Raamatupidamisfirma CRM aitab raamatupidajatel ja maksukonsultantidel hoida klientide sisseelamist, dokumendipäringuid, lepingulisi tähtaegu ja suhtlust ühes kohas, et maksuhooaeg kulgeks plaanipäraselt, mitte paanikas. Puuduvate tšekkide e-posti teel tagaajamise, tähtaegade tabelites jälgimise ja iga kliendi ajaloo puhul ühe partneri mälule tuginemise asemel näeb teie tiim, millised kliendid võlgnevad veel dokumente, milliste deklaratsioonide tähtaeg on sel nädalal ning millised lepingud vajavad uuendamist. See juhend on mõeldud väikeste ja keskmise suurusega raamatupidamis- ning finantsbüroode omanikele, partneritele ja büroojuhtidele, kes soovivad sujuvamat klientide sisseelamist, vähem viimase hetke kiirustamist ja pikaajalisemaid kliendisuhteid.
Peamised järeldused
- Raamatupidamisfirma CRM ühendab kliendi andmed, tööd, dokumendipäringud, tähtajad ja vestlused ühele profiilile.
- Korduv kliendi sisseelamisprotsess aitab uutel klientidel teiega kiiremini ja vähema edasi-tagasi e-kirjavahetusega tööd alustada.
- Automaatsed dokumentide kogumise meeldetuletused vähendavad enne maksutähtaegu paberimajanduse tagaajamisele kuluvat aega.
- Korduvad tööd, nagu igakuine raamatupidamine, palgaarvestus ja majandusaasta aruanded, muutuvad ettearvatavaks, kui igaühel neist on vastutaja ja tähtaeg.
- CRM haldab kliendisuhet; teie raamatupidamis-, maksu- ja dokumenditarkvara hoidvad endiselt finantsandmeid.
Mis on raamatupidamisfirma CRM?
Raamatupidamisfirma CRM on tarkvara, mis haldab raamatupidamisbüroo suhtluspoolt: potentsiaalseid kliente, pakkumisi, käsunduslepinguid, sisseelamise kontrollnimekirju, dokumendipäringuid, tähtaegu, korduvaid töid, lepingute uuendamisi ja kliendisuhtlust. See toimib kõrvuti teie pearaamatu, maksuarvestustarkvara ja dokumendiportaaliga. Need tööriistad tegelevad numbrite ja failidega; CRM tagab, et õige inimene küsib õigelt kliendilt õiget asja õigel ajal.
Paljud bürood kasvavad maine ja soovituste abil, kuid avastavad siis, et senine klientide jälgimise viis ei tööta enam. Partner hoiab märkmeid e-postis, nooremspetsialist peab tähtaegade tabelit ning kellelgi pole terviklikku pilti sellest, kes mida ootab. CRM annab kogu tiimile ühe ühise vaate.
Kust raamatupidamisbürood aega ja kliente kaotavad
Kliendi sisseelamine on iga kord erinev
Ilma standardse protsessita saab iga uus klient veidi erineva komplekti e-kirju, vorme ja päringuid. Etappe jäetakse vahele, käsunduslepingud ootavad allkirjastamist ning esimene töö algab hilinemisega.
Dokumentide kogumine kulutab kalendriaega
Pangaarvanded, tšekid, palgaarvestuse aruanded ja vormid saabuvad harva korraga. Nende käsitsi tagaajamine võtab tunde, mis peaksid minema tegelikule raamatupidamistööle.
Maksuhooaja tähtajad kuhjuvad
Kui tähtajad asuvad individuaalsetes kalendrites või tabelites, on raske näha kogu büroo töökoormust ja tuvastada, millistel klientidel on oht esitamistähtaeg ületada.
Kliendisuhted sõltuvad ühest inimesest
Kliendid väärtustavad järjepidevust. Kui võtmeraamatupidaja lahkub või on eemal, läheb arutatu ja lubatu ajalugu sageli koos temaga.
Raamatupidamiskliendi ja tööde tehingutoru
Tehingutoru muudab iga kliendi staatuse nähtavaks. Siin on näitlik ülesehitus, mida saate oma teenustega kohandada – üks voog uutele klientidele ja teine korduvatele töödele:
| Etapp | Mida salvestada | Automaatika näide |
|---|---|---|
| Uus päring | Nimi, ettevõtte tüüp, vajalikud teenused, allikas, soovitaja | Kinnitus ja ülesanne tutvustuskõne planeerimiseks |
| Pakkumine saadetud | Maht, tasu, teenuse tüüp, kehtivuse kuupäev | Meeldetuletus, kui vastust pole mõne päeva jooksul tulnud |
| Leping allkirjastatud | Allkirjastatud leping, alguskuupäev, vastutav raamatupidaja | Tervituskiri koos sisseelamise kontrollnimekirjaga |
| Sisseelamine | Varasemad aruanded, juurdepääs süsteemidele, volitused | Ülesanded iga sisseelamisetapi jaoks ja meeldetuletused kliendile |
| Dokumente küsitud | Dokumentide nimekiri, tähtaeg, saabunud dokumendid | Automaatsed meeldetuletused, kuni kõik dokumendid on laekunud |
| Töös ja ülevaatamisel | Täitja, kontrollija, sisemine tähtaeg | Ülesande üleandmine täitjalt kontrollijale |
| Esitatud või üle antud | Esitamise kuupäev, järgmise perioodi tähtaeg | Üleandmisteade ja järgmise töö ajastamine |
Etappide kujundamise kohta lugege lähemalt sellest juhendist: CRM-i müügitoru.
