اکثر کسب‌وکارها یک روز از خواب بیدار نمی‌شوند و تصمیم نمی‌گیرند که سیستم‌های داخلی‌شان دیگر کارآمد نیستند. در عوض، آن‌ها به‌تدریج با ناکارآمدی‌ها به‌عنوان بخشی از عملیات روزمره سازگار می‌شوند. آنچه به‌عنوان ناراحتی‌های کوچک شروع می‌شود، به‌تدریج به یک روال پذیرفته‌شده تبدیل می‌شود. تیم‌ها راه‌حل‌هایی پیدا می‌کنند، مدیران اطلاعات را به‌صورت دستی دوباره بررسی می‌کنند و جزئیات مهم از طریق پیام‌ها، تماس‌ها یا حافظه به‌جای سیستم‌ها به اشتراک گذاشته می‌شوند.

در ابتدا، این موضوع قابل مدیریت به نظر می‌رسد. کسب‌وکار در حال رشد است، مشتریان وارد می‌شوند و کارها انجام می‌شوند. ازآنجایی‌که نتایج همچنان در سطح ظاهر می‌شوند، مسائل اساسی پنهان می‌مانند. بااین‌حال، با گذشت زمان، این ناکارآمدی‌ها شروع به تأثیرگذاری بر سرعت، وضوح و اعتمادبه‌نفس در تصمیم‌گیری می‌کنند.

بزرگ‌تر شدن از سیستم‌ها نشانه شکست نیست. در بیشتر موارد، این نشانه موفقیت است. رشد به‌طور طبیعی پیچیدگی را افزایش می‌دهد. خطر واقعی ادامه فعالیت با ابزارها و فرآیندهایی است که برای مقیاس بسیار کوچک‌تری طراحی شده‌اند.

چه زمانی اطلاعات به یک گلوگاه تبدیل می‌شوند

یکی از اولین نشانه‌هایی که سیستم‌ها دیگر کافی نیستند، دشواری در دسترسی به اطلاعات است. داده‌ها وجود دارند، اما پراکنده هستند. جزئیات مشتری ممکن است در یک مکان، به‌روزرسانی‌های پروژه در مکان دیگر و داده‌های مالی در جای دیگری باشند.

تیم‌ها به‌جای تکیه بر یک منبع واحد حقیقت، زمان خود را صرف جستجو، تأیید و تأیید اطلاعات می‌کنند. سؤالات ساده نیاز به بررسی‌های متعدد دارند. تصمیمات به این دلیل به تأخیر می‌افتند که پیچیده هستند، بلکه به این دلیل که داده‌های موردنیاز برای پاسخ به آن‌ها پراکنده هستند.

وقتی بازیابی اطلاعات با رشد کسب‌وکار کندتر می‌شود، اغلب نشانه‌ای از این است که ابزارهای موجود هرگز برای پشتیبانی از عملیات یکپارچه طراحی نشده‌اند.

چه زمانی عملیات به افراد به‌جای سیستم‌ها وابسته است

یکی دیگر از شاخص‌های رایج، اتکا به افراد خاص است. کارمندان خاصی می‌دانند که اطلاعات کجا ذخیره می‌شوند، فرآیندها چگونه کار می‌کنند یا چگونه مسائل حل می‌شوند. وقتی آن‌ها در دسترس هستند، همه‌چیز به جلو می‌رود. وقتی آن‌ها نیستند، پیشرفت کند می‌شود.

این امر خطر عملیاتی پنهانی ایجاد می‌کند. دانش وجود دارد، اما مستند یا سیستماتیک نشده است. به‌جای اینکه در فرآیندها تعبیه شود، در تجربه افراد زندگی می‌کند.

با رشد کسب‌وکارها، این وابستگی به‌طور فزاینده‌ای خطرناک می‌شود. عملیات پایدار به سیستم‌هایی نیاز دارد که بدون در نظر گرفتن در دسترس بودن فردی، تداوم را فراهم کنند.

