Xizmat ko‘rsatish bizneslarida vazifalar ijroning eng kichik birligidir. Mijozga berilgan har bir va’da, har bir ichki qaror va har bir operatsion qadam oxir-oqibat vazifaga aylanadi. Vazifalarni boshqarish yaxshi ishlaganda, jamoalar bir maromda harakat qiladi va ishni topshirish oldindan bashorat qilinadigan bo‘ladi. U yaxshi ishlamaganda, hatto oddiy ish ham stressga aylanadi.
Ko‘pgina xizmat ko‘rsatish jamoalari muammo vazifalarning ko‘pligida deb o‘ylashadi. Aslida, muammo hajmda emas. U strukturada. Vazifalar ko‘pincha noaniq, noto‘g‘ri ustuvorlashtirilgan yoki umumiy manzaradan uzilgan bo‘ladi. Natijada, jamoalar band bo‘lib qoladi, rivojlanish esa sekinlashadi.
Vazifalarni boshqarish nima uchun samarasiz bo‘layotganini tushunish jamoangizni toliqtirmasdan ijroni yaxshilash uchun muhimdir.
Vazifalar ko‘pincha kontekstsiz mavjud bo‘ladi
Ko‘pgina jamoalarda vazifalar tez va norasmiy tarzda yaratiladi. Xabar vazifaga aylanadi, yig‘ilishdan bajarilishi kerak bo‘lgan ishlar kelib chiqadi yoki mijozning so‘rovi qaydnomaga aylanadi. Vaqt o‘tishi bilan vazifalar o‘z kontekstini yo‘qotadi. Vazifa nima uchun mavjudligi, qanchalik shoshilinchligi yoki kechiktirilsa nima bo‘lishi noaniq bo‘lib qoladi.
Kontekstsiz vazifalar e’tibor uchun raqobatlashadi. Jamoa a’zolari umumiy ustuvorliklar o‘rniga shaxsiy mulohazalariga tayanadilar. Muhim ishlar kechiktiriladi, kamroq ahamiyatli vazifalar esa osonroq bo‘lgani uchungina bajariladi.
Aniq vazifa konteksti kundalik harakatlarni loyiha maqsadlari va mijoz kutgan natijalar bilan bog‘laydi.
Noaniq mas’uliyat hamma narsani sekinlashtiradi
Aniq egasi bo‘lmagan vazifa oxir-oqibat kechiktiriladigan vazifadir. Xizmat ko‘rsatish jamoalarida vazifalar ko‘pincha guruhlarga topshiriladi yoki birgalikda muhokama qilinadi. Har kim uni boshqa birov bajaradi deb o‘ylaydi.
Bu ikkilanishni keltirib chiqaradi. Jamoa a’zolari harakat qilish o‘rniga kutishadi. Menejerlar ishni qo‘lda oldinga siljitish uchun aralashishadi. Vaqt o‘tishi bilan ijro mas’uliyatga emas, balki eslatmalarga bog‘liq bo‘lib qoladi.
Samarali vazifalarni boshqarish mas’uliyatni aniq belgilaydi. Har bir vazifaning bitta javobgar egasi bo‘ladi, garchi bir nechta odam hissa qo‘shsa ham.
Ustuvorliklar o‘zgaradi, lekin vazifalar o‘zgarmaydi
Xizmat ko‘rsatish ishi dinamikdir. Mijoz ehtiyojlari o‘zgaradi, shoshilinch muammolar paydo bo‘ladi va ustuvorliklar o‘zgaradi. Biroq, vazifalar ro‘yxati ko‘pincha o‘zgarmas bo‘lib qoladi. Eski vazifalar endi dolzarb bo‘lmasa ham ko‘rinib turadi.
Bu ortiqcha shovqinni keltirib chiqaradi. Jamoa a’zolari eskirgan yoki kam ta’sirli vazifalarni ko‘rib chiqishga vaqt sarflaydilar, muhim ishlar esa e’tibor uchun kurashadi. Vazifalar tizimi tartibsiz bo‘lib qoladi va ishonchni yo‘qotadi.
Sog‘lom vazifalar tizimlari doimiy ravishda rivojlanib boradi. Ustuvorliklar o‘zgargan sari vazifalar yangilanadi, qayta tartiblanadi yoki olib tashlanadi.
