یک CRM موسسه حسابداری به حسابداران، دفترداران و موسسات مالیاتی کمک می‌کند تا فرایند آنبوردینگ مشتری، درخواست‌های مدارک، مهلت‌های قرارداد و ارتباطات را در یک جا نگهداری کنند، به‌طوری که فصل مالیاتی بر اساس برنامه‌ریزی پیش برود نه سردرگمی و شتاب‌زدگی. به جای پیگیری رسیدهای مفقودشده از طریق ایمیل، پیگیری مهلت‌ها در جدول اکسل و اتکا به حافظه یک شریک برای سوابق هر مشتری، تیم شما می‌بیند کدام مشتریان هنوز مدارکی بدهکارند، کدام اظهارنامه‌ها این هفته مهلت دارند و کدام قراردادها زمان تمدیدشان رسیده است. این راهنما برای مالکان، شرکا و مدیران موسسات حسابداری و دفترداری کوچک و متوسط است که خواهان آنبوردینگ روان‌تر، شتاب‌زدگی‌های کمتر در لحظات آخر و روابط طولانی‌تر با مشتریان هستند.
نکات کلیدی
- یک CRM موسسه حسابداری، جزئیات مشتری، قراردادها، درخواست‌های مدارک، مهلت‌ها و گفت‌وگوها را در یک پروفایل متصل می‌سازد.
- یک فرایند آنبوردینگ قابل تکرار مشتری باعث می‌شود مشتریان جدید سریعتر و با ایمیل‌های رفت‌وبرگشتی کمتر آماده همکاری با شما شوند.
- یادآوری‌های خودکار جمع‌آوری مدارک، زمان صرف‌شده برای پیگیری مدارک کاغذی را قبل از مهلت‌های مالیاتی کاهش می‌دهد.
- قراردادهای دوره‌ای مانند دفترداری ماهانه، حقوق و دستمزد و اظهارنامه‌های سالانه زمانی پیش‌بینی‌پذیر می‌شوند که هرکدام دارای یک مسؤول و تاریخ سررسید باشند.
- سیستم CRM رابطه با مشتری را مدیریت می‌کند؛ در حالی که نرم‌افزارهای حسابداری، مالیاتی و اسناد شما همچنان دفاتر و سوابق مالی را نگه می‌دارند.
CRM موسسه حسابداری چیست؟
نرم‌افزار CRM موسسه حسابداری، ابزاری است که جنبه‌های ارتباطی یک موسسه حسابداری را مدیریت می‌کند: سرنخ‌ها، پیشنهادات قیمت (پروپوزال‌ها)، قراردادها و موافقت‌نامه‌ها، چک‌لیست‌های آنبوردینگ، درخواست‌های مدارک، مهلت‌ها، کارهای دوره‌ای، تمدیدها و ارتباطات با مشتری. این نرم‌افزار در کنار دفتر کل حسابداری، نرم‌افزار آماده‌سازی مالیاتی و پورتال اسناد شما قرار می‌گیرد. آن ابزارها اعداد و فایل‌ها را مدیریت می‌کنند؛ و CRM اطمینان حاصل می‌کند که فرد مناسب در زمان مناسب، درخواست مناسب را از مشتری مناسب داشته باشد.
بسیاری از موسسات بر اساس اعتبار و ارجاع مشتریان رشد می‌کنند، اما در ادامه متوجه می‌شوند روشی که برای پیگیری مشتریان دارند دیگر کارساز نیست. یک شریک یادداشت‌ها را در ایمیل نگه می‌دارد، یک حسابدار تازه‌کار جدولی از مهلت‌ها دارد و هیچ‌کس تصویر کاملی از این که چه کسی منتظر چه چیزی است ندارد. یک CRM به کل تیم یک نمای مشترک و یکپارچه می‌دهد.
موسسات حسابداری در چه بخش‌هایی زمان و مشتریان خود را از دست می‌دهند؟
فرایند آنبوردینگ هر بار متفاوت است
بدون یک فرایند استاندارد، هر مشتری جدید مجموعه متفاوتی از ایمیل‌ها، فرم‌ها و درخواست‌ها را دریافت می‌کند. مراحل نادیده گرفته می‌شوند، قراردادها امضانشده باقی می‌مانند و اولین پروژه با تاخیر شروع می‌شود.
جمع‌آوری مدارک زمان تقویم کاری شما را می‌بلدد
صورت‌حساب‌های بانکی، رسیدها، گزارش‌های حقوق و دستمزد و فرم‌های مالیاتی به‌ندرت یک‌جا به دست شما می‌رسند. پیگیری دستی آن‌ها ساعت‌ها زمان می‌برد؛ زمانی که باید صرف کارهای واقعی حسابداری شود.
