Mühasibat firması üçün CRM mühasiblərə, buxalterlərə və vergi mütəxəssislərinə müştərilərin qəbulu, sənəd sorğuları, öhdəlik müddətləri və əlaqələri tək bir yerdə saxlamağa kömək edir, beləliklə vergi mövsümü təşvişlə deyil, planlaşdırılmış şəkildə keçir. Çatışmayan qəbzləri e-poçtla axtarmaq, son icra tarixlərini cədvəldə izləmək və hər bir müştərinin tarixçəsi üçün tək bir tərəfdaşın yaddaşına güvənmək əvəzinə, komandanız hansı müştərilərin hələ də sənəd borclu olduğunu, bu həftə hansı bəyannamələrin təqdim edilməli olduğunu və hansı müqavilələrin yenilənmə vaxtının çatdığını aydın görür. Bu təlimat, daha rahat onboarding (müştəri qəbulu), daha az son dəqiqə təlaşı və daha uzunmüddətli müştəri münasibətləri istəyən kiçik və orta ölçülü mühasibat firmalarının sahibləri, tərəfdaşları və praktika menecerləri üçün nəzərdə tutulmuşdur.
Əsas qeydlər
- Mühasibat firması üçün CRM müştəri məlumatlarını, öhdəlikləri, sənəd sorğularını, son icra tarixlərini və danışıqları tək bir profildə birləşdirir.
- Təkrarlana bilən müştəri qəbulu (onboarding) prosesi yeni müştəriləri sizinlə işləməyə daha tez və daha az e-poçt yazışması ilə hazır edir.
- Sənədlərin toplanması üçün avtomatlaşdırılmış xatırlatmalar vergi müddətlərindən əvvəl sənəd toplamağa sərf olunan vaxtı azaldır.
- Aylıq mühasibatlıq, əməkhaqqı hesablanması və illik bəyannamələr kimi təkrarlanan öhdəliklərin hər birinin məsulu və son icra tarixi olduqda onlar proqnozlaşdırıla bilən olur.
- CRM münasibətləri idarə edir; maliyyə qeydlərinizi isə hələ də mühasibat, vergi və sənəd proqram təminatınız saxlayır.
Mühasibat firması üçün CRM nədir?
Mühasibat firması üçün CRM mühasibat praktikasının münasibətlər tərəfini idarə edən proqram təminatıdır: potensial müştərilər, təkliflər, öhdəlik məktubları, onboarding keçid siyahıları, sənəd sorğuları, son icra tarixləri, təkrarlanan işlər, yenilənmələr və müştəri əlaqələri. O, sizin mühasibat dəftərinizin, vergi hazırlığı proqramınızın və sənəd portalınızın yanında yer alır. Həmin alətlər rəqəmləri və faylları idarə edir; CRM isə doğru şəxsin doğru müştəridən doğru vaxtda doğru şeyi istəməsinə əmin olur.
Bir çox firmalar nüfuz və tövsiyələr hesabına böyüyür, sonra isə müştəriləri izləmə üsullarının artıq işləmədiyini görürlər. Tərəfdaş qeydləri e-poçtda saxlayır, kiçik mütəxəssis son icra tarixləri cədvəlini tutur və heç kim kimin nəyi gözlədiyinə dair tam mənzərəyə malik olmur. CRM bütün komandaya tək bir ortaq mənzərə təqdim edir.
Mühasibat firmaları vaxtı və müştəriləri harada itirir
Müştəri qəbulu (onboarding) hər dəfə fərqli olur
Standart proses olmadıqda, hər bir yeni müştəri bir qədər fərqli e-poçtlar, formalar və sorğular dəsti alır. Mərhələlər buraxılır, öhdəlik məktubları imzalanmadan gözləyir və ilk iş gec başlayır.
Sənədlərin toplanması vaxtı mənimsəyir
Bank çıxarışları, qəbzlər, əməkhaqqı hesabatları və vergi formaları nadir hallarda eyni vaxtda gəlir. Onları əl ilə təqib etmək faktiki mühasibat işinə sərf olunmalı olan saatları aparır.
Vergi mövsümünün son icra tarixləri üst-üstə qalanır
Son icra tarixləri fərdi təqvimlərdə və ya cədvəllərdə saxlanıldıqda, firma üzrə iş yükünü görmək və hansı müştərilərin təqdimetmə tarixini qaçırmaq riski olduğunu müəyyən etmək çətin olur.
