Бухгалтерлік фирмаларға арналған CRM бухгалтерлерге, есеп жүргізуші мамандарға және салық тәжірибелеріне клиенттерді қосу, құжат сұраулары, қызмет көрсету мерзімдері мен қарым-қатынасты бір жерде сақтауға көмектеседі, бұл салық маусымын дүрбелеңсіз, жоспар бойынша өткізуге мүмкіндік береді. Электрондық пошта арқылы жетіспейтін чектерді іздеудің, электрондық кестеде мерзімдерді бақылаудың және әр клиенттің тарихы бойынша бір серіктестің есте сақтау қабілетіне сүйенудің орнына, сіздің ұжым қай клиенттердің әлі де құжат тапсырмағанын, қай есептердің осы аптада тапсырылуы керектігін және қай келісімшарттарды ұзарту қажеттігін көреді. Бұл нұсқаулық клиенттерді оңайырақ қосуды, соңғы сәттегі қарбаласты азайтуды және клиенттермен ұзақ мерзімді қарым-қатынас орнатуды қалайтын шағын және орта бухгалтерлік фирмалардың иелеріне, серіктестеріне және практика менеджерлеріне арналған.
Негізгі түйіндер
- Бухгалтерлік фирма CRM-і клиент мәліметтерін, келісімшарттарды, құжат сұрауларын, мерзімдерді және жазысқан хаттарды бір профильде біріктіреді.
- Жүйелі түрде қайталанатын клиенттерді қосу (онбординг) процесі жаңа клиенттерді сізбен жұмыс істеуге тезірек әрі артық хат алысусыз дайындайды.
- Құжат жинауға арналған автоматты ескертпелер салық тапсыру мерзімдері алдында қағаздарды іздеуге кететін уақытты азайтады.
- Ай сайынғы бухгалтерлік есеп, жалақы және жылдық есептер сияқты қайталанатын міндеттердің әрқайсысының жауапты орындаушысы мен орындау мерзімі болғанда, олар болжамды әрі реттелген болады.
- CRM қарым-қатынасты басқарады; ал бухгалтерлік, салықтық және құжаттамалық бағдарламалық жасақтамаңыз қаржылық жазбаларды бұрынғыша сақтайды.
Бухгалтерлік фирмаға арналған CRM деген не?
Бухгалтерлік фирмаға арналған CRM — бұл бухгалтерлік практиканың қарым-қатынас жағын басқаратын бағдарламалық жасақтама: әлеуетті клиенттер, ұсыныстар, келісімшарт-хаттар, онбординг бақылау тізімдері, құжат сұраулары, орындау мерзімдері, қайталанатын жұмыстар, келісімшартты ұзарту және клиенттермен қарым-қатынас. Ол сіздің бухгалтерлік есеп кітабыңыздың, салықты дайындау бағдарламасының және құжат порталыңыздың қасында жұмыс істейді. Ол құралдар сандар мен файлдармен айналысады; ал CRM тиісті маманның тиісті клиенттен қажетті нәрсені дұрыс уақытта сұрауын қамтамасыз етеді.
Көптеген фирмалар бедел мен ұсыныстар арқылы өседі, бірақ кейін клиенттерді бақылау тәсілі тиімсіз болып қалғанын түсінеді. Серіктес жазбаларды электрондық поштада сақтайды, кіші маман орындау мерзімдерінің кестесін жүргізеді және ешкімде кімнің нені күтіп отырғаны туралы толық көрініс болмайды. CRM бүкіл ұжымға бірлескен ортақ көрініс береді.
Бухгалтерлік фирмалар уақыт пен клиенттерді қай жерде жоғалтады
Онбординг әр уақытта әртүрлі өтеді
Стандартты процесс болмаса, әрбір жаңа клиент сәл өзгеше хаттар топтамасын, формалар мен сұрауларды алады. Қадамдар өтіп кетеді, келісімшарт-хаттар қол қойылмай күтіп тұрады және алғашқы жұмыс кешігіп басталады.
Құжаттарды жинау уақытты алады
Банк үзінділері, чектер, жалақы есептері және салық формалары сирек бір сәтте түседі. Оларды қолмен сұрап, жинау нақты бухгалтерлік жұмысқа жұмсалуы тиіс сағаттарды алады.
Салық маусымының мерзімдері жиналып қалады
Орындау мерзімдері жеке күнтізбелерде немесе электрондық кестелерде сақталғанда, бүкіл фирма бойынша жұмыс жүктемесін көру және қай клиенттердің есеп тапсыру мерзімін өткізіп алу қаупі бар екенін байқау қиынға соғады.
