La maggior parte di noi si destreggia tra scadenze, riunioni, fatture e decine di conversazioni che avvengono contemporaneamente. Con così tante cose da fare, è facile dimenticare qualcosa di importante. È proprio per questo che esistono le email di promemoria gentile.

Ma c'è un però: le persone ricevono così tante email che non aprono ogni messaggio. Quindi, il tuo promemoria deve distinguersi senza sembrare insistente. L'obiettivo è semplice: essere cortesi, chiari e ottenere comunque l'azione desiderata.

Trovare questo equilibrio può essere difficile, ma è assolutamente possibile imparare a farlo. Di seguito, troverai consigli pratici sulle tempistiche, i tipi di promemoria più comuni ed esempi di email di promemoria gentile pronti all'uso che puoi adattare immediatamente.

Cos'è esattamente un'email di promemoria?

Un'email di promemoria è un messaggio inviato per aiutare qualcuno a ricordare un'attività, una scadenza o un evento importante. La maggior parte dei promemoria si divide in due gruppi principali:

• Promemoria imminenti – Inviati prima che qualcosa accada (una riunione, un appuntamento, un rinnovo o una scadenza) in modo che il destinatario abbia il tempo di prepararsi.
• Promemoria di follow-up – Inviati dopo che qualcosa sarebbe dovuto accadere (una risposta, un pagamento, un'azione da compiere), per sollecitare il completamento, come nel caso di una fattura scaduta o di una scadenza mancata.

A seconda del contesto, un promemoria può essere un gentile sollecito, un avviso urgente o un semplice controllo. Ciò che conta di più è il tono: breve, cortese e specifico.

Perché le email di promemoria sono così importanti?

Le email di promemoria aiutano a evitare che piccole sviste si trasformino in problemi più grandi: riunioni mancate, pagamenti in ritardo, approvazioni posticipate o progetti in stallo. Quando si è impegnati, anche i messaggi importanti possono andare persi.

È anche qui che sistemi come Lua CRM possono semplificare la vita. Invece di tenere traccia manualmente di ogni follow-up, puoi automatizzare i promemoria per attività, fatture e appuntamenti, in modo che nulla venga trascurato.

Se ti stai chiedendo come ricordare qualcosa a qualcuno in modo professionale, la regola è semplice: sii rispettoso, mai assillante. Un tono calmo e professionale mantiene solido il rapporto e aumenta le probabilità di ricevere una risposta.

Come ogni abilità, scrivere promemoria diventa più facile con la pratica. Più ne invii, più naturali diventeranno la tua formulazione e le tue tempistiche.

Quando inviare un'email di promemoria?

La tempistica migliore dipende da cosa stai ricordando a qualcuno. Per una riunione o un appuntamento, inviare un promemoria 1-2 giorni prima è solitamente l'ideale: un tempo sufficiente perché il destinatario lo veda e lo aggiunga al proprio calendario.

Per i pagamenti come affitti o fatture, spesso è meglio anticipare. Un gentile preavviso circa una settimana prima dà alle persone il tempo di pianificare e riduce i ritardi dell'ultimo minuto.

I 5 tipi più comuni di email di promemoria gentile

Le email di promemoria esistono in molte forme, ma queste sono le categorie più comuni che vedrai (e userai):

1: Riunione / Appuntamento:

Inviata per confermare una riunione, una chiamata o un appuntamento personale imminente (come una visita medica).

2: Evento:

Utilizzata per ricordare ai partecipanti un evento imminente, come un webinar, una celebrazione aziendale o un incontro di persona.

3: Scadenza:

Aiuta a mantenere i progetti in carreggiata ricordando a team o clienti le date di consegna, le presentazioni o le attività urgenti.

4: Carrello abbandonato:

Inviata dai negozi online quando qualcuno aggiunge prodotti al carrello ma se ne va prima di completare il checkout.

5: Rinnovo abbonamento:

Utilizzata quando un abbonamento sta per scadere, per incoraggiare il cliente a rinnovare per mantenere l'accesso senza interruzioni.

Esempi di email di promemoria per ogni occasione

Se stai imparando come inviare un follow-up cortese via email, gli esempi rendono tutto molto più facile. Di seguito trovi nove modelli di promemoria gentile che puoi adattare alla tua situazione e al tuo pubblico.

#1: Esempio di email di promemoria cortese per il capo:

Quando devi ricordare qualcosa al tuo manager senza sembrare insistente, mantieni il messaggio breve, rispettoso e riconoscente:

Oggetto: Breve follow-up su [Argomento]

Messaggio:

Gentile [Nome del capo],

Spero stia bene. Volevo ricontattarla in merito al mio messaggio della scorsa settimana riguardo a [Argomento]. So che ha molto da fare, quindi, non appena avrà un momento, apprezzerei molto la sua guida.

Grazie per il suo tempo.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

Questa è una struttura semplice e sicura quando vuoi inviare un promemoria cortese senza aggiungere pressione.

2: Esempio di email di promemoria amichevole in caso di mancata risposta:

Se qualcuno non ha ancora risposto, questo approccio gentile mantiene aperta la comunicazione e riduce l'attrito:

Oggetto: Follow-up: [Argomento]

Messaggio:

Gentile [Nome],

Spero stia bene. Grazie ancora per il suo tempo riguardo a [Argomento]. Attendo con interesse i prossimi passi.

