CRM za računovodstvene urede pomaže računovođama, knjigovođama i poreznim savjetnicima da uvođenje klijenata (onboarding), zahtjeve za dokumentima, rokove angažmana i komunikaciju drže na jednom mjestu, tako da porezna sezona teče prema planu umjesto u panici. Umjesto ganjanja nedostajućih računa putem e-pošte, praćenja rokova u tablicama i oslanjanja na pamćenje jednog partnera za povijest svakog klijenta, vaš tim vidi koji klijenti još duguju dokumente, koje prijave dospijevaju ovaj tjedan i koji su angažmani spremni za obnovu. Ovaj je vodič namijenjen vlasnicima, partnerima i voditeljima malih i srednjih računovodstvenih i knjigovodstvenih ureda koji žele lakše uvođenje klijenata, manje žurbe u zadnji čas i dugotrajnije odnose s klijentima.
Ključni zaključci
- CRM za računovodstvene urede povezuje podatke o klijentima, angažmane, zahtjeve za dokumentima, rokove i razgovore na jednom profilu.
- Ponovljivi postupak uvođenja klijenata priprema nove klijente za rad s vama brže i uz manje slanja e-poruka tamo-amo.
- Automatizirani podsjetnici za prikupljanje dokumenata smanjuju vrijeme provedeno u traženju papirologije prije poreznih rokova.
- Ponavljajući angažmani kao što su mjesečno knjigovodstvo, obračun plaća i godišnje prijave postaju predvidljivi kada svaki ima odgovornu osobu i rok dospijeća.
- CRM upravlja odnosom; vaš računovodstveni, porezni i softver za dokumentaciju i dalje čuvaju financijske zapise.
Što je CRM za računovodstvene urede?
CRM za računovodstvene urede softver je koji upravlja stranom odnosa u računovodstvenoj praksi: potencijalnim klijentima, ponudama, pismima o angažmanu, kontrolnim popisima za uvođenje, zahtjevima za dokumentima, rokovima, ponavljajućim poslom, obnovama i komunikacijom s klijentima. On stoji uz vašu glavnu knjigu, softver za pripremu poreza i portal za dokumente. Ti alati upravljaju brojkama i datotekama; CRM se brine da prava osoba traži pravu stvar od pravog klijenta u pravo vrijeme.
Mnogi uredi rastu na temelju reputacije i preporuka, a zatim shvate da način na koji prate klijente više ne funkcionira. Partner vodi bilješke u e-pošti, mlađi zaposlenik vodi tablicu rokova i nitko nema potpunu sliku o tome tko što čeka. CRM daje cijelom timu jedan zajednički pregled.
Gdje računovodstveni uredi gube vrijeme i klijente
Uvođenje je svaki put drugačije
Bez standardnog postupka, svaki novi klijent dobiva malo drugačiji skup e-poruka, obrazaca i zahtjeva. Koraci se preskaču, pisma o angažmanu čekaju nepotpisana, a prvi dio posla započinje kasno.
Prikupljanje dokumenata oduzima previše vremena
Bankovni izvodi, računi, izvješća o plaćama i porezni obrasci rijetko stižu svi odjednom. Ručno ganjanje dokumenata oduzima sate koji bi trebali ići na stvarni računovodstveni rad.
Rokovi porezne sezone se gomilaju
Kada rokovi žive u pojedinačnim kalendarima ili tablicama, teško je vidjeti opterećenje u cijelom uredu i uočiti koji su klijenti u opasnosti od propuštanja roka prijave.
Odnosi ovise o jednoj osobi
Klijenti cijene kontinuitet. Ako ključni računovođa ode ili je odsutan, povijest onoga o čemu se razgovaralo i što je obećano često odlazi s njim.
Kanal klijenata i angažmana u računovodstvu
Kanal (pipeline) čini status svakog klijenta vidljivim. Ovdje je ilustrativna postavka koju možete prilagoditi svojim uslugama, s jednim tijekom za nove klijente i drugim za ponavljajuće angažmane:
| Faza | Što bilježiti | Primjer automatizacije |
|---|---|---|
| Novi upit | Ime, vrsta poslovanja, potrebne usluge, izvor, preporučitelj | Potvrda primitka i zadatak za zakazivanje uvodnog poziva |
| Ponuda poslana | Opseg posla, naknada, vrsta angažmana, rok valjanosti | Naknadni upit (follow-up) ako nema odgovora nakon nekoliko dana |
| Angažman potpisan | Potpisano pismo, datum početka, odgovorni računovođa | E-poruka dobrodošlice s kontrolnim popisom za uvođenje |
| Uvođenje (Onboarding) | Prijave iz prethodne godine, pristup sustavima, ovlaštenja | Zadaci za svaki korak uvođenja i podsjetnici klijentu |
| Zatraženi dokumenti | Popis stavki, rok dospijeća, primljene stavke | Automatski podsjetnici dok sve ne stigne |
| U tijeku i pregled | Izrađivač, pregledatelj, interni rok | Primopredaja zadatka od izrađivača do pregledatelja |
| Predano ili dostavljeno | Datum predaje, rok za sljedeće razdoblje | Poruka o dostavi i zakazan sljedeći angažman |
Za više informacija o oblikovanju faza pogledajte ovaj vodič za prodajni kanal (pipeline) u CRM-u.