Қарым-қатынас бір адамға байланысты болады
Клиенттер сабақтастықты жоғары бағалайды. Егер негізгі бухгалтер жұмыстан кетсе немесе демалыста болса, не талқыланғаны және не уәде етілгені туралы тарих көбіне сонымен бірге кетеді.
Бухгалтерлік клиенттер мен келісімшарттар воронкасы (пайплайны)
Воронка (пайплайн) әрбір клиенттің мәртебесін айқын көрсетеді. Төменде сіз өз қызметтеріңізге бейімдей алатын мысал ретіндегі баптау берілген, мұнда жаңа клиенттер үшін бір ағын, ал қайталанатын жұмыстар үшін екінші ағын қарастырылған:
| Кезең | Не жазу керек | Автоматтандыру мысалы |
|---|---|---|
| Жаңа сұраныс | Аты-жөні, бизнес түрі, қажетті қызметтер, дереккөз, ұсыныс жасаған адам | Хабарламаны растау және танысу қоңырауын жоспарлау тапсырмасы |
| Ұсыныс жіберілді | Жұмыс көлемі, құны, қызмет түрі, қолданылу мерзімі | Бірнеше күннен кейін жауап болмаса, бақылау хабарламасын жіберу |
| Келісімшартқа қол қойылды | Қол қойылған хат, басталу күні, жауапты бухгалтер | Онбординг бақылау тізімі бар сәлемдесу хаты |
| Онбординг | Өткен жылдардағы есептер, жүйелерге кіру рұқсаты, өкілеттіктер | Онбордингтің әрбір қадамы үшін тапсырмалар және клиентке ескертпелер |
| Құжаттар сұратылды | Құжаттар тізімі, тапсыру мерзімі, алынған құжаттар | Барлық құжаттар түскенге дейін автоматты ескертпелер |
| Орындалуда және тексерілуде | Орындаушы, тексеруші, ішкі орындау мерзімі | Тапсырманы орындаушыдан тексерушіге тапсыру |
| Тапсырылды немесе жеткізілді | Тапсырылған күні, келесі кезеңнің тапсыру мерзімі | Жеткізу туралы хабарлама және келесі қызметті жоспарлау |
Кезеңдерді жобалау туралы толығырақ ақпаратты CRM сату воронкасы туралы нұсқаулықтан қараңыз.
Бухгалтерлерге арналған клиенттік онбординг
Тиімді онбординг процесі барлық болашақ қарым-қатынастың бағытын айқындайды. Әрбір жаңа клиент бірдей қызмет сапасын алуы үшін оны CRM-де бақылау тізімінің үлгісіне айналдырыңыз: қол қойылған келісімшарт-хат, қажет болған жағдайда жеке басын және бизнесін растау, бухгалтерлік жүйелерге кіру рұқсаты, бұрынғы есептер мен қаржылық есептіліктер және алғашқы танысу қоңырауы. Әрбір қадам жауапты орындаушысы мен орындау мерзімі бар тапсырмаға айналады.
Жұмыс барысында клиентті құлағдар етіп отырыңыз. Әр кезең аяқталған кездегі қысқаша хабарлама клиенттерге жұмыстың жүріп жатқанын білдіріп, сіздің ұжымға келетін «жағдайды білейін деп едім» деген артық хаттарды азайтады.
Өздігінен жұмыс істейтін бухгалтерлік құжаттарды жинау
Құжат сұраулары — фирмалардың көбі ең көп уақыт жоғалтатын кезең. Жылдық жеке салық декларациясы, шағын бизнестің жылдық қорытындысы немесе ай сайынғы бухгалтерлік есеп сияқты қызметтердің әрбір түрі үшін сұрау үлгілерін жасап, оларды орындау мерзімімен бірге клиент картасына тіркеңіз. Содан кейін CRM сұрау орындалды деп белгіленгенге дейін сыпайы ескертпелер жіберіп отырады.
Көшіріп алуға арналған құжат сұрауларының жүйелілігі
- Сұрау ашылғанда: «Сәлеметсіз бе, [Аты-жөні], сіздің [қызмет] дайындау үшін бізге [күн] мерзіміне дейін төменде көрсетілген құжаттар қажет. Оларды [портал] арқылы жүктеңіз немесе осы хабарламаға жауап беріңіз.»
- Мерзімінен бір апта бұрын: «[жетіспейтін элементтерді] әлі күтіп жатқанымызды есіңізге саламыз. Қалғанының бәрі түсті, рақмет.»
