Աղյուսակները և առանձին գործիքները հաճախ բիզնեսի վաղ փուլի գործառնությունների հիմքն են։ Դրանք ճկուն են, ծանոթ և հեշտ օգտագործման համար։ Փոքր թիմերի և պարզ աշխատանքային հոսքերի համար դրանք արդյունավետ և բավարար են թվում։ Սկզբում դրանք օգնում են բիզնեսներին արագ առաջ շարժվել՝ առանց պաշտոնական համակարգերի բարդության։

Խնդիրն այն չէ, որ աղյուսակներն ու գործիքները վատն են։ Խնդիրն այն է, որ դրանք նախատեսված չեն բիզնեսի հետ զարգանալու համար։ Գործառնությունների ընդլայնմանը զուգընթաց՝ այս գործիքների սահմանափակումները սկսում են դանդաղորեն ի հայտ գալ՝ հաճախ սկզբում աննկատ մնալով։

Այն, ինչը ժամանակին վերահսկողություն էր թվում, աստիճանաբար վերածվում է համակարգման աշխատանքի։ Թիմերն ավելի շատ ժամանակ են ծախսում տվյալները կառավարելու, քան դրանք օգտագործելու վրա։ Աճին աջակցելու փոխարեն՝ գործիքները սկսում են դիմադրել դրան։

Երբ ճկունությունը վերածվում է փխրունության

Աղյուսակների ամենամեծ առավելություններից մեկը ճկունությունն է։ Ցանկացած մարդ կարող է խմբագրել դրանք, հարմարեցնել բանաձևերը և ստեղծել նոր տեսքեր։ Սակայն այս ճկունությունն իր գինն ունի։ Երբ ավելի շատ մարդիկ են մուտք գործում նույն ֆայլեր, հետևողականություն պահպանելը դժվարանում է։

Հայտնվում են բազմաթիվ տարբերակներ։ Փոքր փոփոխությունները մնում են չփաստաթղթավորված։ Սխալներ են առաջանում՝ առանց տեսանելիության։ Ժամանակի ընթացքում թիմերը դադարում են ամբողջությամբ վստահել տվյալներին և սկսում են ամեն ինչ ստուգել ձեռքով։

Մասշտաբի դեպքում ճկունությունն առանց կառուցվածքի դառնում է փխրունություն։ Համակարգերը պետք է պաշտպանեն տվյալների ամբողջականությունը, այլ ոչ թե կախված լինեն զգույշ վարքագծից։

Անջատ գործիքները ստեղծում են անտեսանելի բացեր

Շատ աճող բիզնեսներ հիմնվում են մասնագիտացված գործիքների հավաքածուի վրա՝ մեկը վաճառքի, մյուսը՝ առաջադրանքների, մեկ ուրիշը՝ ֆինանսների, և մի քանիսը՝ հաղորդակցության համար։ Յուրաքանչյուր գործիք լավ է աշխատում ինքնուրույն, բայց դրանք միասին հազվադեպ են արտացոլում ամբողջական գործառնական պատկերը։

Տեղեկատվությունը պետք է ձեռքով պատճենվի համակարգերի միջև։ Թարմացումները հետ են մնում իրականությունից։ Որոշումները կայացվում են մասնակի տվյալների հիման վրա, քանի որ ոչ մի տեղ ցույց չի տալիս, թե ինչպես է ամեն ինչ փոխկապակցված։

Այս բացերը միշտ չէ, որ ակնհայտ են, բայց դրանք առաջացնում են ուշացումներ, սխալներ և անհամապատասխանություն թիմերի միջև։

Ձեռքով համակարգումը դառնում է համակարգ

Երբ գործիքներն անջատված են, մարդիկ են դառնում համակարգը։ Ղեկավարները համակարգում են հանդիպումների, հաղորդագրությունների և հիշեցումների միջոցով։ Աշխատակիցները հիմնվում են հիշողության, այլ ոչ թե աշխատանքային հոսքերի վրա։ Առաջընթացը կախված է մշտական հաղորդակցությունից, այլ ոչ թե կանխատեսելի գործընթացներից։

Այս մոտեցումը չի մասշտաբավորվում։ Թիմերի աճին զուգընթաց՝ համակարգման լրացուցիչ ծախսերն ավելի արագ են աճում, քան արտադրողականությունը։ Ավելի շատ ջանք է պահանջվում՝ պարզապես ամեն ինչ շարժման մեջ պահելու համար։

