Die meisten von uns jonglieren mit vielen Dingen gleichzeitig – Fristen, Meetings, Rechnungen und Dutzenden von Gesprächen. Bei so viel Trubel kann leicht etwas Wichtiges in Vergessenheit geraten. Genau aus diesem Grund gibt es freundliche Erinnerungs-E-Mails.

Aber es gibt einen Haken: Menschen erhalten so viele E-Mails, dass sie nicht jede Nachricht öffnen. Ihre Erinnerung muss also herausstechen, ohne fordernd zu klingen. Das Ziel ist einfach: Seien Sie höflich, klar und erreichen Sie dennoch die gewünschte Handlung.

Diese Balance zu finden, kann schwierig sein, ist aber absolut erlernbar. Nachfolgend finden Sie praktische Ratschläge zum richtigen Zeitpunkt, die häufigsten Arten von Erinnerungen und sofort einsatzbereite Vorlagen für freundliche Erinnerungs-E-Mails, die Sie direkt anpassen können.

Was genau ist eine Erinnerungs-E-Mail?

Eine Erinnerungs-E-Mail ist eine Nachricht, die gesendet wird, um jemanden an eine wichtige Aufgabe, eine Frist oder ein Ereignis zu erinnern. Die meisten Erinnerungen lassen sich in zwei Hauptgruppen einteilen:

• Bevorstehende Erinnerungen – Werden versendet, bevor etwas stattfindet (ein Meeting, ein Termin, eine Verlängerung oder eine Frist), damit der Empfänger Zeit hat, sich vorzubereiten.
• Follow-up-Erinnerungen – Werden versendet, nachdem etwas hätte geschehen sollen (eine Antwort, eine Zahlung, eine Aufgabe), um zur Erledigung aufzufordern – wie bei einer überfälligen Rechnung oder einer verpassten Frist.

Je nach Kontext kann eine Erinnerung ein sanfter Anstoß, eine zeitkritische Benachrichtigung oder ein einfaches Nachfragen sein. Am wichtigsten ist der Ton: kurz, höflich und präzise.

Warum sind Erinnerungs-E-Mails so wichtig?

Erinnerungs-E-Mails helfen zu verhindern, dass aus kleinen Versehen größere Probleme werden – verpasste Meetings, verspätete Zahlungen, verzögerte Genehmigungen oder ins Stocken geratene Projekte. Wenn man beschäftigt ist, können selbst wichtige Nachrichten untergehen.

Genau hier können Systeme wie Lua CRM das Leben erleichtern. Anstatt jedes Follow-up manuell zu verfolgen, können Sie Erinnerungen für Aufgaben, Rechnungen und Termine automatisieren, damit nichts durchs Raster fällt.

Wenn Sie sich fragen, wie man jemanden professionell erinnert, ist die Regel einfach: Seien Sie respektvoll, niemals nörgelnd. Ein ruhiger, professioneller Ton stärkt die Beziehung – und erhöht die Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu erhalten.

Wie bei jeder Fähigkeit wird das Schreiben von Erinnerungen mit der Übung einfacher. Je mehr Sie versenden, desto natürlicher werden Ihre Formulierungen und Ihr Timing.

Wann sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Der beste Zeitpunkt hängt davon ab, woran Sie jemanden erinnern. Bei einem Meeting oder Termin ist es in der Regel ideal, eine Erinnerung 1–2 Tage vorher zu senden – genug Zeit für den Empfänger, sie zu sehen und in seinen Kalender einzutragen.

Bei Zahlungen wie Miete oder Rechnungen ist früher oft besser. Ein freundlicher Hinweis etwa eine Woche im Voraus gibt den Leuten Zeit zum Planen und reduziert Verzögerungen in letzter Minute.

Die 5 beliebtesten Arten von freundlichen Erinnerungs-E-Mails

Erinnerungs-E-Mails gibt es in vielen Formen, aber dies sind die häufigsten Kategorien, die Sie sehen (und verwenden) werden:

1: Meeting / Termin:

Wird gesendet, um ein bevorstehendes Meeting, einen Anruf oder einen persönlichen Termin (wie einen Arztbesuch) zu bestätigen.

2: Veranstaltung:

Wird verwendet, um Teilnehmer an eine bevorstehende Veranstaltung zu erinnern – wie ein Webinar, eine Firmenfeier oder ein persönliches Treffen.

3: Frist:

Hilft, Projekte im Zeitplan zu halten, indem Teams oder Kunden an Fälligkeitstermine, Abgaben oder zeitkritische Aufgaben erinnert werden.

4: Warenkorbabbruch:

Wird von Online-Shops gesendet, wenn jemand Produkte in den Warenkorb legt, aber den Kaufvorgang nicht abschließt.

5: Abonnementverlängerung:

Wird verwendet, wenn ein Abonnement bald abläuft, um den Kunden zu ermutigen, es zu verlängern und den ununterbrochenen Zugang zu behalten.

