За повечето бизнеси растежът е основна цел. Но докато разрастването носи нови възможности, то оказва сериозен натиск и върху системите, които сте изградили. Това, което е работило за екип от петима души, често се разпада, когато той нарасне до двадесет или петдесет служители.

Най-добрият начин да разширите успешно бизнеса си е да бъдете подготвени. Поставете всички необходими градивни елементи, предвидете клопките и предизвикателствата и научете как да се справите с тях, преди да се впуснете в приключението.

Нека разгледаме по-отблизо пет неща, които се разпадат, когато бизнесът ви започне да се разраства, и решенията да спрете това да се случва.

Определяне на концепцията за разрастване на бизнес

Когато обсъждаме концепцията за разрастване на бизнес, имаме предвид следните бизнес стратегии:

• Увеличаване на оперативния капацитет на компанията
• Управление на повече работа, без да се засягат текущите процеси
• Разрастване, като същевременно се вижда положителна възвръщаемост на инвестициите
• Набиране и задържане на най-добрите таланти
• Непрекъснат растеж и развитие на вътрешни таланти
• Автоматизация на операциите
• Външно възлагане на спомагателни задачи, като същевременно се концентрира върху основните функции

Тъй като бизнесът излиза от фазата на стартиране, целта е да се повторят първоначалните операции и процеси в мащаб. Тъй като организациите растат в работна сила, те се нуждаят от нови, стандартизирани процеси и правила, за да улеснят бъдещия растеж.

Какво се чупи, когато бизнесът се разраства?

Промяната е от основно значение за разрастването на вашия бизнес. Когато бизнесът ви започва, незначителните проблеми често са лесни за пренебрегване, но с нарастването му тези малки пропуски могат да се превърнат в огромни дупки. Трябва да се справите с тези малки проблеми, преди да причинят хаос, и можете да го направите, като:

1. Неефективни процеси и системи

Когато компанията ви е малка, можете да се измъкнете с разхлабени работни процеси и неформални навици. Една задача се изпълнява, защото някой си спомня да я направи. Нов служител се учи, като засенчва служител. Клиентите получават своите фактури, защото някой ръчно ги копира в шаблон. Тези специални системи може да работят в началните фази, но мащабирането бързо разкрива техните слабости.

Какво се чупи: С нарастването на екипа ви и увеличаването на натоварването, неефективните системи бързо се превръщат в пречки. Ръчните процеси отнемат повече време. Прости грешки – пропуснати стъпки, грешни данни и непоследователна доставка – започват да се трупат. Членовете на екипа се разочароват, защото задачите са неясни или забавени. И вместо да се фокусирате върху стратегията, вие прекарвате безкрайни часове в гасене на оперативни пожари.

В допълнение, опитите да разширите бизнеса си с трудоемки процеси губят време. Обслужването на клиенти, фактурирането и услугите за поддръжка могат да намалят производителността, когато не са оптимизирани за мащабиране.

Защо се случва: Повечето малки бизнеси не започват с мащабируеми системи. Вие сте фокусирани върху свършването на нещата, а не върху създаването на повтарящи се работни процеси. Но когато растежът се ускори, имате нужда от структура. Без нея сложността става ваш враг.

Как да го предотвратите: Документирайте всеки основен процес, от продажби до въвеждане, поддръжка, фактуриране, доставка на съдържание и маркетинг. Не приемайте, че хората знаят какво да правят. След това попитайте: това повтаря ли се? Последователно ли е? Може ли да бъде автоматизирано или възложено на външни изпълнители?

Инструменти като Lua CRM улесняват това. Инструментите за автоматизация на бизнес процеси подобряват управлението на времето и повишават производителността чрез рационализиране на повтарящи се задачи, минимизиране на човешката грешка и установяване на последователни, ефективни работни процеси. Те също така ви позволяват да задавате зависимости на задачи, да автоматизирате напомняния и да присвоявате собственици по подразбиране, като гарантирате, че всеки детайл е отчетен.

Не чакайте криза, за да поправите системите си. Направете го приоритет и навик редовно да одитирате и усъвършенствате процесите си, особено по време на фази на висок растеж.

2. Финансов хаос и проблеми с паричния поток

Мащабирането се отнася до способността на компанията да отговори рентабилно на нарастващите изисквания за своите продукти или услуги. Когато бизнесът ви расте, растат и разходите. Поемате повече клиенти, наемате повече хора, купувате повече инструменти и разширявате операциите, което оказва натиск върху вашите финансови системи. Ако видимостта ви се изплъзне, контролът ви също.