Uvođenje klijenata za računovođe
Kvalitetan postupak uvođenja postavlja ton za cijeli odnos. Pretvorite ga u predložak kontrolnog popisa u CRM-u kako bi svaki novi klijent dobio isto iskustvo: potpisano pismo o angažmanu, provjeru identiteta i poslovanja gdje je potrebno, pristup računovodstvenim sustavima, prethodne prijave i financijska izvješća te uvodni poziv. Svaki korak postaje zadatak s odgovornom osobom i rokom izvršenja.
Obavještavajte klijenta tijekom postupka. Kratka poruka po završetku svake faze umiruje klijente da se posao odvija i smanjuje broj e-poruka vašem timu tipa "samo provjeravam".
Prikupljanje računovodstvenih dokumenata koje radi samo od sebe
Zahtjevi za dokumentima mjesto su gdje većina ureda gubi najviše vremena. Stvorite predloške zahtjeva za svaku vrstu angažmana, kao što su godišnja prijava poreza na dohodak, završni račun za male tvrtke ili mjesečno knjigovodstvo, i priložite ih zapisu klijenta s rokom dospijeća. CRM zatim šalje ljubazne podsjetnike sve dok se zahtjev ne označi kao završen.
Slijed zahtjeva za dokumentima koji možete kopirati
- Kada se zahtjev otvori: "Bok [Name], kako bismo pripremili vašu uslugu [service], potrebne su nam dolje navedene stavke do [date]. Spremite ih putem [portal] ili odgovorite na ovu poruku."
- Tjedan dana prije roka: "Prijateljski podsjetnik da još uvijek čekamo [nedostajuće stavke]. Sve ostalo je stiglo, hvala vam."
- Na dan roka: "Danas je datum koji smo dogovorili za vaše dokumente. Ako nešto kasni, javite nam kako bismo se mogli prilagoditi."
- Nakon isteka roka: "Još nismo primili [nedostajuće stavke]. Kako bismo ispunili datum podnošenja za [rok], trebat će nam do [datum]."
Samim datotekama upravljajte u svojem sigurnom portalu za dokumente, a CRM upotrebljavajte za praćenje onoga što je zatraženo, što je stiglo i što još nedostaje. Ovakve sekvence odličan su način za korištenje CRM automatizacije.
Rokovi u poreznoj sezoni i ponavljajući angažmani
Većina tvrtki ima dvije vrste poslova: sezonske vrhunce, kao što su godišnje porezne prijave, i stabilne ponavljajuće angažmane, kao što su mjesečno knjigovodstvo, obračun plaća, tromjesečna izvješća i upravljačka izvješća. Dodijelite svakom angažmanu vlasnika, interni rok koji se nalazi dovoljno prije službenog roka i pravilo ponavljanja kako bi se sljedeće razdoblje automatski izradilo.
Nadzorna ploča s rokovima grupirana po tjednima i računovođama prikazuje gdje je opterećenje veliko i koji klijenti još nisu poslali dokumente. To omogućuje menadžerima da rano preraspodijele posao umjesto da otkrivaju probleme u posljednjih nekoliko dana. Datumi obnove godišnjih angažmana pripadaju istom kalendaru kako biste mogli pregledati opseg i naknade prije početka sljedeće godine.
Kako postaviti CRM za svoju računovodstvenu tvrtku: korak po korak
- Navedite svoje usluge i vrste angažmana. Porezi, knjigovodstvo, obračun plaća, savjetovanje i podrška pri reviziji trebaju vlastiti kontrolni popis i rokove.
- Dizajnirajte karticu klijenta. Kontakt podaci, vrsta pravnog oblika, kraj fiskalne godine, usluge, odgovorni računovođa, ključni datumi i preferencije komunikacije.
- Uvezite postojeće klijente. Prvo očistite duplikate i ispravite nazive subjekata. Ovaj vodič za migraciju iz Excela u CRM može vam pomoći.
- Izradite predloške za uvođenje i zahtve za dokumentima. Jedan predložak po vrsti angažmana, sa zadacima i podsjetnicima.