Beispiele für Erinnerungs-E-Mails für jeden Anlass

Wenn Sie lernen, wie man höflich per E-Mail nachfasst, machen Beispiele es viel einfacher. Nachfolgend finden Sie neun Vorlagen für freundliche Erinnerungen, die Sie an Ihre Situation und Ihr Publikum anpassen können.

#1: Beispiel für eine höfliche Erinnerungs-E-Mail an den Vorgesetzten:

Wenn Sie Ihren Vorgesetzten erinnern müssen, ohne aufdringlich zu klingen, halten Sie es kurz, respektvoll und wertschätzend:

Betreff: Kurze Nachfrage zu [Thema]

Nachricht:

Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte bezüglich meiner Nachricht von letzter Woche zu [Thema] nachfragen. Ich weiß, dass Sie viel zu tun haben. Sobald Sie einen Moment Zeit haben, würde ich Ihre Einschätzung sehr zu schätzen wissen.

Vielen Dank für Ihre Zeit.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Dies ist eine einfache, sichere Struktur, wenn Sie eine höfliche Erinnerung ohne Druck senden möchten.

2: Beispiel für eine freundliche Erinnerungs-E-Mail bei keiner Antwort:

Wenn jemand noch nicht geantwortet hat, hält dieser freundliche Ansatz die Tür offen und baut Reibung ab:

Betreff: Nachfrage zu: [Thema]

Nachricht:

Sehr geehrte/r [Name],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Vielen Dank noch einmal für Ihre Zeit bezüglich [Thema] – ich freue mich wirklich auf die nächsten Schritte.

Ich wollte nachfragen und sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie von mir benötigen. Wenn ich etwas klären oder bereitstellen kann, lassen Sie es mich einfach wissen.

Nochmals vielen Dank, und ich freue mich auf Ihr Update.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

3: Freundliche Erinnerungsnachricht für ein Meeting / einen Termin:

Bei Terminen ist Klarheit wichtiger als Länge – geben Sie Datum, Uhrzeit und an, was bei Änderungsbedarf zu tun ist:

Betreff: Erinnerung: [Termindetail] am [Datum] um [Uhrzeit]

Nachricht:

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

Dies ist eine kurze Erinnerung an Ihren bevorstehenden Termin am [Datum & Uhrzeit]. Wenn Sie den Termin verschieben müssen oder vorab Fragen haben, antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Wir freuen uns auf Sie.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

4: Beispiel für eine Veranstaltungserinnerung per E-Mail:

Dieses Format ist freundlich, positiv und hilft den Leuten bei der Vorbereitung:

Betreff: Erinnerung: [Veranstaltungsname] findet bald statt

Nachricht:

Hallo [Name des Empfängers],

Wir freuen uns, Sie diesen Samstag bei [Veranstaltungsname] zu sehen! Zur Erinnerung: Bitte bringen Sie Ihr Ticket und Ihren Ausweis mit.

Bis bald!

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

#5: Beispiel für eine Fristerinnerung:

Erinnerungen an Fristen sollten direkt, unterstützend und handlungsorientiert sein:

Betreff: Erinnerung: Frist für [Projektname] in 1 Woche

Nachricht:

Hallo [Team],

Dies ist eine kurze Erinnerung, dass der Vorschlag für [Projektname] in einer Woche fällig ist. Bitte überprüfen Sie Ihre Aufgaben und stellen Sie Fragen frühzeitig, damit wir im Zeitplan bleiben.

Wenn Sie Unterstützung benötigen, können Sie sich gerne melden.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

#6: Letzte freundliche Erinnerung:

Diese Version kommuniziert Dringlichkeit, ohne schroff zu klingen:

Betreff: Letzte Erinnerung: [Thema]

Nachricht:

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich melde mich ein letztes Mal bezüglich [Thema], da dies noch aussteht. Dies ist wichtig, daher würde ich mich über Ihre Antwort oder ein Update bei nächster Gelegenheit freuen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

#7: Follow-up-Erinnerungs-E-Mail:

Wenn Sie bereits einmal nachgefasst haben, bleiben Sie ruhig und neutral:

Betreff: Nachfrage zu meiner vorherigen E-Mail

Nachricht:

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Ich fasse bezüglich meiner E-Mail von letzter Woche zu [Thema] nach. Ich weiß, dass Terminkalender voll sein können, daher wollte ich sicherstellen, dass sie nicht untergegangen ist.

Sobald Sie einen Moment Zeit haben, würde ich mich über ein Update freuen.

Vielen Dank,
[Ihr Name]

8: E-Mail zur Erinnerung an überfällige Zahlungen:

Bei Zahlungen bleiben Sie professionell und fügen Sie einen Hinweis wie „ignorieren, falls bereits bezahlt“ hinzu:

Betreff: Freundliche Erinnerung: Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] fällig

Nachricht:

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] am [Fälligkeitsdatum] fällig ist. Falls die Zahlung bereits erfolgt ist, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Falls hilfreich, können Sie einen Zahlungslink einfügen, damit der Empfänger die Aktion sofort und ohne weiteres Hin und Her abschließen kann.

