La plupart d'entre nous jonglons avec de nombreuses choses : des échéances, des réunions, des factures et des dizaines de conversations en même temps. Avec autant d'éléments à gérer, il est facile d'oublier quelque chose d'important. C'est précisément pour cette raison que les e-mails de rappel bienveillants existent.

Mais il y a un hic : les gens reçoivent tellement d'e-mails qu'ils n'ouvrent pas tous les messages. Votre rappel doit donc se démarquer sans paraître exigeant. L'objectif est simple : être poli, clair et obtenir l'action dont vous avez besoin.

Cet équilibre peut être délicat, mais il s'apprend tout à fait. Vous trouverez ci-dessous des conseils pratiques sur le timing, les types de rappels les plus courants et des exemples d'e-mails de rappel bienveillants prêts à l'emploi que vous pouvez adapter immédiatement.

Qu'est-ce qu'un e-mail de rappel exactement ?

Un e-mail de rappel est un message envoyé pour aider quelqu'un à se souvenir d'une tâche, d'une échéance ou d'un événement important. La plupart des rappels se répartissent en deux grands groupes :

• Rappels à venir – Envoyés avant qu'un événement ne se produise (une réunion, un rendez-vous, un renouvellement ou une échéance) afin que le destinataire ait le temps de se préparer.
• Rappels de suivi – Envoyés après qu'un événement aurait dû se produire (une réponse, un paiement, une action à réaliser), pour en inciter l'achèvement, comme pour une facture en retard ou une échéance manquée.

Selon le contexte, un rappel peut être un petit coup de pouce, une alerte urgente ou une simple prise de contact. Le plus important est le ton : court, courtois et précis.

Pourquoi les e-mails de rappel sont-ils si importants ?

Les e-mails de rappel aident à éviter que de petits oublis ne se transforment en problèmes plus importants : réunions manquées, paiements en retard, approbations retardées ou projets bloqués. Lorsque vous êtes occupé, même les messages importants peuvent se perdre.

C'est également là que des systèmes comme Lua CRM peuvent vous faciliter la vie. Au lieu de suivre chaque relance manuellement, vous pouvez automatiser les rappels pour les tâches, les factures et les rendez-vous afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

Si vous vous demandez comment rappeler quelque chose à quelqu'un de manière professionnelle, la règle est simple : soyez respectueux, jamais insistant. Un ton calme et professionnel préserve la relation et augmente les chances d'obtenir une réponse.

Comme toute compétence, la rédaction de rappels devient plus facile avec la pratique. Plus vous en enverrez, plus votre formulation et votre timing deviendront naturels.

Quand faut-il envoyer un e-mail de rappel ?

Le meilleur moment dépend de l'objet de votre rappel. Pour une réunion ou un rendez-vous, envoyer un rappel 1 à 2 jours avant est généralement idéal. Cela laisse suffisamment de temps au destinataire pour le voir et l'ajouter à son calendrier.

Pour les paiements comme les loyers ou les factures, il est souvent préférable de s'y prendre plus tôt. Un petit rappel une semaine à l'avance donne aux gens le temps de s'organiser et réduit les retards de dernière minute.

Les 5 types d'e-mails de rappel bienveillants les plus populaires

Les e-mails de rappel se présentent sous de nombreuses formes, mais voici les catégories les plus courantes que vous verrez (et utiliserez) :

1 : Réunion / Rendez-vous :

Envoyé pour confirmer une réunion, un appel ou un rendez-vous personnel à venir (comme une visite chez le médecin).

2 : Événement :

Utilisé pour rappeler aux participants un événement à venir, comme un webinaire, une fête d'entreprise ou un rassemblement en personne.

3 : Échéance :

Aide à maintenir les projets sur la bonne voie en rappelant aux équipes ou aux clients les dates limites, les soumissions ou les tâches urgentes.

4 : Abandon de panier :

Envoyé par les boutiques en ligne lorsque quelqu'un ajoute des produits à un panier mais quitte le site avant de finaliser l'achat.

5 : Renouvellement d'abonnement :

Utilisé lorsqu'un abonnement est sur le point d'expirer, pour encourager le client à le renouveler afin de conserver un accès ininterrompu.

Exemples d'e-mails de rappel pour chaque occasion

Si vous apprenez à faire un suivi poli par e-mail, les exemples rendent les choses beaucoup plus faciles. Vous trouverez ci-dessous neuf modèles de rappel bienveillants que vous pouvez adapter à votre situation et à votre public.

