Շատ բիզնեսներ մի օր չեն արթնանում և որոշում, որ իրենց ներքին համակարգերն այլևս չեն գործում։ Փոխարենը, նրանք դանդաղորեն հարմարվում են անարդյունավետությանը՝ որպես ամենօրյա գործունեության մաս։ Այն, ինչ սկսվում է որպես փոքր անհարմարություններ, աստիճանաբար դառնում է ընդունված առօրյա։ Թիմերը գտնում են շրջանցող ուղիներ, մենեջերները ձեռքով կրկնակի ստուգում են տեղեկատվությունը, և կարևոր մանրամասները փոխանցվում են հաղորդագրությունների, զանգերի կամ հիշողության միջոցով, այլ ոչ թե համակարգերի։

Սկզբում սա կառավարելի է թվում։ Բիզնեսն աճում է, հաճախորդներ են գալիս, և աշխատանքը կատարվում է։ Քանի որ արդյունքները դեռևս երևում են մակերեսին, հիմքում ընկած խնդիրները մնում են անտեսանելի։ Սակայն ժամանակի ընթացքում այս անարդյունավետությունները սկսում են ազդել արագության, հստակության և որոշումներ կայացնելու վստահության վրա։

Համակարգերը գերազանցելը ձախողման նշան չէ։ Շատ դեպքերում դա հաջողության նշան է։ Աճը բնականաբար մեծացնում է բարդությունը։ Իրական ռիսկը շատ ավելի փոքր մասշտաբի համար նախատեսված գործիքներով և գործընթացներով աշխատանքը շարունակելն է։

Երբ տեղեկատվությունը դառնում է խոչընդոտ

Ամենավաղ նշաններից մեկը, որ համակարգերն այլևս բավարար չեն, տեղեկատվության հասանելիության դժվարությունն է։ Տվյալները գոյություն ունեն, բայց դրանք ցրված են։ Հաճախորդի մանրամասները կարող են լինել մի տեղում, նախագծի թարմացումները՝ մեկ այլ, իսկ ֆինանսական տվյալները՝ բոլորովին այլ տեղում։

Ճշմարտության միասնական աղբյուրի վրա հիմնվելու փոխարեն, թիմերը ժամանակ են ծախսում տեղեկատվություն փնտրելու, ստուգելու և հաստատելու վրա։ Պարզ հարցերը պահանջում են բազմաթիվ ստուգումներ։ Որոշումները հետաձգվում են ոչ թե այն պատճառով, որ դրանք բարդ են, այլ որովհետև դրանց պատասխանելու համար անհրաժեշտ տվյալները մասնատված են։

Երբ բիզնեսի աճին զուգընթաց տեղեկատվության ստացումը դանդաղում է, դա հաճախ նշան է, որ գոյություն ունեցող գործիքները երբեք նախատեսված չեն եղել ինտեգրված գործառնությունները սպասարկելու համար։

Երբ գործառնությունները կախված են անհատներից, ոչ թե համակարգերից

Մեկ այլ տարածված ցուցիչ է կոնկրետ մարդկանցից կախվածությունը։ Որոշ աշխատակիցներ գիտեն, թե որտեղ է պահվում տեղեկատվությունը, ինչպես են իրականում աշխատում գործընթացները, կամ ինչպես են լուծվում խնդիրները։ Երբ նրանք հասանելի են, ամեն ինչ առաջ է գնում։ Երբ ոչ, առաջընթացը դանդաղում է։

Սա ստեղծում է թաքնված գործառնական ռիսկ։ Գիտելիքը գոյություն ունի, բայց այն փաստաթղթավորված կամ համակարգված չէ։ Գործընթացներում ներդրված լինելու փոխարեն, այն ապրում է մարդկանց փորձի մեջ։

Բիզնեսի աճին զուգընթաց այս կախվածությունը դառնում է ավելի ու ավելի վտանգավոր։ Կայուն գործառնությունները պահանջում են համակարգեր, որոնք ապահովում են շարունակականություն՝ անկախ անհատի հասանելիությունից։

