Ettevõtete kasvades muutub vältimatult ka nende tegutsemisviis. See, mida varem sai hallata mitteametliku suhtluse, arvutustabelite ja mõne lahtise tööriistaga, muutub järk-järgult raskemini kontrollitavaks. Rohkem kliente, rohkem tehinguid, rohkem töötajaid ja rohkem protsesse toovad kaasa keerukuse, millega käsitsi süsteemid ei ole mõeldud hakkama saama.

Teatud hetkel hakkavad meeskonnad igapäevatöös hõõrdumist tundma. Teave on salvestatud erinevatesse kohtadesse, numbrid ei ühti alati ja juhid kulutavad rohkem aega andmete kontrollimisele kui nende alusel tegutsemisele. Tavaliselt on see hetk, kui ettevõtted hakkavad otsima struktureeritumat süsteemi.

Mida ERP tegelikult praktikas tähendab

ERP tähistab ettevõtte ressursside planeerimist (Enterprise Resource Planning). Lihtsamalt öeldes on ERP-süsteem tarkvara, mis ühendab ettevõtte peamised operatiivosad üheks ühtseks platvormiks. Selle asemel, et hallata rahandust, operatsioone, inventari ja sisemisi protsesse eraldi, toob ERP need kokku.

ERP-i peamine idee on integreerimine. Iga tegevus ettevõttes mõjutab mitut valdkonda. Müük mõjutab tulu, kulusid, inventari ja töökoormust. ERP-süsteem peegeldab neid seoseid automaatselt, ilma et oleks vaja käsitsi värskendusi.

Selle asemel, et olla lihtsalt järjekordne tööriist, saab ERP-ist põhiline süsteem, kus ettevõte igapäevaselt tegutseb.

Miks ettevõtted kasvavad arvutustabelitest ja lahtistest tööriistadest välja

Arvutustabelid on sageli esimene lahendus, mida ettevõtted kasutavad organiseerituse säilitamiseks. Need on paindlikud, tuttavad ja nendega on lihtne alustada. Ettevõtte kasvades muutuvad arvutustabelid aga raskemini hallatavaks. Ilmuvad mitu versiooni, andmed vananevad kiiresti ja vead muutuvad sagedasemaks.

Lahtised tööriistad tekitavad sarnase probleemi. Kui müük, rahandus, inventar ja operatsioonid asuvad igaüks eraldi süsteemides, kaotavad meeskonnad nähtavuse. Andmeid tuleb kopeerida ühest kohast teise, mis suurendab vigade ja viivituste ohtu.

ERP asendab selle killustatud struktuuri ühe süsteemiga, kus teave voolab automaatselt osakondade vahel.

ERP roll finantskontrollis

ERP-süsteemi üks olulisemaid funktsioone on finantsiline nähtavus. Paljudes kasvavates ettevõtetes hallatakse rahandust operatsioonidest eraldi. See tekitab lünki tegelikkuses toimuva ja aruannetes kuvatu vahel.

ERP-ga on finantsandmed otseselt seotud operatiivtegevusega. Kui teenus on osutatud, toode on müüdud või ressurssi on kasutatud, kajastub finantsmõju kohe. See võimaldab ettevõtete omanikel ja juhtidel näha täpset tulu, kulusid ja kasumlikkust, ilma et peaks ootama käsitsi kooskõlastamist.

Selle tulemusena tehakse otsuseid tegelike andmete, mitte oletuste põhjal.

Kuidas ERP toetab igapäevaseid toiminguid

ERP-süsteemid ei ole ainult aruandlus. Need toetavad igapäevast tööd meeskondades. Ülesandeid, töövooge, kinnitusi ja sisemisi protsesse saab struktureerida järjepidevalt.

Kui protsessid on standardiseeritud, teavad töötajad, mida edasi teha, ilma pideva selgituseta. See vähendab viivitusi, arusaamatusi ja sõltuvust individuaalsetest teadmistest.

Aja jooksul parandab see struktuur tõhusust ja vähendab operatiivset stressi.

ERP ja ressursside haldamine

Teine kriitiline valdkond, mida ERP käsitleb, on ressursside planeerimine. See võib hõlmata inventari, materjale, aega või tööjõu võimsust, olenevalt ettevõtte tüübist.

Ilma ERP-ta põhineb ressursside planeerimine sageli hinnangutel. ERP-ga jälgitakse kättesaadavust ja kasutamist reaalajas. See aitab vältida puudujääke, ülebroneerimist või alakasutust.

Parem ressursside planeerimine mõjutab otseselt teenuse kvaliteeti ja klientide rahulolu.

ERP vs CRM: erinevuse mõistmine

ERP-d aetakse sageli segamini CRM-süsteemidega. Kui CRM keskendub kliendisuhete, müügivihjete ja müügisuhtluse haldamisele, siis ERP hõlmab kogu ettevõtte operatiivset selgroogu.

Kaasaegsetes platvormides on CRM-i funktsioonid sageli kaasatud laiemasse ERP-süsteemi. See võimaldab klienditegevusel otse ühenduda operatsioonide ja rahandusega, selle asemel et eksisteerida eraldi.

Eriti teenindusettevõtete jaoks on see kombinatsioon hädavajalik.

Millal muutub ERP vajalikuks

ERP ei ole mõeldud ainult suurtele ettevõtetele. Paljud väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted jõuavad punkti, kus kasv tekitab rohkem keerukust, kui nende praegused süsteemid suudavad hallata.

Märgid, et ERP-d võib vaja minna, on vastuolulised andmed, sagedased operatiivsed vead, finantsilise selguse puudumine ja suur sõltuvus käsitsi koordineerimisest.

ERP-i rakendamine pigem varem kui hiljem aitab ettevõtetel skaleerida ilma kontrolli kaotamata.

Järeldus

ERP-süsteem pakub struktuuri, kus keerukus kasvab. See ühendab rahanduse, operatsioonid ja ressursid üheks keskkonnaks, mis peegeldab seda, kuidas ettevõte tegelikult töötab.

Ettevõtete jaoks, kes soovivad jätkusuutlikult kasvada, ei ole ERP seotud inimeste või strateegia asendamisega. See on seotud selguse loomise, hõõrdumise vähendamise ja paremate otsuste tegemise võimaldamisega.

Konkurentsitihedas keskkonnas, kus tõhusus ja nähtavus on olulised, saab ERP-ist pikaajalise stabiilsuse ja kasvu alus.