مهلت‌های فصل مالیاتی انباشته می‌شوند
وقتی مهلت‌ها در تقویم‌های شخصی یا جداول اکسل نگهداری می‌شوند، مشاهده حجم کاری در کل موسسه و تشخیص این که کدام مشتریان در معرض خطر از دست دادن مهلت ارسال هستند دشوار می‌شود.
روابط به یک شخص وابسته است
مشتریان برای تداوم ارتباط ارزش قائل هستند. اگر یک حسابدار کلیدی موسسه را ترک کند یا در مرخصی باشد، تاریخچه آنچه بحث و قول داده شده بود اغلب همراه او می‌رود.
قیف (پایپ‌لاین) مشتریان و قراردادهای حسابداری
یک پایپ‌لاین وضعیت هر مشتری را شفاف می‌سازد. در ادامه یک نمونه ساختار آورده شده است که می‌توانید آن را متناسب با خدمات خود تنظیم کنید؛ با یک جریان برای مشتریان جدید و جریانی دیگر برای قراردادهای دوره‌ای:
| مرحله | آنچه باید ثبت شود | نمونه اتوماسیون |
|---|---|---|
| استعلام جدید | نام، نوع کسب‌وکار، خدمات مورد نیاز، منبع، ارجاع‌دهنده | ایمیل تایید و یک وظیفه برای زمان‌بندی تماس ارزیابی اولیه |
| ارسال پروپوزال | دامنه کار، هزینه، نوع قرارداد، تاریخ اعتبار | پیگیری در صورت عدم دریافت پاسخ پس از چند روز |
| امضای قرارداد | نامه امضاشده، تاریخ شروع، حسابدار مسؤول | ایمیل خوش‌آمدگویی همراه با چک‌لیست آنبوردینگ |
| آنبوردینگ | اظهارنامه‌های سال‌های قبل، دسترسی به سیستم‌ها، مجوزها | وظایف برای هر مرحله آنبوردینگ و یادآوری‌ها به مشتری |
| مدارک درخواست‌شده | لیست موارد، تاریخ سررسید، موارد دریافت‌شده | یادآوری‌های خودکار تا زمان دریافت تمامی مدارک |
| در حال انجام و بررسی | تهیه‌کننده، بررسی‌کننده، مهلت داخلی | تحویل وظیفه از تهیه‌کننده به بررسی‌کننده |
| ارسال‌شده یا تحویل داده‌شده | تاریخ ارسال، مهلت دوره بعدی | پیام تحویل و زمان‌بندی قرارداد بعدی |
برای اطلاعات بیشتر درباره طراحی مراحل، این راهنمای پایپ‌لاین فروش CRM را ببینید.
آنبوردینگ مشتری برای حسابداران
یک فرایند آنبوردینگ قوی، مسیر کلی رابطه را شکل می‌دهد. آن را به یک قالب چک‌لیست در CRM تبدیل کنید تا هر مشتری جدید تجربه یکسانی داشته باشد: قرارداد امضاشده، احراز هویت و تایید کسب‌وکار در صورت نیاز، دسترسی به سیستم‌های حسابداری، اظهارنامه‌ها و صورت‌های مالی قبلی، و جلسه شروع پروژه. هر مرحله تبدیل به یک وظیفه با یک مسؤول و تاریخ سررسید می‌شود.
مشتری را در طول مسیر در جریان بگذارید. یک پیام کوتاه هنگام تکمیل هر مرحله به مشتریان اطمینان می‌دهد که کار در حال پیشرفت است و ایمیل‌های پیگیری مداوم به تیم شما را کاهش می‌دهد.
جمع‌آوری مدارک حسابداری که به صورت خودکار انجام می‌شود
درخواست مدارک جایی است که اکثر موسسات بیشترین زمان را در آن تلف می‌کنند. برای هر نوع قرارداد، مانند اظهارنامه مالیات بر درآمد شخصی سالانه، پایان سال مالی کسب‌وکارهای کوچک یا دفترداری ماهانه، قالب‌های درخواست ایجاد کنید و آن‌ها را با تاریخ سررسید به پرونده مشتری متصل نمایید. سپس CRM تا زمان علامت‌گذاری درخواست به‌عنوان تکمیل‌شده، یادآوری‌های محترمانه‌ای ارسال می‌کند.
سلسله‌مراتب قابل کپی درخواست مدارک
- هنگام باز شدن درخواست: «سلام [Name]، برای آماده‌سازی [service] شما، تا تاریخ [date] به موارد زیر نیاز داریم. لطفاً آن‌ها را از طریق [portal] آپلود کرده یا به این پیام پاسخ دهید.»
- یک هفته قبل از تاریخ سررسید: «یک یادآوری دوستانه که ما همچنان منتظر [موارد مفقوده] هستیم. مابقی موارد دریافت شده است، با تشکر.»