- Мерзім күнінде: «Бүгін — құжаттарыңыз бойынша келісілген күн. Егер бірдеңе кешігіп жатса, жұмысты соған сәйкес жоспарлай алуымыз үшін бізге хабарлаңыз.»
- Мерзімі өткеннен кейін: «Біз [жетіспейтін элементтерді] әлі алған жоқпыз. [соңғы мерзім] тапсыру күніне үлгеру үшін, оларды бізге [күн] күніне дейін жіберуіңіз қажет.»
Файлдардың өзін қауіпсіз құжат порталында сақтаңыз және не сұралғанын, не түскенін және не әлі де жетіспейтінін бақылау үшін CRM жүйесін пайдаланыңыз. Мұндай дәйектіліктер — CRM автоматизациясын тиімді қолданудың жақсы мысалы.
Салық маусымының мерзімдері және қайталанатын міндеттемелер
Компаниялардың көбінде екі түрлі жұмыс болады: жылдық есептер сияқты маусымдық қарбаластар және ай сайынғы бухгалтерия, еңбекақы төлеу, тоқсандық есептер мен басқарушылық есептілік сияқты тұрақты қайталанатын міндеттемелер. Әрбір міндеттемеге жауапты орындаушыны, ресми мерзімнен бұрын аяқталатын ішкі мерзімді және келесі кезең автоматты түрде жасалуы үшін қайталану ережесін белгілеңіз.
Апталар мен бухгалтерлер бойынша топтастырылған мерзімдер дашборды қай жерде жүктеме жоғары екенін және қай клиенттер әлі құжаттарды жібермегенін көрсетеді. Бұл соңғы күндері проблемаларға тап болмай, менеджерлерге жүктемені ерте бастан қайта бөлуге мүмкіндік береді. Жылдық міндеттемелерді ұзарту күндерін де осы күнтізбеге енгізген жөн, сонда сіз келесі жыл басталғанға дейін жұмыс көлемі мен бағаларды қайта қарай аласыз.
Бухгалтерлік фирмаңыз үшін CRM-ді қалай баптауға болады: қадамдық нұсқаулық
- Қызметтеріңіз бен міндеттеме түрлерін тізімдеңіз. Салық, бухгалтерия, еңбекақы, консалтинг және аудиттік қолдаудың әрқайсысына өзінің чек-парағы мен мерзімдері қажет.
- Клиент карточкасын жобалаңыз. Байланыс деректері, заңды тұлға түрі, қаржылық жылдың аяқталуы, қызметтер, жауапты бухгалтер, негізгі күндер және байланыс арналары.
- Бұрыннан бар клиенттерді импорттаңыз. Алдымен дубликаттарды тазалап, компания атауларын түзетіңіз. Excel-ден CRM-ге көшу бойынша мына нұсқаулық көмектесе алады.
- Онбординг және құжат сұрау шаблондарын жасаңыз. Тапсырмалары мен ескертулері бар міндеттеме түріне сәйкес жеке шаблон.
- Қайталанатын міндеттемелерді баптаңыз. Әрбір тұрақты қызмет үшін жауапты тұлға, ішкі мерзім және қайталану жиілігі.
- Байланыс арналарын қосыңыз. Тарих фирмада сақталуы үшін электрондық пошталар мен қоңырауларды клиент карточкасында тіркеңіз.
- Рөлдер мен рұқсаттарды орнатыңыз. Серіктестер, бухгалтерлер және әкімшілік персонал тек өздеріне қажет нәрсені ғана көреді.
- Әрбір қарбалас маусымнан кейін талдау жасаңыз. Кешіктірілген құжаттарды, өткізіп алған ішкі мерзімдерді және жүктемені қарап шығып, шаблондарды түзетіңіз.
Жүйелі түрде енгізу үшін осы CRM енгізу жоспарын орындаңыз.
Көрнекі мысал: салық маусымын тыныш өткізген шағын фирма
Бұл гипотетикалық сценарий, нақты фирманың деректері немесе кепілдік берілген нәтиже емес.
Екі серіктесі, төрт бухгалтері және бір әкімшісі бар бухгалтерлік фирманы елестетіп өтіңіз. Жыл сайын есеп тапсырудың соңғы мерзіміне дейінгі апталар электрондық пошта арқылы құжаттарды жинаумен өтетін. CRM-ді баптағаннан кейін фирма:
- Маусым басында автоматты ескертулері бар құжат сұрауларын әрбір клиент үшін ашады.