Какво се чупи: Без стабилни финансови системи пълната картина на вашата система за парични потоци става неясна. Фактурите може да бъдат забавени или забравени, плащанията към доставчиците са пропуснати и рентабилността на проекта може да се превърне в мистерия. Ако правите бизнес реактивно, губите време и пари, играейки наваксване, вместо да планирате.

Когато разраствате бизнеса си, поддържането на строг контрол върху финансите ви е от съществено значение. Докато имате добавени разходи, все още трябва да покриете оперативните си разходи и да поддържате рентабилност.

Защо се случва: Ръчното финансово проследяване, несвързаните инструменти и липсата на прогнозиране допринасят за това. Малките бизнеси често разчитат на електронни таблици или основен счетоводен софтуер, който не се мащабира. Когато растежът удари, той претоварва способността ви да проследявате всичко точно.

Как да го предотвратите: Способността да управлявате финансите на вашата компания е най-критичният фактор за управлението на вашия бизнес и успешното му разрастване. За да направите това, разбирането на всички финансови съображения, свързани с този етап на растеж, е жизненоважно. Преди да разширите, от съществено значение е да си напишете домашното и да разгледате тези финансови аспекти на вашия бизнес:

• Прогнозиране и прогнози за приходите
• Управление на разходите и анализ на разходите
• Определяне на капитала, необходим за финансиране на вашите планове за растеж
• Управление на паричния поток и оборотен капитал
• Рентабилност и възвръщаемост на инвестициите
• Финансово планиране и отчитане

Започнете с централизиране на вашите финансови данни. Финансовият модул на Lua CRM ви дава видимост в реално време върху приходите, разходите и бюджетите на проектите и улеснява автоматизирането на фактурирането, настройването на повтарящи се плащания и проследяването на часовете, които могат да бъдат фактурирани. Софтуерът също така следи ключови показатели като скорост на изгаряне (скоростта, с която компанията харчи парични резерви за покриване на режийни разходи), приходи на проект и паричен поток.

Изградете месечен процес на преглед. Задайте ясни бюджети за всеки проект и ги споделете с ръководителите на отдели. Обмислете тенденциите, а не само числата. Намаляват ли маржовете? Една услуга по-печеливша ли е от друга? Използвайте тези прозрения, за да ръководите по-интелигентни разходи и ценообразуване.

Най-важното е да прогнозирате. Използвайте прогнози за паричните потоци, за да се подготвите за периоди на оскъдица, големи разходи или нови инвестиции. При разрастващите се бизнеси проактивните финанси са разликата между растеж и прегаряне.

3. Лоша комуникация и сътрудничество

В малък екип комуникацията е проста. Всеки говори един с друг в един Slack канал, работи в една и съща стая или се регистрира в края на деня. Въпреки това, с разрастването ви, тази неформална комуникационна верига има тенденция да се разпада. Повече хора означават повече шум и повече шансове за недоразумения.

Какво се чупи: Комуникацията често страда, тъй като повече хора се присъединяват към екипа, за да се справят с увеличеното търсене. Изведнъж хората се объркват кой какво прави, актуализациите на проектите се губят в имейл нишки, работата се дублира или задачите се забравят. С толкова много движещи се части, мениджърите се борят да следят напредъка, сътрудничеството в екипа се забавя и общият морал е засегнат.

Защо се случва: Растежът добавя сложност. Повече проекти, клиенти, членове на екипа и инструменти правят ежедневните операции по-сложни. Без единна система информацията се разпръсква. Екипите започват да работят в силози и предположенията заменят яснотата.

Как да го предотвратите: Стандартизирайте вашите комуникационни и работни процеси за сътрудничество, като установите ясни насоки за това къде да споделяте актуализации на проекти, как да възлагате задачи и къде да съхранявате важни документи.

С разрастването на вашия бизнес инвестирането в едно централно работно пространство като Lua CRM, където всеки може да види какво се случва, става от съществено значение. С Lua CRM можете да възлагате задачи, да коментирате в реално време, да маркирате съотборници и да проследявате напредъка в проектите. Всичко е на едно място, без повече превключване между инструменти или загуба на актуализации.