Kliendi sisseelamine raamatupidajatele
Tugev sisseelamisprotsess annab tooni kogu suhtele. Muutke see CRM-is kontrollnimekirja malliks, et iga uus klient saaks sama kogemuse: allkirjastatud käsundusleping, isiku- ja ettevõtte tuvastamine (kui vajalik), juurdepääs raamatupidamissüsteemidele, varasemad aruanded ja finantsaruanded ning alustuskõne. Iga etapp muutub vastutaja ja tähtajaga ülesandeks.
Hoidke klienti töö käiguga kursis. Lühike teade iga etapi lõpetamisel kinnitab kliendile, et töö edeneb, ja vähendab e-kirju tüübis "küsin igaks juhuks üle" teie tiimile.
Iseenesest toimiv raamatupidamisdokumentide kogumine
Dokumendipäringud on koht, kus enamik büroosid kaotab kõige rohkem aega. Looge päringumallid iga töö tüübi jaoks – näiteks füüsilise isiku tuludeklaratsioon, väikeettevõtte majandusaasta aruanne või igakuine raamatupidamine – ning liitke need kliendi kaardile koos tähtajaga. Seejärel saadab CRM viisakaid meeldetuletusi, kuni päring märgiti tehtuks.
Kopeeritav dokumendipäringute jada
- Kui päring avatakse: "Tere [Name]! Teie teenuse [service] ettevalmistamiseks vajame allpool loetletud dokumente hiljemalt [date]. Laadige need üles [portal] kaudu või vastake sellele teatele."
- Üks nädal enne tähtaega: "Sõbralik meeldetuletus, et ootame endiselt järgmisi dokumente: [missing items]. Kõik muu on kohal, aitäh."
- Tähtpäeval: "Täna on teie dokumentide esitamise kokkulepitud kuupäev. Kui midagi viibib, andke meile teada, et saaksime tööde planeerimisel sellega arvestada."
- Pärast tähtaega: "Me ei ole veel saanud järgmisi dokumente: [missing items]. Et jõuaksime esitamiskuupäevaks [deadline], vajame neid hiljemalt [date]."
Hoidke faile endid oma turvalises dokumendiportaalis ja kasutage CRM-i selle jälgimiseks, mida küsiti, mis on kohale jõudnud ja mis on veel puudu. Sellised järjestused on hea viis CRM-i automatiseerimise kasutamiseks.
Tulumaksuhooaja tähtajad ja korduvad tööd
Enamikul ettevõtetest on kahte tüüpi töid: hooajalised tippajad, näiteks majandusaasta aruanded, ning stabiilsed korduvad tööd, nagu igakuine raamatupidamine, palgaarvestus, kvartaliaruanded ja juhtimisaruanded. Määrake igale tööle vastutaja, ametlikust tähtajast piisavalt varajane sisemine tähtaeg ja korduvuse reegel, et järgmine periood loodaks automaatselt.
Nädala ja raamatupidaja kaupa rühmitatud tähtaegade töölaud näitab, kus töökoormus on suur ja millised kliendid pole veel dokumente saatnud. See võimaldab juhtidel töökoormust aegsasti ümber jaotada, mitte avastada probleeme viimastel päevadel. Aastaste tööde pikendamise kuupäevad kuuluvad samasse kalendrisse, et saaksite enne järgmise aasta algust üle vaadata töö mahu ja tasud.
Kuidas seadistada CRM oma raamatupidamisbüroole: samm-sammult
- Koostage oma teenuste ja tööde tüüpide nimekiri. Maksud, raamatupidamine, palgaarvestus, nõustamine ja auditi tugi vajavad igaüks oma kontrollnimekirja ja tähtaegu.
- Kujundage kliendikaart. Kontaktandmed, juriidilise isiku tüüp, majandusaasta lõpp, teenused, vastutav raamatupidaja, olulised kuupäevad ja suhtluseelistused.
- Impordige olemasolevad kliendid. Puhastage kõigepealt dublikaadid ja parandage juriidiliste isikute nimed. See Excelist CRM-i migreerimise juhend võib teid aidata.
- Looge sisseelamise ja dokumendipäringute mallid. Üks mall iga töötüübi kohta koos ülesannete ja meeldetuletustega.
- Seadistage korduvad tööd. Vastutaja, sisemine tähtaeg ja korduvus iga regulaarse teenuse jaoks.
