա, և փոքր սխալները արագորեն վերածվում են թանկարժեք ուշացումների։

Խնդիրը ջանքերի պակասը չէ, այլ կառուցվածքի բացակայությունը։ Համակարգումը պահանջում է տեսանելիություն, հետևողականություն և տվյալների ու գործընթացների նկատմամբ հստակ պատասխանատվություն։ Առանց դրանց՝ աճն ինքնաբերաբար մեծացնում է քաոսը։

Անջատ համակարգերը ստեղծում են գործառնական «կույր կետեր»

Մասշտաբավորմանը զուգընթաց լոգիստիկ ընկերությունները հաճախ ավելացնում են նոր ծրագրային գործիքներ՝ անհապաղ խնդիրներ լուծելու համար։ Մի գործիք՝ առաքումների կառավարման, մյուսը՝ հաշիվ-ապրանքագրերի դուրսգրման, մեկ ուրիշը՝ փաստաթղթերի պահպանման, և ևս մեկը՝ հաճախորդների հետ հաղորդակցության համար։ Թեև յուրաքանչյուր գործիք կարող է լավ աշխատել առանձին, միասին դրանք ստեղծում են մասնատվածություն։

Երբ համակարգերը փոխկապակցված չեն, թիմերը կորցնում են ամբողջական գործառնության տեսանելիությունը։ Առաքման բաժինը չի տեսնում հաշիվ-ապրանքագրերի կարգավիճակը։ Ֆինանսական բաժինը չունի բեռնափոխադրման իրական ժամանակի տվյալներ։ Հաճախորդների սպասարկման բաժինը չունի գործառնական թարմացումների հասանելիություն։ Ղեկավարները դժվարանում են ճշգրիտ պատասխաններ ստանալ պարզ հարցերի, օրինակ՝ որտեղ են տեղի ունենում ուշացումները կամ որ երթուղիներն են ամենաշահութաբերը։

Այս «կույր կետերը» համակարգումը դարձնում են ռեակտիվ՝ պրոակտիվ լինելու փոխարեն։ Խնդիրները հայտնաբերվում են հաճախորդների բողոքներից հետո, այլ ոչ թե կանխարգելվում են տեսանելիության և պլանավորման միջոցով։

Աճը բազմապատկում է թիմերի միջև կախվածությունները

Լոգիստիկայում ոչ մի թիմ մեկուսացված չի աշխատում։ Գործառնությունները կախված են վաճառքի կանխատեսումներից։ Ֆինանսական բաժինը կախված է հաստատված առաքումներից։ Հաճախորդների սպասարկումը կախված է բեռնափոխադրման ճշգրիտ կարգավիճակից։ Երբ ծավալն ավելանում է, կախվածությունների թիվն աճում է երկրաչափական պրոգրեսիայով։

Առանց հստակ սահմանված աշխատանքային հոսքերի և պարտականությունների՝ թիմերը սկսում են սպասել միմյանց։ Առաջադրանքները մնում են դերերի միջև։ Կարևոր քայլերը բաց են թողնվում, քանի որ բոլորը ենթադրում են, որ դրանցով զբաղվում է մեկ ուրիշը։ Համակարգումը դանդաղում է ոչ թե այն պատճառով, որ թիմերն անընդունակ են, այլ որովհետև գործընթացները հստակ չեն։

Սա ստեղծում է ներքին լարվածություն։ Թիմերն իրենց զբաղված են զգում ամբողջ օրը, սակայն առաջընթացը դանդաղ է թվում։ Ղեկավարները արձագանքում են՝ ավելացնելով ավելի շատ աշխատակիցներ, ինչը հաճախ ավելացնում է բարդությունը՝ հիմնախնդիրը լուծելու փոխարեն։