Ի վերջո, կազմակերպությունը ավելի շատ էներգիա է ծախսում աշխատանքը կառավարելու, քան արժեք մատուցելու վրա։

Ինչու են հաշվետվություններն առաջինը խափանվում

Գործիքների վրա հիմնված գործառնությունների ամենավաղ զոհերից մեկը հաշվետվություններն են։ Տվյալները գոյություն ունեն, բայց դրանք գտնվում են տարբեր վայրերում։ Հաշվետվություններ պատրաստելը դառնում է ձեռքով կատարվող խնդիր, որը ժամանակ է պահանջում և դեռևս ճշգրիտ չէ։

Հաշվետվությունները նկարագրում են, թե ինչ է տեղի ունեցել շաբաթներ առաջ, այլ ոչ թե այն, ինչ տեղի է ունենում հիմա։ Առաջնորդները կորցնում են արագ գործելու ունակությունը, քանի որ տեղեկատվությունը շատ ուշ է ստացվում։

Առանց ինտեգրված համակարգերի՝ հաշվետվությունները դառնում են ռեակտիվ, այլ ոչ թե ռազմավարական։

Աճը բացահայտում է կառուցվածքային թուլությունները

Հաճախորդների ծավալի աճին զուգընթաց՝ փոքր անարդյունավետությունները բազմապատկվում են։ Առաջադրանքները, որոնք ժամանակին կառավարելի էին, դառնում են ճնշող։ Գործընթացները, որոնք հիմնված էին ոչ պաշտոնական համակարգման վրա, սկսում են խափանվել։

Այն, ինչն աշխատում էր փոքր գործառնության համար, այլևս չի աջակցում աճող բիզնեսի բարդությանը։ Խնդիրը մարդիկ կամ աշխատանքի ծավալը չեն։ Դա մասշտաբի և կառուցվածքի միջև անհամապատասխանությունն է։

Սա այն պահն է, երբ աղյուսակներն ու գործիքները դադարում են օգտակար լինելուց և սկսում են խոչընդոտներ դառնալ։

Ինչու են բիզնեսները հետաձգում անցումը

Չնայած այս մարտահրավերներին՝ շատ բիզնեսներ հետաձգում են աղյուսակներից և առանձին գործիքներից հրաժարվելը։ Ծանոթ լինելն ավելի անվտանգ է թվում, քան փոփոխությունը։ Կան մտահոգություններ խափանումների, ուսուցման և ծախսերի վերաբերյալ։

Սակայն անցումը հետաձգելը մեծացնում է երկարաժամկետ ռիսկը։ Որքան շատ տվյալներ և գործընթացներ են կախված փխրուն համակարգերից, այնքան ավելի դժվար է դառնում միգրացիան հետագայում։

Այն, ինչը կայունություն է թվում, հաճախ կուտակված տեխնիկական և գործառնական պարտք է։

Գործիքներից անցում համակարգերի

Լուծումը ավելի շատ գործիքներ ավելացնելը չէ։ Դա մասնատված աշխատանքային հոսքերը միասնական համակարգով փոխարինելն է, որն արտացոլում է, թե ինչպես է բիզնեսն իրականում գործում։

Ինտեգրված համակարգերն ապահովում են կառուցվածք, հետևողականություն և տեսանելիություն։ Դրանք նվազեցնում են ձեռքով համակարգումը, պաշտպանում են տվյալների ամբողջականությունը և աջակցում են իրական ժամանակում որոշումների կայացմանը։

Երբ համակարգերը զարգանում են բիզնեսի հետ, թիմերը վերականգնում են հստակությունը, վստահությունը և վերահսկողությունը։

Նայելով առաջ

Աղյուսակներից և գործիքներից «մեծանալը» բիզնեսի էվոլյուցիայի բնական փուլ է։ Այն վաղ գիտակցելը թույլ է տալիս ընկերություններին կատարել անցումը միտումնավոր, այլ ոչ թե ռեակտիվ կերպով։

Հաջորդ քայլը հասկանալն է, թե ինչպիսի համակարգ կարող է փոխարինել մասնատված գործիքներին՝ առանց ավելորդ բարդություն ավելացնելու։ Ահա թե որտեղ են ուշադրության կենտրոնում հայտնվում ժամանակակից ERP հարթակները։