- در روز سررسید: «امروز تاریخی است که برای ارسال مدارکتان توافق کرده بودیم. اگر تحویل چیزی به تأخیر افتاده است، به ما اطلاع دهید تا بتوانیم بر اساس آن برنامه‌ریزی کنیم.»
- بعد از تاریخ سررسید: «ما هنوز [موارد مفقوده] را دریافت نکرده‌ایم. برای رعایت تاریخ بایگانی [مهلت قانونی]، باید آن‌ها را تا [تاریخ] داشته باشیم.»
خود فایل‌ها را در پورتال امن اسناد خود نگه دارید و از CRM برای پیگیری موارد درخواستی، دریافت‌شده و مفقودی استفاده کنید. توالی‌هایی از این دست، نمونه کارآمدی از کاربرد اتوماسیون CRM هستند.
مهلت‌های زمانی فصل مالیاتی و تعهدات دوره‌ای
اکثر موسسات دو نوع کار دارند: اوج‌های فصلی مانند اظهارنامه‌های سالانه، و تعهدات مستمر و دوره‌ای مانند دفترداری ماهانه، حقوق و دستمزد، بایگانی‌های سه ماهه و گزارش‌های مدیریتی. برای هر پروژه یا تعهد، یک مسئول، یک مهلت سررسید داخلی (که به اندازه کافی قبل از مهلت رسمی باشد) و یک قاعده تکرار تعیین کنید تا دوره بعدی به صورت خودکار ایجاد شود.
یک داشبورد مهلت‌های زمانی که بر اساس هفته و حسابدار دسته‌بندی شده باشد، نشان می‌دهد حجم کاری در کجا سنگین است و کدام مشتریان هنوز مدارک را ارسال نکرده‌اند. این امر به مدیران اجازه می‌دهد به جای مواجهه با مشکلات در روزهای پایانی، کارها را زودتر بازتوزیع و متعادل کنند. تاریخ‌های تمدید تعهدات سالانه نیز باید در همان تقویم باشد تا بتوانید قبل از شروع سال آینده، دامنه خدمات و هزینه‌ها را بررسی کنید.
نحوه راه‌اندازی CRM برای موسسه حسابداری: گام به گام
- فهرست خدمات و انواع تعهدات خود را تهیه کنید. خدمات مالیاتی، دفترداری، حقوق و دستمزد، مشاوره و پشتیبانی حسابرسی هر کدام به چک‌لیست و مهلت‌های زمانی اختصاصی خود نیاز دارند.
- کارت مشتری را طراحی کنید. اطلاعات تماس، نوع شخصیت حقوقی/حقیقی، پایان سال مالی، خدمات، حسابدار مسئول، تاریخ‌های کلیدی و ترجیحات ارتباطی.
- مشتریان فعلی را وارد کنید. ابتدا موارد تکراری را پاکسازی کرده و نام‌های تجاری را اصلاح کنید. این راهنمای مهاجرت از اکسل به CRM می‌تواند به شما کمک کند.
- الگوهای آنبوردینگ (پذیرش) و درخواست اسناد را بسازید. برای هر نوع تعهد یک الگو همراه با وظایف و یادآوری‌ها ایجاد کنید.
- تعهدات دوره‌ای را تنظیم کنید. برای هر خدمت منظم، مسئول، تاریخ سررسید داخلی و تکرارپذیری تعیین کنید.
- ارتباطات را متصل کنید. ایمیل‌ها و تماس‌ها را در پرونده مشتری ثبت کنید تا سوابق در موسسه باقی بماند.
- نقش‌ها و دسترسی‌ها را تعیین کنید. شرکا، حسابداران و کادر اداری فقط آنچه را که نیاز دارند می‌بینند.
- بعد از هر فصل کاری شلوغ، عملکرد را بررسی کنید. مدارک تاخیرخورده، تواریخ سررسید داخلی از دست‌رفته و حجم کاری را بررسی کرده و سپس الگوها را تنظیم مجدد کنید.
برای پیاده‌سازی ساختاریافته، این برنامه پیاده‌سازی CRM را دنبال کنید.
نمونه کاربردی: موسسه کوچکی که فصل مالیاتی را آرام و بی‌دغدغه می‌کند
این یک سناریوی فرضی است، نه داده‌های یک موسسه واقعی یا یک نتیجه تضمین‌شده.
موسسه حسابداری با دو شریک، چهار حسابدار و یک مدیر اداری را تصور کنید. هر ساله، هفته‌های قبل از مهلت اصلی بایگانی به پیگیری ایمیلی مدارک می‌گذرد. پس از راه‌اندازی CRM، این موسسه:
- در ابتدای فصل، درخواست‌های اسناد را برای هر مشتری همراه با یادآوری‌های خودکار فعال می‌کند.