Ձեռքով համակարգումը մասշտաբավորվող չէ

Շատ լոգիստիկ ընկերություններ մեծապես հիմնվում են ձեռքով համակարգման վրա՝ հեռախոսազանգեր՝ առաքումները հաստատելու համար, էլեկտրոնային նամակներ՝ հաճախորդներին թարմացումներ ուղարկելու համար, և մարդկային ստուգումներ՝ փաստաթղթերը հաստատելու համար։ Թեև սա վաղ փուլերում վերահսկողության զգացում է տալիս, մասշտաբավորման դեպքում այն դառնում է անկայուն։

Ձեռքով համակարգումը հանգեցնում է ուշացումների և մարդկային սխալների։ Կարևոր թարմացումները բաց են թողնվում, փաստաթղթերն անավարտ են մնում, իսկ հետագա գործողությունները մոռացվում են։ Աշխատակիցներն իրենց ժամանակը ծախսում են տեղեկատվությանը հետևելու, այլ ոչ թե գործառնությունները կառավարելու վրա։

Արդյունքում, ծառայության որակը դառնում է անհետևողական։ Որոշ բեռնափոխադրումներ կատարվում են անթերի, մինչդեռ մյուսները տուժում են խուսափելի սխալներից։ Այս անհետևողականությունը վնասում է հաճախորդների և գործընկերների հետ վստահությունը։

Կենտրոնացված համակարգերի դերը մասշտաբավորվող համակարգման մեջ

Մասշտաբավորման դեպքում կայուն համակարգումը պահանջում է կենտրոնացում։ Սա չի նշանակում ճկունության վերացում, այլ ընդհանուր գործառնական հենքի ստեղծում, որտեղ բոլոր թիմերն աշխատում են նույն տվյալների, գործընթացների և տեսանելիության պայմաններում։

Կենտրոնացված համակարգը լոգիստիկ ընկերություններին թույլ է տալիս կառավարել բեռնափոխադրումները, առաջադրանքները, փաստաթղթաշրջանառությունը, հաշիվ-ապրանքագրումը և հաղորդակցությունը մեկ միջավայրում։ Այն ապահովում է, որ թարմացումներն ավտոմատ կերպով փոխանցվեն թիմերի միջև, և որ բոլորը տեսնեն նույն գործառնական իրականությունը։

Ճիշտ համակարգի առկայության դեպքում համակարգումը դառնում է կառուցվածքային, այլ ոչ թե իմպրովիզացիոն։ Թիմերն ավելի քիչ ժամանակ են ծախսում տեղեկատվություն փնտրելու և ավելի շատ՝ աշխատանքը կատարելու վրա։ Ղեկավարները տեսանելիություն են ստանում խոչընդոտների նկատմամբ և կարող են իրական տվյալների հիման վրա տեղեկացված որոշումներ կայացնել։

Եզրակացություն

Լոգիստիկ ծառայություններ մատուցող ընկերությունները համակարգման հետ կապված դժվարությունների չեն բախվում հմուտ թիմերի պակասի պատճառով։ Նրանք բախվում են դժվարությունների, քանի որ աճը բացահայտում է ձեռքով կատարվող գործընթացների և անջատ գործիքների սահմանափակումները։ Գործառնությունների մասշտաբավորմանը զուգընթաց համակարգումը պետք է ոչ պաշտոնական հաղորդակցությունից վերածվի կառուցվածքային համակարգերի։

Ընկերությունները, որոնք սա վաղ են գիտակցում, կարող են ստեղծել ամուր գործառնական հիմք, պահպանել ծառայության որակը և աճել առանց քաոսի։ Նրանք, ովքեր հետաձգում են համակարգման մարտահրավերների լուծումը, հաճախ բախվում են աճող ծախսերի, գործառնական սթրեսի և հաճախորդների վստահության կորստի։

Լոգիստիկ գործառնությունների հաջող մասշտաբավորումը ջանքերից ավելին է պահանջում։ Այն պահանջում է համակարգեր, որոնք նախատեսված են աջակցելու համակարգմանը, տեսանելիությանը և վերահսկողությանը աճի յուրաքանչյուր փուլում։