Münasibətlər tək bir şəxsdən asılı olur
Müştərilər davamlılığa dəyər verirlər. Əsas mühasib işdən çıxarsa və ya məzuniyyətdə olarsa, müzakirə olunanların və vəd edilənlərin tarixçəsi çox vaxt onunla birlikdə gedir.
Mühasibat müştərisi və öhdəlik pipeline-ı
Pipeline hər bir müştərinin statusunu görünən edir. Burada xidmətlərinizə uyğunlaşdıra biləcəyiniz, yeni müştərilər üçün bir axın və təkrarlanan öhdəliklər üçün başqa bir axın olan nümunəvi bir quraşdırma təqdim olunub:
| Mərhələ | Nəyi qeyd etməli | Nümunəvi avtomatlaşdırma |
|---|---|---|
| Yeni müraciət | Ad, biznes növü, tələb olunan xidmətlər, mənbə, yönləndirən şəxs | Təsdiqləmə və ilkin tanışlıq zəngini təyin etmək üçün tapşırıq |
| Təklif göndərildi | Əhatə dairəsi, haqqı, öhdəlik növü, etibarlılıq müddəti | Bir neçə gündən sonra cavab olmadıqda təqib mesajı (follow-up) |
| Öhdəlik imzalandı | İmzalanmış məktub, başlama tarixi, məsul mühasib | Onboarding keçid siyahısı ilə qarşılama e-poçtu |
| Müştəri qəbulu (Onboarding) | Ötən ilin bəyannamələri, sistemlərə giriş, səlahiyyətlər | Hər bir onboarding addımı üçün tapşırıqlar və müştəriyə xatırlatmalar |
| Sənədlər sorğulandı | Siyahı, son icra tarixi, qəbul edilmiş sənədlər | Hər şey təhvil verilənədək avtomatik xatırlatmalar |
| İcra olunur və yoxlanılır | Hazırlayan, yoxlayan, daxili son icra tarixi | Tapşırığın hazırlayandan yoxlayana ötürülməsi |
| Təqdim edildi və ya təhvil verildi | Təqdimetmə tarixi, növbəti dövrün son icra tarixi | Təhvil mesajı və növbəti öhdəliyin planlaşdırılması |
Mərhələlərin layihələndirilməsi haqqında daha ətraflı məlumat üçün CRM satış pipeline-ı təlimatına baxın.
Mühasiblər üçün müştəri qəbulu (onboarding)
Güclü onboarding prosesi bütün münasibətlərin tonunu müəyyən edir. Bunu CRM-də keçid siyahısı şablonuna çevirin ki, hər bir yeni müştəri eyni təcrübəni yaşasın: imzalanmış öhdəlik məktubu, tələb olunduqda şəxsiyyətin və biznesin təsdiqlənməsi, mühasibat sistemlərinə giriş, ötən dövrlərin bəyannamələri və maliyyə hesabatları, həmçinin ilkin görüş zəngi. Hər bir addım məsulu və son icra tarixi olan bir tapşırığa çevrilir.
İş gedişatında müştərini məlumatlandırın. Hər mərhələ tamamlandıqda göndərilən qısa mesaj müştəriləri işin irəlilədiyinə əmin edir və komandanıza gələn "sadəcə dəqiqləşdirmək istəyirdim" tipli e-poçtları azaldır.
Öz-özünə işləyən mühasibat sənədlərinin toplanması
Sənəd sorğuları firmaların ən çox vaxt itirdiyi məqamdır. İllik fərdi vergi bəyannaməsi, kiçik biznesin il sonu hesabatı və ya aylıq mühasibatlıq kimi hər bir öhdəlik növü üçün sorğu şablonları yaradın və son icra tarixi ilə müştəri qeydinə əlavə edin. Bundan sonra CRM sorğu tamamlandı kimi qeyd edilənədək nəzakətli xatırlatmalar göndərir.
Kopyalana bilən sənəd sorğusu ardıcıllığı
- Sorğu açıldıqda: "Salam [Name], [service] xidmətinizi hazırlamaq üçün [date] tarixinədək aşağıda sadalanan sənədlərə ehtiyacımız var. Onları [portal] vasitəsilə yükləyin və ya bu mesaja cavab verin."
- Son icra tarixindən bir həftə əvvəl: "Hələ də [çatışmayan maddələri] gözlədiyimizi xatırlatmaq istəyirik. Qalan hər şey daxil olub, təşəkkür edirik."