N°1 : Exemple d'e-mail de rappel poli à un responsable :

Lorsque vous devez rappeler quelque chose à votre manager sans paraître insistant, restez bref, respectueux et reconnaissant :

Objet : Petit suivi concernant [Objet]

Message :

Cher/Chère [Nom du responsable],

J'espère que vous allez bien. Je voulais faire suite à mon message de la semaine dernière concernant [Objet]. Je sais que vous êtes très occupé(e), donc dès que vous aurez un moment, j'apprécierais vraiment vos conseils.

Merci pour votre temps.

Cordialement,
[Votre nom]

C'est une structure simple et sûre lorsque vous voulez envoyer un rappel poli sans ajouter de pression.

2 : Exemple d'e-mail de rappel amical en cas de non-réponse :

Si quelqu'un n'a pas encore répondu, cette approche bienveillante garde la porte ouverte et élimine les frictions :

Objet : Suivi : [Objet]

Message :

Cher/Chère [Nom],

J'espère que vous allez bien. Merci encore pour le temps que vous avez consacré à [Objet]. J'attends avec impatience les prochaines étapes.

Je voulais juste m'assurer que vous aviez tout ce dont vous avez besoin de ma part. Si je peux clarifier ou fournir quoi que ce soit, n'hésitez pas à me le faire savoir.

Merci encore, et j'attends de vos nouvelles avec impatience.

Sincèrement,
[Votre nom]

3 : Message de rappel bienveillant pour une réunion / un rendez-vous :

Pour les rendez-vous, la clarté est plus importante que la longueur. Incluez la date, l'heure et ce qu'il faut faire en cas de changement :

Objet : Rappel : [Détail du rendez-vous] le [Date] à [Heure]

Message :

Cher/Chère [Nom du destinataire],

Juste un petit rappel de votre prochain rendez-vous le [Date & Heure]. Si vous devez le reporter ou si vous avez des questions, n'hésitez pas à répondre à cet e-mail.

Au plaisir de vous voir.

Cordialement,
[Votre nom]

4 : Exemple d'e-mail de rappel d'événement :

Ce format est amical, optimiste et aide les gens à se préparer :

Objet : Rappel : [Nom de l'événement] approche à grands pas

Message :

Bonjour [Nom du destinataire],

Nous sommes ravis de vous voir à [Nom de l'événement] ce samedi ! Pour rappel, veuillez apporter votre billet et une pièce d'identité.

À bientôt !

Cordialement,
[Votre nom]

N°5 : Exemple de message de rappel d'échéance :

Les rappels d'échéance doivent être directs, encourageants et orientés vers l'action :

Objet : Rappel : Échéance du [Nom du projet] dans 1 semaine

Message :

Bonjour [Équipe],

Ceci est un petit rappel pour vous informer que la proposition pour le [Nom du projet] doit être rendue dans une semaine. Veuillez vérifier vos tâches et poser vos questions à l'avance afin que nous restions dans les délais.

Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter.

Cordialement,
[Votre nom]

N°6 : Dernier rappel humble :

Cette version communique l'urgence sans paraître dure :

Objet : Dernier rappel : [Objet]

Message :

Cher/Chère [Nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien. Je vous contacte une dernière fois concernant [Objet], car le dossier est toujours en attente. C'est important, j'apprécierais donc votre réponse ou une mise à jour dès que possible.

Merci de votre attention.

Cordialement,
[Votre nom]

N°7 : E-mail de rappel de suivi :

Si vous avez déjà fait un suivi, restez calme et neutre :

Objet : Suite à mon e-mail précédent

Message :

Cher/Chère [Nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien.

Je fais suite à mon e-mail de la semaine dernière concernant [Objet]. Je sais que les emplois du temps sont chargés, alors je voulais m'assurer qu'il n'avait pas été manqué.

Dès que vous aurez un moment, j'apprécierais une mise à jour de votre part.

Merci,
[Votre nom]

8 : E-mail de rappel pour paiement en retard :

Pour les paiements, restez professionnel et incluez une ligne du type « ignorer si déjà payé » :

Objet : Rappel amical : Facture n°[Numéro de facture] due

Message :

Cher/Chère [Nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien.

Ceci est un rappel amical pour vous informer que la facture n°[Numéro de facture] est due le [Date d'échéance]. Si le paiement a déjà été envoyé, veuillez ne pas tenir compte de ce message.