Երբ ակտիվությունը մեծանում է, բայց հստակությունը՝ նվազում

Աճը հաճախ իր հետ բերում է ավելի շատ առաջադրանքներ, ավելի շատ նախագծեր և ավելի շատ ներքին համակարգում։ Առանց կառուցվածքային աշխատանքային հոսքերի, պատասխանատվությունը դառնում է մշուշոտ։ Թիմերը մնում են զբաղված, սակայն կարևոր գործողությունները հետաձգվում կամ անտեսվում են։

Հետագա գործողությունները կախված են հիշեցումներից, այլ ոչ թե գործընթացից։ Հաշվետվողականությունը դժվար է դառնում հետևել։ Մենեջերները ժամանակ են ծախսում համակարգելու, այլ ոչ թե ղեկավարելու վրա։

Եթե ամենօրյա ակտիվությունը լարված է թվում, բայց առաջընթացը՝ դանդաղ, դա հաճախ այն պատճառով է, որ համակարգերն այլևս բավարար կառուցվածք չեն ապահովում։

Երբ ֆինանսական պատկերացումը հետ է մնում իրականությունից

Շատ բիզնեսներ եկամուտների աճ են գրանցում շատ ավելի վաղ, քան հասնում են ֆինանսական հստակության։ Թվերը հասանելի են, բայց դրանք չեն արտացոլում իրական գործառնական արդյունավետությունը։ Ծախսերը հետևվում են առաքումից առանձին, ինչը դժվարացնում է շահութաբերության ըմբռնումը։

Ֆինանսական հաշվետվությունների պատրաստումը ժամանակ է պահանջում և հաճախ նկարագրում է անցյալը, այլ ոչ թե ներկան։ Որոշումները կայացվում են մասնակի տեսանելիությամբ՝ մեծացնելով ռիսկը։

Երբ ֆինանսական պատկերացումը հետ է մնում բիզնես գործունեությունից, դա ազդարարում է գործառնությունների և ֆինանսների միջև կապի խզման մասին, որը պարզ գործիքները չեն կարող լուծել։

Երբ աճը լարվածություն է առաջացնում, այլ ոչ թե վստահություն

Աճը պետք է հնարավորություն ստեղծի, ոչ թե անհանգստություն։ Սակայն, երբ համակարգերը հնացած են, յուրաքանչյուր նոր հաճախորդ կամ նախագիծ ճնշում է ավելացնում։ Թիմերը փոխհատուցում են՝ աշխատելով ավելի երկար ժամեր, այլ ոչ թե ավելի արդյունավետ։

Այս մոտեցումը կարող է ժամանակավորապես աշխատել, բայց այն կայուն չէ։ Առանց ավելի լավ համակարգերի, աճը մեծացնում է բարդությունը և բացահայտում կառուցվածքային թուլությունները։

Եթե մասշտաբավորումը նման է մշտական հրդեհաշիջման, այլ ոչ թե վերահսկվող ընդլայնման, դա հստակ նշան է, որ բիզնեսը գերազանցել է իր ընթացիկ կառուցվածքը։

Հասկանալ, թե ինչ են նշանակում այս նշանները

Այս ազդանշանները չեն վկայում վատ ղեկավարման կամ թույլ թիմերի մասին։ Դրանք ցույց են տալիս, որ բիզնեսը հասել է հասունության նոր փուլի։ Համակարգերը, որոնք ժամանակին աջակցում էին գործառնություններին, այլևս չեն համապատասխանում ներկայիս իրականությանը։

Այս պահը վաղ գիտակցելը թույլ է տալիս բիզնեսներին գործել նախաձեռնողաբար։ Ճգնաժամերին արձագանքելու փոխարեն, նրանք կարող են վերանախագծել գործընթացները, կենտրոնացնել տվյալները և կառուցվածք ներդնել՝ նախքան քաոսի հայտնվելը։

Աճի հաջորդ փուլը ոչ թե ավելի շատ գործիքներ ավելացնելու կամ ավելի շատ աշխատելու մասին է, այլ բիզնեսի մասշտաբին, բարդությանը և նպատակներին համապատասխանող համակարգ կառուցելու։