- Son icra tarixində: "Bu gün sənədləriniz üçün razılaşdırdığımız son icra tarixidir. Əgər nəsə yubana bilərsə, bizə bildirin ki, planlaşdırmamızı buna uyğun edək."
- Son icra tarixindən sonra: "Biz hələ də [çatışmayan maddələri] almamışıq. [Deadline] təqdimetmə tarixinə çatdırmaq üçün onları [tarix] tarixinə qədər almağımız lazımdır."
Faylların özlərini təhlükəsiz sənəd portalınızda saxlayın və nəyin tələb olunduğunu, nəyin daxil olduğunu və nəyin hələ də çatışmadığını izləmək üçün CRM-dən istifadə edin. Bu kimi ardıcıllıqlar CRM avtomatlaşdırılmasının yaxşı istifadə nümunəsidir.
Vergi mövsümünün son icra tarixləri və təkrarlanan öhdəliklər
Əksər firmaların iki növ işi var: illik bəyannamələr kimi mövsümi piklər və aylıq mühasibatlıq, əməkhaqqı, rüblük təqdimatlar və idarəetmə hesabatları kimi sabit təkrarlanan öhdəliklər. Hər bir öhdəliyə bir məsul şəxs, rəsmi son icra tarixindən rahat şəkildə əvvəl olan daxili icra tarixi və növbəti dövrün avtomatik yaradılması üçün təkrar qaydası təyin edin.
Həftələrə və mühasiblərə görə qruplaşdırılmış icra paneli (dashboard) iş yükünün harada ağır olduğunu və hansı müştərilərin hələ sənədləri göndərmədiyini göstərir. Bu, menecerlərə son bir neçə gündə problemləri kəşf etmək əvəzinə işi erkən vaxtda yenidən balansa salmağa imkan verir. İllik öhdəliklərin yenilənmə tarixləri də eyni təqvimdə olmalıdır, beləliklə növbəti il başlamazdan əvvəl işin həcmini və haqqını nəzərdən keçirə bilərsiniz.
Mühasibat firmanız üçün CRM-i necə quraşdırmalı: addım-addım
- Xidmətlərinizi və öhdəlik növlərinizi sadalayın. Vergi, mühasibatlıq, əməkhaqqı, məsləhət və audit dəstəyinin hər birinin öz yoxlama siyahısı və son icra tarixləri olmalıdır.
- Müştəri kartını tərtib edin. Əlaqə məlumatları, hüquqi şəxs növü, maliyyə ilinin sonu, xidmətlər, məsul mühasib, əsas tarixlər və ünsiyyət üstünlükləri.
- Mövcud müştəriləri idxal edin. Əvvəlcə təkrar qeydləri təmizləyin və hüquqi şəxs adlarını düzəldin. Excel-dən CRM-ə miqrasiya üzrə bu təlimat kömək edə bilər.
- Adaptasiya (onboarding) və sənəd sorğusu şablonları yaradın. Hər öhdəlik növü üçün tapşırıqlar və xatırlatmalar olan bir şablon.
- Təkrarlanan öhdəlikləri quraşdırın. Hər bir müntəzəm xidmət üçün məsul şəxs, daxili icra tarixi və təkrarlanma.
- Ünsiyyəti əlaqələndirin. E-poçtları və zəngləri müştəri qeydində saxlayın ki, tarixçə firmada qalsın.
- Rolları və girişi təyin edin. Tərəfdaşlar, mühasiblər və inzibati heyət yalnız ehtiyac duyduqları məlumatları görürlər.
- Hər gərgin mövsümdən sonra nəzərdən keçirin. Gecikdirilmiş sənədlərə, buraxılmış daxili tarixlərə və iş yükünə baxın, sonra şablonlara düzəliş edin.
Strukturlaşdırılmış tətbiq üçün bu CRM tətbiq planını izləyin.
Əyani nümunə: vergi mövsümünü sakitləşdirən kiçik firma
Bu, hipotetik ssenaridir, real firmanın məlumatları və ya zəmanət verilmiş nəticə deyil.
İki tərəfdaşı, dörd mühasibi və bir inzibatçısı olan mühasibat firmasını təsəvvür edin. Hər il əsas təqdimetmə müddətindən əvvəlki həftələr e-poçt vasitəsilə sənədlərin dalınca qaçmaqla keçir. CRM-i quraşdırdıqdan sonra firma:
- Avtomatik xatırlatmalarla mövsümün əvvəlində hər bir müştəri üçün sənəd sorğuları açır.