چه زمانی فعالیت افزایش می‌یابد اما وضوح کاهش می‌یابد

رشد اغلب وظایف بیشتر، پروژه‌های بیشتر و هماهنگی داخلی بیشتری را به همراه دارد. بدون گردش کار ساختاریافته، مسئولیت مبهم می‌شود. تیم‌ها همچنان مشغول هستند، اما اقدامات مهم به تأخیر می‌افتند یا نادیده گرفته می‌شوند.

پیگیری‌ها به‌جای فرآیند به یادآوری‌ها بستگی دارند. ردیابی پاسخگویی دشوار می‌شود. مدیران به‌جای رهبری، زمان خود را صرف هماهنگی می‌کنند.

اگر فعالیت روزانه شدید به نظر می‌رسد اما پیشرفت کند به نظر می‌رسد، اغلب به این دلیل است که سیستم‌ها دیگر ساختار کافی را ارائه نمی‌دهند.

چه زمانی بینش مالی از واقعیت عقب می‌ماند

بسیاری از کسب‌وکارها رشد درآمد را مدت‌ها قبل از دستیابی به وضوح مالی تجربه می‌کنند. اعداد در دسترس هستند، اما عملکرد عملیاتی واقعی را منعکس نمی‌کنند. هزینه‌ها جدا از تحویل ردیابی می‌شوند و درک سودآوری را دشوار می‌کنند.

تهیه گزارش‌های مالی زمان می‌برد و اغلب گذشته را توصیف می‌کنند تا حال را. تصمیمات با دید جزئی گرفته می‌شوند و خطر را افزایش می‌دهند.

وقتی بینش مالی از فعالیت تجاری عقب می‌ماند، نشان‌دهنده قطع ارتباط بین عملیات و امور مالی است که ابزارهای ساده نمی‌توانند آن را حل کنند.

چه زمانی رشد به‌جای اطمینان، استرس‌زا به نظر می‌رسد

رشد باید فرصت ایجاد کند، نه اضطراب. بااین‌حال، وقتی سیستم‌ها قدیمی هستند، هر مشتری یا پروژه جدید فشار را افزایش می‌دهد. تیم‌ها با ساعات طولانی‌تر به‌جای کارآمدتر کار کردن، جبران می‌کنند.

این رویکرد ممکن است به‌طور موقت کارساز باشد، اما پایدار نیست. بدون سیستم‌های بهتر، رشد پیچیدگی را تقویت می‌کند و ضعف‌های ساختاری را آشکار می‌کند.

اگر مقیاس‌بندی بیشتر شبیه آتش‌نشانی مداوم باشد تا گسترش کنترل‌شده، این نشانه واضحی است که کسب‌وکار از تنظیمات فعلی خود بزرگ‌تر شده است.

درک اینکه این نشانه‌ها به چه معنا هستند

این سیگنال‌ها به رهبری ضعیف یا تیم‌های ضعیف اشاره نمی‌کنند. آن‌ها نشان می‌دهند که کسب‌وکار به مرحله جدیدی از بلوغ رسیده است. سیستم‌هایی که زمانی از عملیات پشتیبانی می‌کردند، دیگر با واقعیت فعلی همسو نیستند.

تشخیص زودهنگام این لحظه به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا به‌طور فعال عمل کنند. آن‌ها به‌جای واکنش نشان دادن به بحران‌ها، می‌توانند فرآیندها را دوباره طراحی کنند، داده‌ها را متمرکز کنند و قبل از ظاهر شدن هرج‌ومرج، ساختار را معرفی کنند.

مرحله بعدی رشد، اضافه کردن ابزارهای بیشتر یا سخت‌تر کار کردن نیست. این در مورد ساختن سیستمی است که با مقیاس، پیچیدگی و جاه‌طلبی کسب‌وکار مطابقت داشته باشد.