صفحات گسترده و ابزارهای مستقل اغلب پایه و اساس عملیات اولیه کسب و کار هستند. آنها انعطاف پذیر، آشنا و استفاده از آنها آسان است. برای تیم های کوچک و گردش کارهای ساده، کارآمد و کافی به نظر می رسند. در ابتدا، آنها به کسب و کارها کمک می کنند تا بدون پیچیدگی سیستم های رسمی، سریع حرکت کنند.

مشکل این نیست که صفحات گسترده و ابزارها بد هستند. مشکل این است که آنها برای رشد با کسب و کار طراحی نشده اند. با گسترش عملیات، محدودیت های این ابزارها به آرامی شروع به ظاهر شدن می کنند، اغلب در ابتدا مورد توجه قرار نمی گیرند.

چیزی که زمانی احساس کنترل بود، به تدریج به کار هماهنگی تبدیل می شود. تیم ها زمان بیشتری را صرف مدیریت داده ها می کنند تا استفاده از آنها. به جای حمایت از رشد، ابزارها شروع به مقاومت در برابر آن می کنند.

چه زمانی انعطاف پذیری به شکنندگی تبدیل می شود

یکی از بزرگترین مزایای صفحات گسترده، انعطاف پذیری است. هر کسی می تواند آنها را ویرایش کند، فرمول ها را سفارشی کند و نماهای جدید ایجاد کند. با این حال، این انعطاف پذیری هزینه ای دارد. با دسترسی افراد بیشتر به یک فایل، حفظ سازگاری دشوار می شود.

نسخه های متعددی ظاهر می شوند. تغییرات کوچک ثبت نمی شوند. خطاها بدون دید معرفی می شوند. با گذشت زمان، تیم ها به طور کامل به داده ها اعتماد نمی کنند و شروع به بررسی دستی همه چیز می کنند.

در مقیاس بزرگ، انعطاف پذیری بدون ساختار به شکنندگی تبدیل می شود. سیستم ها باید از یکپارچگی داده ها محافظت کنند، نه اینکه به رفتار محتاطانه متکی باشند.

ابزارهای جداگانه شکاف های نامرئی ایجاد می کنند

بسیاری از کسب و کارهای در حال رشد به مجموعه ای از ابزارهای تخصصی متکی هستند: یکی برای فروش، دیگری برای وظایف، دیگری برای امور مالی و چندین مورد برای ارتباطات. هر ابزار به خوبی به تنهایی کار می کند، اما به ندرت تصویر کامل عملیاتی را با هم منعکس می کنند.

اطلاعات باید به صورت دستی بین سیستم ها کپی شوند. به روز رسانی ها از واقعیت عقب می مانند. تصمیمات با استفاده از داده های جزئی گرفته می شوند زیرا هیچ مکان واحدی نشان نمی دهد که چگونه همه چیز به هم متصل است.

این شکاف ها همیشه آشکار نیستند، اما تأخیرها، اشتباهات و ناهماهنگی ها را در بین تیم ها ایجاد می کنند.

هماهنگی دستی به سیستم تبدیل می شود

وقتی ابزارها قطع هستند، افراد به سیستم تبدیل می شوند. مدیران از طریق جلسات، پیام ها و یادآوری ها هماهنگ می کنند. کارمندان به جای گردش کار به حافظه تکیه می کنند. پیشرفت به ارتباطات مداوم به جای فرآیندهای قابل پیش بینی بستگی دارد.

این رویکرد مقیاس پذیر نیست. با رشد تیم ها، سربار هماهنگی سریعتر از بهره وری افزایش می یابد. تلاش بیشتری فقط برای به حرکت درآوردن امور لازم است.

در نهایت، سازمان انرژی بیشتری را صرف مدیریت کار می کند تا ارائه ارزش.

چرا گزارش دهی ابتدا خراب می شود

یکی از اولین تلفات عملیات مبتنی بر ابزار، گزارش دهی است. داده ها وجود دارند، اما در مکان های مختلف زندگی می کنند. تهیه گزارش ها به یک کار دستی تبدیل می شود که زمان می برد و همچنان فاقد دقت است.

گزارش ها آنچه را که هفته ها پیش اتفاق افتاده است به جای آنچه اکنون در حال وقوع است، توصیف می کنند. رهبران توانایی عمل سریع را از دست می دهند زیرا بینش خیلی دیر می رسد.

بدون سیستم های یکپارچه، گزارش دهی به جای استراتژیک، واکنشی می شود.

رشد ضعف های ساختاری را آشکار می کند

با افزایش حجم مشتری، ناکارآمدی های کوچک چند برابر می شوند. وظایفی که زمانی قابل مدیریت بودند، طاقت فرسا می شوند. فرآیندهایی که به هماهنگی غیررسمی متکی بودند، شروع به شکستن می کنند.

آنچه برای یک عملیات کوچک کار می کرد، دیگر از پیچیدگی یک کسب و کار در حال رشد پشتیبانی نمی کند. مسئله افراد یا حجم کار نیست. این عدم تطابق بین مقیاس و ساختار است.

این لحظه ای است که صفحات گسترده و ابزارها از مفید بودن دست می کشند و شروع به تبدیل شدن به موانع می کنند.

چرا کسب و کارها انتقال را به تاخیر می اندازند

علیرغم این چالش ها، بسیاری از کسب و کارها انتقال از صفحات گسترده و ابزارهای مستقل را به تاخیر می اندازند. آشنایی امن تر از تغییر است. نگرانی در مورد اختلال، آموزش و هزینه وجود دارد.

با این حال، به تاخیر انداختن انتقال، خطر بلندمدت را افزایش می دهد. هر چه داده ها و فرآیندهای بیشتری به سیستم های شکننده وابسته باشند، مهاجرت بعداً دشوارتر می شود.

آنچه احساس ثبات می کند، اغلب بدهی فنی و عملیاتی انباشته شده است.

حرکت از ابزارها به سیستم ها

راه حل اضافه کردن ابزارهای بیشتر نیست. جایگزینی گردش کارهای پراکنده با یک سیستم یکپارچه است که نحوه عملکرد واقعی کسب و کار را منعکس می کند.

سیستم های یکپارچه ساختار، سازگاری و دید را فراهم می کنند. آنها هماهنگی دستی را کاهش می دهند، از یکپارچگی داده ها محافظت می کنند و از تصمیم گیری در زمان واقعی پشتیبانی می کنند.

وقتی سیستم ها با کسب و کار رشد می کنند، تیم ها وضوح، اعتماد به نفس و کنترل را دوباره به دست می آورند.

نگاهی به آینده

پیشی گرفتن از صفحات گسترده و ابزارها یک مرحله طبیعی از تکامل کسب و کار است. تشخیص زودهنگام آن به شرکت ها اجازه می دهد تا به جای واکنش نشان دادن، به طور عمدی انتقال یابند.

گام بعدی درک این است که چه نوع سیستمی می تواند ابزارهای پراکنده را بدون افزودن پیچیدگی غیرضروری جایگزین کند. اینجاست که پلتفرم های مدرن ERP مورد توجه قرار می گیرند.