- Hansı müştərilərin tam, qismən tamamlandığını və ya heç nə göndərmədiyini tək bir paneldə görür.
- Rəsmi icra tarixindən xeyli əvvəl daxili icra tarixləri ilə hazırlayanları və yoxlayanları təyin edir.
- Yenilənmələri nəzərdən keçirmək və mövcud müştərilərə məsləhət xidmətləri təklif etmək üçün daha sakit aylardan istifadə edir.
Komanda sənədləşmə işlərini tələb etməyə daha az vaxt, müştərilərin həqiqətən pul ödədikləri işlərə daha çox vaxt xərcləyir.
LUA CRM-də bunu necə etməli
Müştəri profilləri
Əlaqə məlumatlarını, hüquqi şəxs təfərrüatlarını, öhdəlikləri, əsas tarixləri və söhbətləri tək müştəri kartında saxlayın.
Payplaynlar və tapşırıqlar
Hazırlayanlara və yoxlayanlara həvalə edilmiş tapşırıqlarla yeni müştəri, adaptasiya və öhdəlik payplaynlarını icra edin.
Avtomatlaşdırmalar
Xoş gəldiniz e-poçtlarını, sənəd xatırlatmalarını, icra tarixi xəbərdarlıqlarını və yenilənmə tapşırıqlarını avtomatik göndərin.
Rollar və hesabatlar
Girişi rola görə idarə edin və panellərdə gözləyən sənədləri, yaxınlaşan icra tarixlərini və hər mühasib üzrə iş yükünü izləyin.
Daha sakit vergi mövsümü istəyirsiniz? LUA CRM-i sınayın və onun mühasibat təcrübənizə necə uyğun gəldiyini görün.
İzləməli olduğunuz göstəricilər
Adaptasiya müddəti
Yeni müştərilər üzrə orta hesabla imzalanmış öhdəlikdən adaptasiyanın tamamlanmasına qədər olan günlərin sayı.
Vaxtında təqdim olunan sənədlər
Son icra tarixinədək tamamlanmış sorğular ÷ dövr ərzində açılmış bütün sorğular.
Əməl olunan daxili icra tarixləri
Daxili icra tarixinədək bitirilmiş öhdəliklər ÷ icra olunmalı olan bütün öhdəliklər.
Müştəri yenilənmə nisbəti
Yenilənmiş öhdəliklər ÷ yenilənməsi nəzərdə tutulan öhdəliklər.
Ölçmə haqqında daha çox ideya üçün bu CRM KPI-larına baxın.
Tez-tez verilən suallar
Xeyr. Mühasibatlıq, vergi və sənəd alətləriniz maliyyə qeydlərini və fayllarını saxlayır. CRM isə münasibətləri idarə edir: adaptasiya, sorğular, son icra tarixləri, yenilənmələr və ünsiyyət.
Bəli. Hətta bir nəfər işlədikdə belə, CRM sənəd sorğularını, təkrarlanan işləri və müştəri tarixçəsini nizamlı saxlayır və nəzarəti itirmədən böyüməyi asanlaşdırır.
Həssas maliyyə fayllarını təhlükəsiz sənəd portalında saxlamaq və nəyin sorğu edildiyini və qəbul olunduğunu izləmək üçün CRM-dən istifadə etmək adətən daha yaxşıdır. Yerli peşəkar və məlumatların qorunması qaydalarına əməl edin.
Əlaqəli şirkətləri və fiziki şəxsləri vahid ailə və ya qrup qeydinə bağlayın və hər bir subyektin öhdəliklərini və son icra tarixlərini ayrı-ayrılıqda izləyin.
İdeal olaraq daha sakit bir dövrdə, ən yoğun mövsümünüzdən bir neçə ay əvvəl, beləliklə iş sıxlığı başlamazdan əvvəl şablonlar və xatırlatmalar sınaqdan keçirilir.
Nəticə
Mühasibat firmasının CRM-i tək bir bəyannamə belə hazırlamayacaq, lakin komandanıza müştəriləri ardıcıl şəkildə sistemə cəlb etməyə, sənədləri bitməyən zənglər etmədən toplamağa və hər bir son icra tarixini təcili hal almadan öncə görməyə kömək edir. Müştəri qəbulu və sənəd sorğusu şablonları ilə başlayın, komanda uyğunlaşdıqdan sonra isə təkrarlanan öhdəlikləri və yenilənmə icmallarını əlavə edin.
.jpg)
