CRM til revisionsfirmaer: Onboarding, dokumenter og skattefrister

Et CRM til revisions- og bogføringsvirksomheder hjælper revisorer, bogholdere og skatterådgivere med at samle klientonboarding, dokumentanmodninger, opgavefrister og kommunikation ét sted, så skattesæsonen forløber efter en plan i stedet for i panik. I stedet for at jage manglende bilag via e-mail, spore frister i et regneark og forlade sig på én partners hukommelse for hver klients historik, kan dit team se, hvilke klienter der stadig skylder dokumenter, hvilke årsopgørelser og indberetninger der skal afleveres i denne uge, og hvilke aftaler der står til fornyelse. Denne guide er til ejere, partnere og ledere af små og mellemstore revisions- og bogføringsvirksomheder, der ønsker en smidigere onboarding, færre hovsa-løsninger i sidste øjeblik og længerevarende klientrelationer.

Vigtigste pointer

• Et CRM til revisionsvirksomheder samler klientoplysninger, opgaver, dokumentanmodninger, frister og korrespondance på én profil.
• En gentagelig klientonboarding-proces gør nye klienter klar til samarbejdet hurtigere og med færre e-mails frem og tilbage.
• Automatiske påmindelser om dokumentindsamling reducerer tiden, der bruges på at rykke for papirer inden skattefrister.
• Tilbagevendende opgaver som månedligt bogholderi, lønkørsel og årsregnskaber bliver forudsigelige, når hver enkelt opgave har en ansvarlig og en tidsfrist.
• CRM-systemet styrer relationen; dit regnskabs-, skatte- og dokumentprogram opbevarer stadig de finansielle data.

Hvad er et CRM til revisions- og bogføringsvirksomheder?

Et CRM til revisions- og bogføringsvirksomheder er software, der håndterer relationssiden af en virksomhed: emner, tilbud, aftalebreve, onboarding-tjeklister, dokumentanmodninger, frister, tilbagevendende arbejde, fornyelser og klientkommunikation. Det fungerer ved siden af dit regnskabsprogram, skatteprogram og dokumentportal. De værktøjer tager sig af tallene og filerne; CRM-systemet sørger for, at den rette person beder den rette klient om det rette på det rette tidspunkt.

Mange virksomheder vokser på deres ry og anbefalinger, men oplever derefter, at måden, de holder styr på klienterne på, ikke længere fungerer. En partner gemmer noter i e-mails, en yngre medarbejder har et regneark med frister, og ingen har det fulde overblik over, hvem der venter på hvad. Et CRM giver hele teamet et samlet, fælles overblik.

Hvor revisions- og bogføringsvirksomheder spilder tid og mister klienter

Onboarding er forskellig hver gang

Uden en fast proces får hver ny klient en lidt forskellig række e-mails, formularer og anmodninger. Trin bliver sprunget over, aftalebreve ligger uunderskrevne hen, og det første arbejde kommer for sent i gang.

Dokumentindsamling æder kalenderen

Kontoudskrifter, bilag, lønrapporter og skattepapirer ankommer sjældent på én gang. At rykke manuelt for dem tager timer, som burde bruges på reelt regnskabsarbejde.

Skatte- og regnskabsfrister hober sig op

Når frister ligger i individuelle kalendere eller regneark, er det svært at gennemskue arbejdsbyrden på tværs af virksomheden og opdage, hvilke klienter der risikerer at overskride en indberetningsfrist.

Relationer afhænger af én enkelt person

Klienter sætter pris på kontinuitet. Hvis en nøglemedarbejder stopper eller er fraværende, forsvinder historikken om, hvad der er drøftet og aftalt, ofte sammen med vedkommende.

Klient- og opgave-pipelinen for revisorer og bogholdere

En pipeline gør hver klients status synlig. Her er et vejledende opsætningseksempel, du kan tilpasse dine ydelser, med ét flow for nye klienter og et andet for tilbagevendende opgaver:

For mere information om udformning af faser, se denne guide til CRM-salgspipelinen.

Klientonboarding for revisorer og bogholdere

En stærk onboarding-proces sætter tonen for hele relationen. Gør den til en tjeklisteskabelon i CRM-systemet, så hver ny klient får den samme oplevelse: underskrevet aftalebrev, identitets- og virksomhedsverifikation (hvor påkrævet), adgang til regnskabssystemer, tidligere årsopgørelser/årsregnskaber samt et opstartsmøde. Hvert trin bliver til en opgave med en ansvarlig og en tidsfrist.

Hold klienten informeret undervejs. En kort meddelelse, når hver fase er afsluttet, beroliger klienterne om, at arbejdet skrider frem, og reducerer antallet af "ville lige høre"-e-mails til dit team.

Dokumentindsamling, der kører af sig selv

Dokumentanmodninger er der, hvor de fleste virksomheder spilder mest tid. Opret anmodningsskabeloner for hver opgavetype – såsom personlig årsopgørelse, årsafslutning for mindre virksomheder eller månedligt bogholderi – og knyt dem til klientprofilen med en tidsfrist. CRM-systemet sender derefter venlige påmindelser, indtil anmodningen markeres som fuldført.

Kopierbar sekvens til dokumentanmodninger

1. Når anmodningen oprettes: "Hej [Name], for at forberede din [service] skal vi bruge nedenstående materiale senest [date]. Upload det via [portal] eller svar på denne meddelelse."
2. En uge før forfaldsdatoen: "En venlig påmindelse om, at vi stadig venter på [manglende elementer]. Alt andet er modtaget, tak."
3. På forfaldsdatoen: "I dag er den dato, vi aftalte for dine dokumenter. Hvis noget er forsinket, så lad os det vide, så vi kan planlægge ud fra det."
4. Efter forfaldsdatoen: "Vi har endnu ikke modtaget [manglende elementer]. For at overholde indberetningsfristen [deadline] skal vi bruge dem senest [date]."