Merci de votre attention.

Cordialement,
[Votre nom]

Si cela peut aider, vous pouvez inclure un lien de paiement afin que le destinataire puisse effectuer l'action immédiatement sans allers-retours supplémentaires.

9 : Modèle d'e-mail de rappel de politique :

Lorsque les politiques changent, soyez clair sur la date d'entrée en vigueur et invitez les questions :

Objet : Rappel : Mise à jour de la politique effective le [Date]

Message :

Cher/Chère [Nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien.

Ceci est un rappel pour vous informer que nos mises à jour de politique entreront en vigueur le [Date d'échéance]. Veuillez prendre un moment pour examiner les changements lorsque cela vous convient.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.

Cordialement,
[Votre nom]

Il existe de nombreux autres scénarios de rappel (par exemple, les rappels de soumission de documents). Mais les modèles ci-dessus couvrent les cas d'utilisation les plus courants et sont faciles à adapter.

Rédiger votre propre message de rappel bienveillant

Un bon e-mail de rappel doit paraître à la fois amical et professionnel. Soyez bref, rendez la prochaine étape évidente et évitez tout texte superflu.
Voici quelques conseils pratiques pour chaque partie d'un rappel bienveillant :

1 : Ligne d'objet :

Votre ligne d'objet doit rendre l'objectif immédiatement clair. Par exemple : « Rappel : Facture n°132 due le [Date] » ou « Rappel amical : réunion de demain à [Heure] ». Les objets clairs sont ouverts plus souvent.

2 : Le message / Corps du texte :

Commencez par une salutation et indiquez rapidement la raison de votre message. Incluez les détails clés (dates, heures, numéros de facture, liens ou prochaines étapes). Terminez par un appel à l'action simple, comme demander une confirmation, une mise à jour ou inciter au paiement.

Terminez poliment et facilitez la réponse. Des phrases comme « Si vous avez des questions, je suis là pour vous aider » peuvent réduire les frictions. Une formule de politesse professionnelle comme « Cordialement » ou « Bien à vous » fonctionne dans la plupart des contextes.

Les 5 erreurs les plus courantes lors de l'envoi d'un rappel amical

1 : Envoyer trop ou pas assez de rappels :

Vous voulez que votre message soit vu, mais sans submerger le destinataire. Espacez les rappels de manière réfléchie pour qu'ils soient perçus comme utiles plutôt que répétitifs.

2 : Paraître exigeant ou insistant :

Un rappel reste une demande. Gardez un langage respectueux, évitez les formulations qui mettent la pression et maintenez un ton calme.

3 : Omettre des détails ou les prochaines étapes :

Si le destinataire ne peut pas comprendre immédiatement ce dont vous avez besoin, il ignorera probablement l'e-mail. Incluez toujours le contexte clé et l'action exacte que vous attendez de lui.

4 : Être trop vague :

Les e-mails de rappel sont plus efficaces lorsqu'ils sont spécifiques. Une communication claire aide le destinataire à répondre correctement et rapidement.

5 : Laisser transparaître sa frustration :

Le ton est important, surtout lorsque vous relancez un client. Une approche polie et professionnelle augmente les chances que le client fasse ce que vous attendez. Même de petits choix de mots aident : « Juste un rappel amical » est généralement mieux perçu que « Juste un rappel ».

6 : Ne pas personnaliser le dernier e-mail de rappel :

La personnalisation augmente les taux de réponse. Utilisez le nom du destinataire lorsque c'est possible et faites référence au contexte exact pour que le message semble pertinent et non automatisé.

7 : Oublier de se relire :

Un e-mail de rappel représente votre professionnalisme. Avant de l'envoyer, relisez-le pour vérifier la clarté, la grammaire et le ton.

8 : Ne pas faire de suivi lorsque c'est nécessaire :

Certains rappels nécessitent une réponse ou une confirmation, surtout au début de la conversation. Faites un suivi à temps pour pouvoir avancer, fournir des détails, discuter des options, envoyer des modèles ou partager les prochaines étapes.

En résumé

Un e-mail de rappel a pour but de susciter une action, rapidement et poliment. Les rappels les plus efficaces sont spécifiques, courts et bienveillants.
Différentes situations nécessitent différents modèles, mais le principe reste le même : adaptez votre ton au contexte, formulez clairement votre demande et facilitez la réponse du destinataire. Avec les exemples ci-dessus, vous pouvez faire un suivi en toute confiance sans paraître insistant.