- Ühendage suhtlus. Logige e-kirjad ja kõned kliendikaardil, et ajalugu jääks ettevõttesse.
- Määrake rollid ja juurdepääsud. Partnerid, raamatupidajad ja personal näevad ainult seda, mida nad vajavad.
- Vaadake üle pärast iga kiiret hooaega. Vaadake üle hilinenud dokumendid, ületatud sisemised tähtajad ja töökoormus ning kohandage seejärel malle.
Süsteemseks kasutuselevõtuks järgige seda CRM-i rakendusplaani.
Näitlik näide: väikebüroo, mis muudab maksuhooaja rahulikumaks
Tegemist on hüpoteetilise stsenaariumiga, mitte reaalse ettevõtte andmete ega garanteeritud tulemusega.
Kujutage ette raamatupidamisbürood, kus on kaks partnerit, neli raamatupidajat ja administraator. Igal aastal kuluvad peamise esitamistähtaja eelsed nädalad e-posti teel dokumentide tagaajamisele. Pärast CRM-i seadistamist büroo:
- Avab hooaja alguses igale kliendile dokumendipäringud koos automaatsete meeldetuletustega.
- Näeb ühel töölaual, milliste klientide andmed on täielikud, osaliselt täidetud või kes pole midagi saatnud.
- Määrab koostajad ja ülevaatajad koos sisemiste tähtaegadega aegsasti enne ametlikku tähtaega.
- Kasutab vaiksemaid kuid lepingute pikendamiste ülevaatamiseks ja olemasolevatele klientidele nõustamisteenuste pakkumiseks.
Meeskond kulutab vähem aega paberimajanduse küsimisele ja rohkem aega tööle, mille eest kliendid tegelikult maksavad.
Kuidas teha seda LUA CRM-is
Kliendiprofiilid
Hoidke kontaktid, juriidilise isiku andmed, tööd, olulised kuupäevad ja vestlused ühel kliendikaardil.
Töövood ja ülesanded
Hallake uute klientide, sisseelamise ja tööde töövooge koos koostajatele ja ülevaatajatele määratud ülesannetega.
Automatiseerimised
Saatke teretulnud e-kirju, dokumendi meeldetuletusi, tähtaegade teavitusi ja lepingute pikendamise ülesandeid automaatselt.
Rollid ja aruanded
Juhtige juurdepääsu rollide kaupa ning jälgige töölaudadel puuduvaid dokumente, lähenevaid tähtaegu ja töökoormust raamatupidaja kohta.
Soovite rahulikumat maksuhooaega? Proovige LUA CRM-i ja vaadake, kuidas see sobib teie raamatupidamisbüroole.
Mõõdikud, mida jälgida
Sisseelamise aeg
Päevade arv lepingu allkirjastamisest kuni sisseelamise lõpetamiseni, keskmistatuna uute klientide lõikes.
Dokumendid õigeaegselt
Tähtajaks täidetud päringud ÷ kõik perioodi jooksul avatud päringud.
Täidetud sisemised tähtajad
Sisemiseks tähtajaks lõpetatud tööd ÷ kõik täitmisele kuuluvad tööd.
Kliendilepingute pikendamise määr
Pikendatud tööd ÷ pikendamisele kuuluvad tööd.
Mõõtmise kohta lisaideede saamiseks vaadake neid CRM-i võtmenäitajaid (KPI-sid).
Korduma kippuvad küsimused
Ei. Teie raamatupidamis-, maksu- ja dokumenditööriistad säilitavad finantsarvestust ja faile. CRM haldab kliendisuhet: sisseelamist, päringuid, tähtaegu, pikendamisi ja suhtlust.
Jah. Isegi üheliikmelise meeskonna puhul hoiab CRM dokumendipäringud, korduvad tööd ja kliendiajaloo korras ning hõlbustab kasvamist ilma ülevaadet kaotamata.
Tavaliselt on parem hoida tundlikke finantsfaile turvalises dokumendiportaalis ning kasutada CRM-i küsitute ja saadute jälgimiseks. Järgige oma kohalikke kutse- ja andmekaitse reegleid.
Seostage seotud ettevõtted ja eraisikud ühe leibkonna või grupi kirjetega ning jälgige iga üksuse kohustusi ja tähtaegu eraldi.
Ideaalis rahulikumal perioodil, mõned kuud enne teie kõige kiiremat hooaega, et mallid ja meeldetuletused saaksid enne tipphooaja algust järele proovitud.
Kokkuvõte
Raamatupidamisfirma CRM ei täida ühtegi deklaratsiooni, kuid see aitab teie meeskonnal kliente järjekindlalt süsteemi sisse elada, koguda dokumente ilma lõputu tagaajamiseta ja näha iga tähtaega enne, kui see muutub kiireloomuliseks. Alustage sisseelamise ja dokumenditaotluste mallidest ning lisage korduvad tööd ja pikendamise ülevaatused siis, kui meeskond tunneb end mugavalt.
.jpg)
