Қызмет көрсету саласындағы бизнестерде тапсырмалар — орындаудың ең кіші бірлігі. Клиентке берілген әрбір уәде, әрбір ішкі шешім және әрбір операциялық қадам ақыр соңында тапсырмаға айналады. Тапсырмаларды басқару жақсы жұмыс істегенде, командалар үйлесімді жұмыс істейді және жұмыстың орындалуы болжамды болады. Бұл процесс бұзылғанда, тіпті қарапайым жұмыс та күйзеліске айналады.

Көптеген сервистік командалар өз мәселесін тапсырмалардың көптігінде деп санайды. Шын мәнінде, мәселе көлемде емес, құрылымда. Тапсырмалар жиі түсініксіз, басымдықтары дұрыс қойылмаған немесе жалпы мақсаттан алшақ болады. Нәтижесінде, командалар бос болмайды, бірақ ілгерілеу баяулайды.

Тапсырмаларды басқару неліктен сәтсіздікке ұшырайтынын түсіну — командаңызды қажытпай, жұмыстың орындалуын жақсарту үшін маңызды.

Тапсырмалар жиі контекстсіз болады

Көптеген командаларда тапсырмалар тез және бейресми түрде жасалады. Хабарлама тапсырмаға айналады, кездесуден кейін орындалатын істер пайда болады немесе клиенттің сұрауы жазбаға айналады. Уақыт өте келе тапсырмалар контекстін жоғалтады. Тапсырманың не үшін бар екені, оның қаншалықты шұғыл екені немесе егер ол кешіктірілсе не болатыны түсініксіз болады.

Контекст болмаған кезде, тапсырмалар назар аудару үшін бәсекелеседі. Команда мүшелері ортақ басымдықтардың орнына жеке пайымдауларына сүйенеді. Маңызды жұмыс кейінге қалдырылады, ал маңыздылығы төмен тапсырмалар тек оңай болғандықтан орындалады.

Тапсырманың нақты контексті күнделікті әрекеттерді жоба мақсаттарымен және клиенттің үміттерімен байланыстырады.

Жауапкершіліктің белгісіздігі бәрін баяулатады

Нақты жауаптысы жоқ тапсырма — ақыр соңында кешіктірілетін тапсырма. Сервистік командаларда тапсырмалар жиі топтарға беріледі немесе ұжымдық талқыланады. Әркім оны басқа біреу орындайды деп ойлайды.

Бұл кідіріс тудырады. Команда мүшелері әрекет етудің орнына күтеді. Менеджерлер жұмысты қолмен ілгерілетуге мәжбүр болады. Уақыт өте келе, орындау жауапкершіліктен гөрі еске салуларға тәуелді болады.

Тиімді тапсырмаларды басқару жауапкершілікті нақты белгілейді. Әрбір тапсырманың бір жауапты иесі болады, тіпті оған бірнеше адам үлес қосса да.

Басымдықтар өзгереді, бірақ тапсырмалар өзгермейді

Сервистік жұмыс динамикалық. Клиенттің қажеттіліктері өзгереді, шұғыл мәселелер туындайды және басымдықтар ауысады. Алайда, тапсырмалар тізімі жиі статикалық болып қалады. Ескі тапсырмалар енді өзекті болмаса да, көрініп тұра береді.

Бұл артық ақпараттық шу тудырады. Команда мүшелері ескірген немесе әсері аз тапсырмаларды қарауға уақыт жұмсайды, ал маңызды жұмыс назар аудару үшін бәсекелеседі. Тапсырмалар жүйесі шашыраңқы болып, сенімін жоғалтады.

Дұрыс құрылған тапсырмалар жүйесі үздіксіз дамиды. Басымдықтар өзгерген сайын тапсырмалар жаңартылады, қайта реттеледі немесе жойылады.

Қолмен бақылау жасырын жұмысты тудырады

Тапсырманың орындалу барысы қолмен бақылауға тәуелді болғанда, менеджерлер мен аға қызметкерлер көшбасшы болудың орнына үйлестірушіге айналады. Олар адамдарға ескертеді, мәртебесін тексереді және үзілген байланыстарды қалпына келтіреді.

Бұл жасырын үйлестіру жұмысы уақыт пен назарды алады. Ол есептерде көрінбейді, бірақ орындауды айтарлықтай баяулатады. Командалар бос емес сияқты сезінеді, бірақ ілгерілеу біркелкі емес.

Автоматтандыру еске салулардың, мәртебе жаңартуларының және жұмысты тапсырудың тұрақты орындалуын қамтамасыз ету арқылы бұл ауыртпалықты азайтады.

Тапсырмалар тізімі жиі жобалардан ажыратылған

Тапсырмалар сирек жеке тұрады. Олар жобаларға, клиенттерге немесе операциялық жұмыс процестеріне жатады. Тапсырмалар осы құрылымдардан бөлек басқарылғанда, командалар ілгерілеуді көре алмай қалады.

Аяқталған тапсырма өнімді болып көрінуі мүмкін, бірақ егер ол жобаны алға жылжытпаса, оның әсері шектеулі. Керісінше, маңызды тапсырмалар жеке тізімдерде жасырынған кезде, жобалар тоқтап қалады.

Тапсырмаларды жобалармен байланыстыру күнделікті жұмыстың нәтижелерге тікелей үлес қосуын қамтамасыз етеді.

Сервистік командалар тапсырмалардың орындалуын қалай жақсартады

Мықты тапсырмаларды басқару анықтықтан басталады. Тапсырмалар нақты, контексті және жауаптысы айқын болуы керек. Әрбір тапсырма үш сұраққа жауап беруі тиіс: не істеу керек, оның неліктен маңызды екені және кім жауапты екені.

Көріну де сондай маңызды. Командаларға жобалар мен клиенттер бойынша тапсырмалардың мәртебесін ортақ көру қажет. Бұл қайталануды азайтады, орындалмай қалған жұмыстың алдын алады және ынтымақтастықты қолдайды.

Стандарттау ауқымды жұмыста көмектеседі. Қайталанатын тапсырма үлгілерін үлгілер мен жұмыс процестеріне айналдыруға болады. Бұл жоспарлауға кететін күш-жігерді азайтады және қатаңдық қоспай, тұрақтылықты қамтамасыз етеді.

Автоматтандыру сенімділікті арттырады. Күнделікті қадамдар автоматтандырылғанда, командалар тапсырмаларды басқаруға аз уақыт жұмсайды және оларды орындауға көбірек уақыт бөледі. Автоматтандыру адамның пайымдауын алмастырмай, орындауды қолдайды.

Қорытынды

Тапсырмаларды басқару командаларда тәртіптің жоқтығынан емес, жүйелерде құрылымның жоқтығынан істен шығады. Контексті, жауаптысы, басымдығы немесе жобалармен байланысы жоқ тапсырмалар қызмет көрсетуді баяулататын кедергілер тудырады.

Тапсырмаларды басқаруды жеке істер тізімі ретінде емес, операциялық жүйе ретінде қарастыру арқылы сервистік бизнестер орындауды жақсартады, күйзелісті азайтады және жұмысты тұрақты түрде орындайды. Тапсырмалар анық, байланысты және көрінетін болғанда, командалар күнделікті жұмысында қарқын алып, сенімділікке ие болады.