- در یک داشبورد مشاهده می‌کند که کدام مشتریان اطلاعات کامل، ناقص ارائه کرده‌اند یا هیچ چیزی نفرستاده‌اند.
- تنظیم‌کنندگان و بررسی‌کنندگان را با تواریخ سررسید داخلی کاملاً پیش از مهلت رسمی تعیین می‌کند.
- از ماه‌های خلوت‌تر برای بررسی تمدیدها و ارائه خدمات مشاوره به مشتریان فعلی استفاده می‌کند.
تیم زمان کمتری را صرف درخواست مدارک و زمان بیشتری را صرف کاری می‌کند که مشتریان واقعاً بابت آن هزینه می‌پردازند.
چگونه این کار را در LUA CRM انجام دهیم
پروفایل مشتریان
اطلاعات تماس، جزئیات حقوقی/حقیقی، تعهدات، تاریخ‌های کلیدی و گفتگوها را در یک کارت مشتری نگه دارید.
پایپ‌لاین‌ها و وظایف
پایپ‌لاین‌های مشتری جدید، آنبوردینگ و تعهدات را اجرا کنید، در حالی که وظایف به تنظیم‌کنندگان و بررسی‌کنندگان محول شده است.
اتوماسیون‌ها
ایمیل‌های خوش‌آمدگویی، یادآوری اسناد، هشدارهای مهلت زمانی و وظایف تمدید را به صورت خودکار ارسال کنید.
نقش‌ها و گزارش‌ها
دسترسی‌ها را بر اساس نقش کنترل کنید و اسناد معوق، مهلت‌های زمانی پیش‌رو و حجم کاری هر حسابدار را در داشبوردها پیگیری نمایید.
فصل مالیاتی آرام‌تری می‌خواهید؟ LUA CRM را امتحان کنید و ببینید چگونه با کسب‌وکار حسابداری شما مطابقت دارد.
معیارهایی که باید پیگیری شوند
زمان آنبوردینگ (پذیرش)
تعداد روزهای سپری‌شده از امضای قرارداد تعهد تا تکمیل آنبوردینگ، میانگین گرفته‌شده در میان مشتریان جدید.
تحویل به موقع اسناد
درخواست‌های تکمیل‌شده تا تاریخ سررسید ÷ کل درخواست‌های ایجادشده در آن دوره.
رعایت مهلت‌های داخلی
تعهدات به پایان رسیده تا تاریخ سررسید داخلی ÷ کل تعهدات دارای سررسید.
نرخ تمدید مشتریان
تعهدات تمدیدشده ÷ تعهدات آماده تمدید.
برای ایده‌های بیشتر در زمینه اندازه‌گیری، این KPIهای CRM را مشاهده کنید.
سوالات متداول
خیر. ابزارهای حسابداری، مالیاتی و اسناد شما، سوابق مالی و فایل‌ها را نگهداری می‌کنند. یک CRM ارتباطات را مدیریت می‌کند: آنبوردینگ، درخواست‌ها، مهلت‌های زمانی، تمدیدها و تعاملات.
بله. حتی برای یک نفر، CRM درخواست‌های اسناد، کارهای دوره‌ای و تاریخچه مشتری را منظم نگه می‌دارد و رشد کسب‌وکار را بدون از دست دادن کنترل ساده‌تر می‌سازد.
معمولاً بهتر است فایل‌های مالی حساس را در یک پورتال امن اسناد نگه دارید و از CRM برای پیگیری موارد درخواستی و دریافتی استفاده کنید. قوانین حرفه‌ای و حفاظت از داده‌های محلی خود را رعایت کنید.
شرکت‌ها و افراد مرتبط را به یک پرونده گروهی پیوند دهید و تعهدات کاری و مهلت‌های هر مجموعه را به‌طور جداگانه پیگیری کنید.
ترجیحاً در یک بازه زمانی خلوت‌تر، چند ماه قبل از شلوغ‌ترین فصل کاری شما، تا قالب‌ها و یادآوری‌ها پیش از شروع شلوغی آزمایش شوند.
نتیجه‌گیری
یک CRM مخصوص موسسات حسابداری حتی یک اظهارنامه مالیاتی هم تنظیم نمی‌کند، اما به تیم شما کمک می‌کند مشتریان جدید را به شکلی یکدست پذیرش کند، مدارک را بدون پیگیری‌های مداوم جمع‌آوری نماید و هر مهلت کاری را پیش از اضطراری شدن مشاهده کند. کار را با قالب‌های پذیرش و درخواست مدارک آغاز کنید، سپس هنگامی که تیم با سیستم راحت شد، تعهدات دوره‌ای و بررسی‌های تمدید را اضافه کنید.
.jpg)