- Қай клиенттердің толық, жартылай аяқтағанын немесе ештеңе жібермегенін бір дашбордтан көреді.
- Орындаушылар мен тексерушілерді ресми мерзімге дейін бұрын аяқталатын ішкі мерзімдермен тағайындайды.
- Серіктестіктерді ұзартуды қарастыру және бұрыннан бар клиенттерге консалтингтік қызметтерді ұсыну үшін тыныш айларды пайдаланады.
Команда құжаттарды сұрауға азырақ уақыт жұмсап, клиенттер нақты төлейтін жұмысқа көбірек уақыт бөледі.
LUA CRM-де бұны қалай жасауға болады
Клиент профильдері
Байланыстарды, заңды тұлға деректерін, міндеттемелерді, негізгі күндерді және жазысқан хаттарды бір клиент карточкасында сақтаңыз.
Воронкалар мен тапсырмалар
Орындаушылар мен тексерушілерге жүктелген тапсырмалары бар жаңа клиент, онбординг және міндеттемелер воронкаларын жүргізіңіз.
Автоматизациялар
Қош келдіңіз хаттарын, құжаттар туралы ескертулерді, мерзім туралы хабарландыруларды және ұзарту тапсырмаларын автоматты түрде жіберіңіз.
Рөлдер мен есептер
Рөлдер бойынша рұқсатты басқарыңыз және дашбордтарда әрбір бухгалтер бойынша тапсырылмаған құжаттарды, жақындап қалған мерзімдерді және жүктемені бақылаңыз.
Салық маусымын тыныш өткізгіңіз келе ме? LUA CRM-ді байқап көріңіз және оның бухгалтерлік тәжірибеңізге қалай сәйкес келетінін көріңіз.
Бақылауға арналған метрикалар
Онбординг уақыты
Келісімшартқа қол қойылғаннан онбординг аяқталғанға дейінгі күндер саны, жаңа клиенттер бойынша орташа көрсеткіш.
Құжаттардың уақытылы түсуі
Мерзімінде орындалған сұраулар ÷ осы кезеңде ашылған барлық сұраулар.
Орындалған ішкі мерзімдер
Ішкі мерзімінде аяқталған міндеттемелер ÷ орындалуы тиіс барлық міндеттемелер.
Клиенттерді ұзарту деңгейі
Ұзартылған міндеттемелер ÷ ұзартылуы тиіс міндеттемелер.
Өлшеу бойынша қосымша идеялар үшін осы CRM KPI көрсеткіштерін қараңыз.
Жиі қойылатын сұрақтар
Жоқ. Бухгалтерлік, салықтық және құжаттық құралдарыңыз қаржылық жазбалар мен файлдарды сақтайды. Ал CRM қарым-қатынасты басқарады: онбординг, сұраулар, мерзімдер, ұзартулар және байланыс.
Иә. Бір адам жұмыс істесе де, CRM құжат сұрауларын, қайталанатын жұмыстарды және клиенттер тарихын реттеп отырады, бұл бақылауды жоғалтпай бизнесті кеңейтуді жеңілдетеді.
Әдетте құпия қаржылық файлдарды қауіпсіз құжат порталында сақтап, CRM жүйесін не сұралғанын және не алынғанын бақылау үшін пайдаланған дұрысырақ. Жергілікті кәсіби және деректерді қорғау ережелерін сақтаңыз.
Байланысты компаниялар мен жеке тұлғаларды бір топтық немесе отбасылық жазбаға байланыстырыңыз және әрбір субъектінің міндеттемелері мен мерзімдерін бөлек бақылаңыз.
Ең дұрысы — ең қарбалас маусым басталғанға дейін бірнеше ай бұрын, тыныш кезеңде баптау, сонда қарбалас басталмай тұрып үлгілер мен еске салғыштар тексеріліп үлгереді.
Қорытынды
Бухгалтерлік фирманың CRM жүйесі бірде-бір декларацияны өздігінен дайындамайды, бірақ ол сіздің ұжымыңызға клиенттерді жүйелі түрде қосуға, құжаттарды үнемі соңынан түспей-ақ жинауға және әрбір соңғы мерзімді шұғыл болғанға дейін көруге көмектеседі. Алдымен клиенттерді қосу (онбординг) мен құжат сұрау үлгілерінен бастаңыз, ал ұжым үйренгеннен кейін қайталанатын жобалар мен келісімшартты ұзарту шолуларын қосыңыз.
.jpg)