Opbevar selve filerne i din sikre dokumentportal, og brug CRM'et til at spore, hvad der blev anmodet om, hvad der er modtaget, og hvad der stadig mangler. Sekvenser som denne er en god anvendelse af CRM-automatisering.

Skatteprægede frister og tilbagevendende opgaver

De fleste virksomheder har to typer arbejde: sæsonmæssige spidser, såsom årsregnskaber, og faste tilbagevendende opgaver, såsom månedlig bogføring, lønkørsel, kvartalsvise indberetninger og ledelsesrapporter. Giv hver opgave en ansvarlig, en intern forfaldsdato, der ligger i god tid før den officielle frist, og en gentagelsesregel, så den næste periode oprettes automatisk.

Et frist-dashboard grupperet efter uge og efter revisor viser, hvor arbejdsbyrden er tung, og hvilke kunder der endnu ikke har sendt dokumenter. Det giver ledere mulighed for at omfordele arbejdet i tide i stedet for at opdage problemer i de sidste par dage. Fornyelsesdatoer for årlige opgaver hører til på den samme kalender, så du kan gennemgå omfang og honorarer, før det næste år starter.

Sådan opsætter du et CRM til din revisionsvirksomhed: trin for trin

1. Oplist dine ydelser og opgavetyper. Skat, bogføring, løn, rådgivning og revisionsbistand har hver brug for deres egen tjekliste og frister.
2. Design kundekortet. Kontaktoplysninger, virksomhedsform, regnskabsårsafslutning, ydelser, ansvarlig revisor, vigtige datoer og kommunikationspræferencer.
3. Importer eksisterende kunder. Ryd op i duplikater og ret virksomhedsnavne først. Denne guide til migrering fra Excel til CRM kan hjælpe.
4. Byg skabeloner til onboarding og dokumentanmodninger. Én skabelon pr. opgavetype med opgaver og påmindelser.
5. Opsæt tilbagevendende opgaver. Ansvarlig, intern forfaldsdato og gentagelse for enhver fast ydelse.
6. Forbind kommunikation. Log e-mails og opkald på kundekortet, så historikken forbliver i virksomheden.
7. Angiv roller og adgang. Partnere, revisorer og administrativt personale ser kun det, de har brug for.
8. Evaluer efter hver højsæson. Se på forsinkede dokumenter, overskredne interne datoer og arbejdsbyrde, og tilpas derefter skabelonerne.

Følg denne CRM-implementeringsplan for en struktureret udrulning.

Illustrativt eksempel: en mindre virksomhed, der skaber ro i skattesæsonen

Dette er et hypotetisk scenario, ikke data fra en reel virksomhed eller et garanteret resultat.

Forestil dig en revisionsvirksomhed med to partnere, fire revisorer og en administrator. Hvert år bruges ugerne op til den primære indberetningsfrist på at jagte dokumenter via e-mail. Efter opsætning af et CRM gælder det for virksomheden, at den:

• Åbner dokumentanmodninger for hver kunde ved sæsonens start med automatiske påmindelser.
• Ser på ét dashboard, hvilke kunder der er færdige, delvist færdige eller intet har sendt.
• Tildeler udførende og kontrollanter med interne forfaldsdatoer i god tid før den officielle frist.
• Bruger de mere stille måneder til at gennemgå fornyelser og tilbyde rådgivningsydelser til eksisterende kunder.

Teamet bruger mindre tid på at bede om papirarbejde og mere tid på det arbejde, kunderne reelt betaler for.

Sådan gør du det i LUA CRM

Kundeprofiler

Saml kontakter, virksomhedsoplysninger, opgaver, vigtige datoer og samtaler på ét kundekort.

Pipelines og opgaver

Kør pipelines for nye kunder, onboarding og opgaver med opgaver tildelt udførende og kontrollanter.

Automatiseringer

Send automatisk velkomstmails, dokumentpåmindelser, fristadvarsler og fornyelsesopgaver.

Roller og rapporter

Styr adgang efter rolle, og spor udestående dokumenter, kommende frister og arbejdsbyrde pr. revisor på dashboards.

Vil du have en mere rolig skattesæson? Prøv LUA CRM, og se, hvordan det passer til din revisions- eller bogføringsvirksomhed.

Nøgletal, du bør spore

Onboardingtid

Dage fra underskrevet aftale til fuldført onboarding, i gennemsnit på tværs af nye kunder.

Dokumenter til tiden

Anmodninger fuldført inden forfaldsdatoen ÷ alle anmodninger åbnet i perioden.

Interne frister overholdt

Opgaver færdiggjort inden deres interne forfaldsdato ÷ alle forfaldne opgaver.

Kundefornyelsesrate

Opgaver fornyet ÷ opgaver til fornyelse.

Se disse CRM-KPI'er for flere idéer til måling.

Ofte stillede spørgsmål

Konklusion

Et CRM til revisionsfirmaer udarbejder ikke en eneste selvangivelse, men det hjælper dit team med at onboarde klienter ensartet, indsamle dokumenter uden uendelig rykning og se enhver deadline, før den bliver hastende. Start med skabeloner til onboarding og dokumentanmodninger, og tilføj derefter tilbagevendende opgaver og fornyelsesgennemgange, når teamet er fortroligt med det.