Useimmat yritykset eivät herää jonain päivänä ja päätä, että niiden sisäiset järjestelmät eivät enää toimi. Sen sijaan ne sopeutuvat hitaasti tehottomuuteen osana jokapäiväistä toimintaa. Se, mikä alkaa pieninä hankaluuksina, muuttuu vähitellen hyväksytyksi rutiiniksi. Tiimit löytävät kiertoteitä, johtajat tarkistavat tiedot manuaalisesti, ja tärkeitä tietoja jaetaan viestien, puheluiden tai muistin kautta järjestelmien sijaan.

Aluksi tämä tuntuu hallittavalta. Liiketoiminta kasvaa, asiakkaita tulee sisään ja työt saadaan tehtyä. Koska tulokset näkyvät edelleen pinnalla, taustalla olevat ongelmat pysyvät näkymättömissä. Ajan myötä nämä tehottomuudet alkavat kuitenkin vaikuttaa nopeuteen, selkeyteen ja luottamukseen päätöksenteossa.

Järjestelmien uloskasvaminen ei ole merkki epäonnistumisesta. Useimmissa tapauksissa se on merkki menestyksestä. Kasvu lisää luonnollisesti monimutkaisuutta. Todellinen riski on jatkaa toimintaa työkaluilla ja prosesseilla, jotka on suunniteltu paljon pienemmälle mittakaavalle.

Milloin tiedosta tulee pullonkaula

Yksi varhaisimmista merkeistä siitä, että järjestelmät eivät enää riitä, on vaikeus päästä käsiksi tietoihin. Dataa on olemassa, mutta se on hajallaan. Asiakastiedot voivat olla yhdessä paikassa, projektipäivitykset toisessa ja taloustiedot jossain muualla kokonaan.

Sen sijaan, että luotettaisiin yhteen totuuden lähteeseen, tiimit käyttävät aikaa tietojen etsimiseen, tarkistamiseen ja vahvistamiseen. Yksinkertaiset kysymykset edellyttävät useita tarkistuksia. Päätökset viivästyvät, ei siksi, että ne ovat monimutkaisia, vaan siksi, että niiden vastaamiseen tarvittavat tiedot ovat hajanaisia.

Kun tiedonhaku hidastuu liiketoiminnan kasvaessa, se on usein merkki siitä, että olemassa olevia työkaluja ei ole koskaan suunniteltu tukemaan integroituja toimintoja.

Milloin toiminnot ovat riippuvaisia yksilöistä järjestelmien sijaan

Toinen yleinen indikaattori on riippuvuus tietyistä ihmisistä. Tietyt työntekijät tietävät, missä tietoja säilytetään, miten prosessit todellisuudessa toimivat tai miten ongelmat ratkaistaan. Kun he ovat käytettävissä, kaikki etenee. Kun he eivät ole, edistyminen hidastuu.

Tämä luo piilevän operatiivisen riskin. Tietoa on olemassa, mutta sitä ei ole dokumentoitu tai systematisoitu. Sen sijaan, että se olisi upotettu prosesseihin, se elää ihmisten kokemuksessa.

Liiketoiminnan kasvaessa tästä riippuvuudesta tulee yhä vaarallisempaa. Kestävän toiminnan edellytyksenä ovat järjestelmät, jotka tarjoavat jatkuvuutta yksilön saatavuudesta riippumatta.

Milloin toiminta lisääntyy, mutta selkeys vähenee

Kasvu tuo usein mukanaan enemmän tehtäviä, enemmän projekteja ja enemmän sisäistä koordinointia. Ilman jäsenneltyjä työnkulkuja vastuu hämärtyy. Tiimit pysyvät kiireisinä, mutta tärkeitä toimia viivästytetään tai jätetään huomiotta.

Seuranta on riippuvainen muistutuksista prosessin sijaan. Vastuuvelvollisuutta on vaikea seurata. Johtajat käyttävät aikaa koordinointiin johtamisen sijaan.

Jos päivittäinen toiminta tuntuu intensiiviseltä, mutta edistyminen tuntuu hitaalta, se johtuu usein siitä, että järjestelmät eivät enää tarjoa riittävästi rakennetta.

Milloin taloudellinen näkemys jää todellisuuden jälkeen

Monet yritykset kokevat liikevaihdon kasvua kauan ennen kuin ne saavuttavat taloudellisen selkeyden. Luvut ovat saatavilla, mutta ne eivät vastaa todellista operatiivista suorituskykyä. Kustannuksia seurataan erillään toimituksesta, mikä vaikeuttaa kannattavuuden ymmärtämistä.

Taloudellisten raporttien laatiminen vie aikaa, ja ne kuvaavat usein mennyttä aikaa nykyhetken sijaan. Päätökset tehdään osittaisella näkyvyydellä, mikä lisää riskiä.

Kun taloudellinen näkemys laahaa liiketoiminnan toiminnan perässä, se on merkki toiminnan ja talouden välisestä yhteyden puutteesta, jota yksinkertaiset työkalut eivät voi ratkaista.

Milloin kasvu tuntuu stressaavalta luottavaisen sijaan

Kasvun pitäisi luoda mahdollisuuksia, ei ahdistusta. Kuitenkin, kun järjestelmät ovat vanhentuneita, jokainen uusi asiakas tai projekti lisää painetta. Tiimit kompensoivat tekemällä pidempiä työpäiviä sen sijaan, että työskentelisivät tehokkaammin.

Tämä lähestymistapa voi toimia väliaikaisesti, mutta se ei ole kestävää. Ilman parempia järjestelmiä kasvu vahvistaa monimutkaisuutta ja paljastaa rakenteellisia heikkouksia.

Jos skaalaus tuntuu jatkuvalta tulipalojen sammuttamiselta hallitun laajentumisen sijaan, se on selvä merkki siitä, että yritys on kasvanut ulos nykyisestä kokoonpanostaan.

Näiden merkkien merkityksen ymmärtäminen

Nämä signaalit eivät viittaa huonoon johtajuuteen tai heikkoihin tiimeihin. Ne osoittavat, että yritys on saavuttanut uuden kypsyysvaiheen. Järjestelmät, jotka aikoinaan tukivat toimintaa, eivät enää ole linjassa nykyisen todellisuuden kanssa.

Tämän hetken varhainen tunnistaminen antaa yrityksille mahdollisuuden toimia ennakoivasti. Sen sijaan, että reagoitaisiin kriiseihin, ne voivat suunnitella prosesseja uudelleen, keskittää tietoja ja ottaa käyttöön rakenteen ennen kuin kaaos ilmestyy.

Seuraava kasvuvaihe ei ole uusien työkalujen lisäämistä tai kovemmin työskentelyä. Kyse on järjestelmän rakentamisesta, joka vastaa liiketoiminnan mittakaavaa, monimutkaisuutta ja kunnianhimoa.