Qo‘lda nazorat qilish yashirin ishlarni keltirib chiqaradi
Vazifa bajarilishi qo‘lda nazorat qilishga bog‘liq bo‘lganda, menejerlar va katta xodimlar yetakchilar o‘rniga koordinatorlarga aylanadilar. Ular odamlarga eslatadilar, holatni tekshiradilar va uzilgan aloqalarni tiklaydilar.
Bu yashirin muvofiqlashtirish ishi vaqt va e’tiborni oladi. U hisobotlarda ko‘rinmaydi, lekin ijroni sezilarli darajada sekinlashtiradi. Jamoalar o‘zlarini band his qilishadi, ammo rivojlanish bir tekisda bo‘lmaydi.
Avtomatlashtirish eslatmalar, holat yangilanishlari va ishlarni topshirish doimiy ravishda amalga oshirilishini ta’minlash orqali bu yukni kamaytiradi.
Vazifalar ro‘yxati ko‘pincha loyihalardan uzilgan bo‘ladi
Vazifalar kamdan-kam hollarda alohida mavjud bo‘ladi. Ular loyihalarga, mijozlarga yoki operatsion ish jarayonlariga tegishli. Vazifalar ushbu tuzilmalardan alohida boshqarilganda, jamoalar rivojlanishni kuzatish imkoniyatini yo‘qotadilar.
Bajarilgan vazifa samarali tuyulishi mumkin, lekin agar u loyihani oldinga siljitmasa, uning ta’siri cheklangan bo‘ladi. Aksincha, muhim vazifalar shaxsiy ro‘yxatlar ichida yashiringanida loyihalar to‘xtab qoladi.
Vazifalarni loyihalarga bog‘lash kundalik ishning natijalarga bevosita hissa qo‘shishini ta’minlaydi.
Xizmat ko‘rsatish jamoalari vazifa ijrosini qanday yaxshilaydi
Kuchli vazifalarni boshqarish aniqlikdan boshlanadi. Vazifalar aniq, kontekstli va egasi aniq belgilangan bo‘lishi kerak. Har bir vazifa uchta savolga javob berishi kerak: nima qilish kerak, nima uchun bu muhim va kim mas’ul.
Ko‘rinuvchanlik ham xuddi shunday muhim. Jamoalarga loyihalar va mijozlar bo‘yicha vazifalar holatining umumiy ko‘rinishi kerak. Bu takrorlanishni kamaytiradi, o‘tkazib yuborilgan ishlarning oldini oladi va hamkorlikni qo‘llab-quvvatlaydi.
Standartlashtirish keng miqyosda yordam beradi. Takrorlanuvchi vazifa andozalarini shablonlar va ish jarayonlariga aylantirish mumkin. Bu rejalashtirish harakatlarini kamaytiradi va qat’iylik qo‘shmasdan izchillikni ta’minlaydi.
Avtomatlashtirish ishonchlilikni oshiradi. Muntazam qadamlar avtomatlashtirilganda, jamoalar vazifalarni boshqarishga kamroq vaqt sarflaydilar va ularni bajarishga ko‘proq vaqt ajratadilar. Avtomatlashtirish inson mulohazasini almashtirish o‘rniga ijroni qo‘llab-quvvatlaydi.
Xulosa
Vazifalarni boshqarish jamoalarda intizom yo‘qligi uchun emas, balki tizimlarda struktura yo‘qligi uchun samarasiz bo‘ladi. Kontekst, mas’uliyat, ustuvorlik yoki loyihalarga aloqasi bo‘lmagan vazifalar xizmat ko‘rsatishni sekinlashtiradigan ishqalanishni keltirib chiqaradi.
Vazifalarni boshqarishga shaxsiy ishlar ro‘yxati sifatida emas, balki operatsion tizim sifatida yondashib, xizmat ko‘rsatish bizneslari ijroni yaxshilaydi, stressni kamaytiradi va ishni yanada barqaror topshiradi. Vazifalar aniq, bog‘langan va ko‘rinadigan bo‘lganda, jamoalar o‘zlarining kundalik ishlarida yana shijoat va ishonchga ega bo‘ladilar.