- Postavite ponavljajuće angažmane. Vlasnik, interni rok i ponavljanje za svaku redovitu uslugu.
- Povežite komunikaciju. Bilježite e-poruke i pozive na kartici klijenta kako bi povijest ostala u tvrtki.
- Postavite uloge i pristupe. Partneri, računovođe i administrativno osoblje vide samo ono što im je potrebno.
- Pregledajte stanje nakon svake užurbane sezone. Pogledajte dokumente koji kasne, propuštene interne datume i opterećenje, a zatim prilagodite predloške.
Za strukturiranu implementaciju slijedite ovaj plan implementacije CRM-a.
Ogledni primjer: mala tvrtka koja smiruje poreznu sezonu
Ovo je hipotetski scenarij, a ne podaci iz stvarne tvrtke ili zajamčeni rezultat.
Zamislite računovodstvenu tvrtku s dva partnera, četiri računovođe i administratorom. Svake godine, tjedni prije glavnog roka za podnošenje prijava provode se u prikupljanju dokumenata putem e-pošte. Nakon postavljanja CRM-a, tvrtka:
- Otvara zahtjeve za dokumentima za svakog klijenta na početku sezone s automatskim podsjetnicima.
- Na jednoj nadzornoj ploči vidi koji su klijenti završeni, djelomično završeni ili nisu poslali ništa.
- Dodjeljuje izrađivače i recenzente s internim rokovima znatno prije službenog roka.
- Upotrebljava mirnije mjesece za pregled obnova i nudi savjetodavne usluge postojećim klijentima.
Tim provodi manje vremena tražeći dokumentaciju, a više vremena na poslu koji klijenti stvarno plaćaju.
Kako to učiniti u LUA CRM-u
Profil klijenta
Držite kontakte, podatke o subjektu, angažmane, ključne datume i razgovore na jednoj kartici klijenta.
Prodajni lijevci i zadaci
Vodite procese za nove klijente, uvođenje u posao i angažmane, uz zadatke dodijeljene izrađivačima i recenzentima.
Automatizacije
Šaljite poruke dobrodošlice putem e-pošte, podsjetnike za dokumente, upozorenja o rokovima i zadatke obnove automatski.
Uloge i izvješća
Upravljajte pristupom prema ulozi i pratite preostale dokumente, nadolazeće rokove i opterećenje po računovođi na nadzornim pločama.
Želite mirniju poreznu sezonu? Isprobajte LUA CRM i pogledajte kako odgovara vašoj računovodstvenoj praksi.
Metrike za praćenje
Vrijeme uvođenja u posao
Dani od potpisanog angažmana do završenog uvođenja, prosječno po novim klijentima.
Pravovremeni dokumenti
Zahtjevi ispunjeni do roka ÷ svi zahtjevi otvoreni u razdoblju.
Ispunjeni interni rokovi
Angažmani završeni do njihovog internog roka ÷ svi angažmani s rokom.
Stopa obnove klijenata
Obnovljeni angažmani ÷ angažmani predviđeni za obnovu.
Za više ideja o mjerenju pogledajte ove ključne pokazatelje uspješnosti (KPI) za CRM.
Često postavljana pitanja
Ne. Vaši alati za računovodstvo, poreze i dokumente čuvaju financijske zapise i datoteke. CRM upravlja odnosom: uvođenjem u posao, zahtjevima, rokovima, obnovama i komunikacijom.
Da. Čak i za jednu osobu, CRM održava zahtjeve za dokumentima, ponavljajući posao i povijest klijenata organiziranima te olakšava rast bez gubljenja kontrole.
Obično je bolje osjetljive financijske datoteke čuvati u sigurnom portalu za dokumente, a CRM upotrebljavati za praćenje onoga što je zatraženo i primljeno. Slijedite lokalna profesionalna pravila i pravila o zaštiti podataka.
Povežite povezana poduzeća i pojedince u jedan zapis kućanstva ili grupe te odvojeno pratite angažmane i rokove svakog subjekta.
Idealno u mirnijem razdoblju, nekoliko mjeseci prije najprometnije sezone, kako bi se predlošci i podsjetnici testirali prije nego što započne gužva.
Zaključak
CRM za računovodstveni ured neće samostalno izraditi niti jednu poreznu prijavu, ali pomaže vašem timu da dosljedno uvodi klijente u posao, prikuplja dokumente bez beskonačnog požurivanja i vidi svaki rok prije nego što postane hitan. Započnite s predlošcima za uvođenje i zahtjeve za dokumente, a zatim dodajte ponavljajuće angažmane i preglede obnova kada se tim prilagodi.
.jpg)