9: Vorlage für eine E-Mail zur Richtlinienerinnerung:

Wenn sich Richtlinien ändern, seien Sie klar bezüglich des Gültigkeitsdatums und laden Sie zu Fragen ein:

Betreff: Erinnerung: Richtlinienaktualisierung wirksam ab [Datum]

Nachricht:

Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Dies ist eine freundliche Erinnerung, dass unsere Richtlinienaktualisierungen am [Fälligkeitsdatum] in Kraft treten. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Änderungen zu überprüfen, wenn es Ihnen passt.

Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich gerne melden.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Es gibt auch viele andere Szenarien für Erinnerungen (zum Beispiel Erinnerungen an die Einreichung von Dokumenten). Aber die obigen Vorlagen decken die häufigsten Anwendungsfälle ab und sind leicht anzupassen.

Ihre eigene freundliche Erinnerungsnachricht verfassen

Eine gute Erinnerungs-E-Mail wirkt freundlich und professionell zugleich. Halten Sie sie kurz, machen Sie den nächsten Schritt deutlich und vermeiden Sie unnötigen zusätzlichen Text.
Hier sind einige praktische Tipps für jeden Teil einer freundlichen Erinnerung:

1: Betreffzeile:

Ihre Betreffzeile sollte den Zweck sofort klar machen. Beispiele sind: „Erinnerung: Rechnung Nr. 132 fällig am [Datum]“ oder „Freundliche Erinnerung: Meeting morgen um [Uhrzeit]“. Klare Betreffzeilen werden häufiger geöffnet.

2: Die Nachricht / der Text:

Beginnen Sie mit einer Begrüßung und geben Sie schnell an, warum Sie schreiben. Fügen Sie wichtige Details hinzu (Daten, Uhrzeiten, Rechnungsnummern, Links oder nächste Schritte). Beenden Sie mit einer einfachen Handlungsaufforderung – wie der Bitte um Bestätigung, der Frage nach einem Update oder der Aufforderung zur Zahlung.

Schließen Sie höflich ab und machen Sie das Antworten einfach. Sätze wie „Wenn Sie Fragen haben, helfe ich gerne weiter“ können Reibung reduzieren. Eine professionelle Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ funktioniert in den meisten Kontexten.

Die 5 häufigsten Fehler beim Senden einer freundlichen Erinnerung

1: Zu viele oder zu wenige Erinnerungen senden:

Sie möchten, dass Ihre Nachricht gesehen wird – aber den Empfänger nicht überfordern. Planen Sie Erinnerungen mit Bedacht, damit sie hilfreich und nicht wiederholend wirken.

2: Fordernd oder aufdringlich klingen:

Eine Erinnerung ist immer noch eine Bitte. Bleiben Sie in Ihrer Sprache respektvoll, vermeiden Sie druckvolle Formulierungen und bewahren Sie einen ruhigen Ton.

3: Fehlende Details oder nächste Schritte:

Wenn der Empfänger nicht sofort verstehen kann, was Sie benötigen, wird er die E-Mail wahrscheinlich ignorieren. Geben Sie immer den wesentlichen Kontext und die genaue Handlung an, die Sie von ihm erwarten.

4: Zu vage sein:

Erinnerungs-E-Mails funktionieren am besten, wenn sie spezifisch sind. Klare Kommunikation hilft dem Empfänger, richtig und schnell zu antworten.

5: Frustration durchscheinen lassen:

Der Ton ist entscheidend – besonders wenn Sie einen Kunden erinnern. Ein höflicher, professioneller Ansatz erhöht die Chance, dass der Kunde das tut, was Sie möchten. Selbst kleine Wortwahlen helfen: „Nur eine freundliche Erinnerung“ kommt in der Regel besser an als „Nur zur Erinnerung“.

6: Die letzte Erinnerungs-E-Mail nicht personalisieren:

Personalisierung erhöht die Antwortraten. Verwenden Sie nach Möglichkeit den Namen des Empfängers und beziehen Sie sich auf den genauen Kontext, damit es relevant und nicht automatisiert wirkt.

7: Das Korrekturlesen überspringen:

Eine Erinnerungs-E-Mail repräsentiert Ihre Professionalität. Lesen Sie sie vor dem Senden noch einmal auf Klarheit, Grammatik und Ton.

8: Nicht nachfassen, wenn es nötig ist:

Manche Erinnerungen erfordern eine Antwort oder Bestätigung – besonders zu Beginn eines Gesprächs. Fassen Sie rechtzeitig nach, damit Sie vorankommen, Details bereitstellen, Optionen besprechen, Vorlagen senden oder die nächsten Schritte teilen können.

Fazit

Eine Erinnerungs-E-Mail soll schnell und höflich zu einer Handlung anregen. Die effektivsten Erinnerungen sind spezifisch, kurz und freundlich.
Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Vorlagen, aber das Prinzip bleibt dasselbe: Passen Sie Ihren Ton dem Kontext an, formulieren Sie Ihre Bitte klar und machen Sie es dem Empfänger leicht, zu antworten. Mit den obigen Beispielen können Sie selbstbewusst nachfassen, ohne aufdringlich zu klingen.