Volevo assicurarmi che avesse tutto ciò di cui ha bisogno da parte mia. Se c'è qualcosa che posso chiarire o fornire, non esiti a farmelo sapere.

Grazie ancora, attendo un suo aggiornamento.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

3: Messaggio di promemoria gentile per riunione / appuntamento:

Per gli appuntamenti, la chiarezza è più importante della lunghezza: includi data, ora e cosa fare se hanno bisogno di modifiche:

Oggetto: Promemoria: [Dettaglio appuntamento] il [Data] alle [Ora]

Messaggio:

Gentile [Nome del destinatario],

Solo un breve promemoria del suo prossimo appuntamento il [Data e ora]. Se ha bisogno di riprogrammare o ha domande, può rispondere a questa email.

Non vediamo l'ora di incontrarla.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

4: Esempio di email di promemoria per un evento:

Questo formato è amichevole, positivo e aiuta le persone a prepararsi:

Oggetto: Promemoria: [Nome evento] è alle porte

Messaggio:

Ciao [Nome del destinatario],

Siamo entusiasti di vederti a [Nome evento] questo sabato! Ti ricordiamo brevemente di portare il biglietto e un documento d'identità.

A presto!

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

#5: Esempio di messaggio di promemoria per una scadenza:

I promemoria per le scadenze dovrebbero essere diretti, di supporto e orientati all'azione:

Oggetto: Promemoria: Scadenza progetto [Nome progetto] tra 1 settimana

Messaggio:

Ciao [Team],

Questo è un breve promemoria per ricordarvi che la proposta per [Nome progetto] scade tra una settimana. Vi preghiamo di rivedere le vostre attività e di condividere eventuali domande in anticipo per rimanere nei tempi.

Se avete bisogno di supporto, non esitate a contattarci.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

#6: Ultimo promemoria cortese:

Questa versione comunica urgenza senza suonare dura:

Oggetto: Ultimo promemoria: [Argomento]

Messaggio:

Gentile [Nome del destinatario],

Spero stia bene. La contatto un'ultima volta riguardo a [Argomento], poiché è ancora in sospeso. È una questione importante, quindi apprezzerei una sua risposta o un aggiornamento non appena possibile.

Grazie per l'attenzione.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

#7: Email di promemoria di follow-up:

Se hai già inviato un follow-up, mantieni un tono calmo e neutrale:

Oggetto: Verifica sulla mia email precedente

Messaggio:

Gentile [Nome del destinatario],

Spero stia bene.

Le scrivo in seguito alla mia email della scorsa settimana riguardo a [Argomento]. So che gli impegni possono essere tanti, quindi volevo assicurarmi che non le fosse sfuggita.

Non appena avrà un momento, apprezzerei un suo aggiornamento.

Grazie,
[Il tuo nome]

8: Email di promemoria per pagamento scaduto:

Per i pagamenti, mantieni un tono professionale e includi una frase come "ignora se hai già pagato":

Oggetto: Promemoria amichevole: Fattura n. [Numero fattura] in scadenza

Messaggio:

Gentile [Nome del destinatario],

Spero stia bene.

Questo è un promemoria amichevole per ricordarle che la fattura n. [Numero fattura] scade il [Data di scadenza]. Se il pagamento è già stato inviato, la preghiamo di ignorare questo messaggio.

Grazie per l'attenzione.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

Se utile, puoi includere un link per il pagamento in modo che il destinatario possa completare l'azione immediatamente senza ulteriori scambi di email.

9: Modello di email di promemoria per una policy:

Quando le policy cambiano, sii chiaro sulla data di entrata in vigore e invita a fare domande:

Oggetto: Promemoria: Aggiornamento policy in vigore dal [Data]

Messaggio:

Gentile [Nome del destinatario],

Spero stia bene.

Questo è un gentile promemoria per ricordarle che i nostri aggiornamenti alla policy entreranno in vigore il [Data di scadenza]. La preghiamo di dedicare un momento a rivedere le modifiche quando le sarà più comodo.

Se ha domande, non esiti a contattarci.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]

Esistono anche molti altri scenari per i promemoria (ad esempio, promemoria per la consegna di documenti). Ma i modelli qui sopra coprono i casi d'uso più comuni e sono facili da adattare.

Come scrivere il tuo messaggio di promemoria gentile

Una buona email di promemoria risulta amichevole e professionale allo stesso tempo. Sii breve, rendi ovvio il passo successivo ed evita testo superfluo.
Ecco alcuni consigli pratici per ogni parte di un promemoria gentile:

1: Oggetto:

L'oggetto deve rendere lo scopo immediatamente chiaro. Esempi includono: "Promemoria: Fattura n. 132 in scadenza il [Data]" o "Promemoria amichevole: riunione di domani alle [Ora]". Gli oggetti chiari vengono aperti più spesso.

2: Il messaggio / Corpo:

Inizia con un saluto e spiega rapidamente perché stai scrivendo. Includi i dettagli chiave (date, orari, numeri di fattura, link o passaggi successivi). Termina con una semplice call to action, come richiedere una conferma, chiedere un aggiornamento o sollecitare un pagamento.

Chiudi in modo cortese e rendi facile la risposta. Frasi come "Se hai domande, sono felice di aiutarti" possono ridurre l'attrito. Una chiusura professionale come "Cordiali saluti" o "Distinti saluti" funziona nella maggior parte dei contesti.

I 5 errori più comuni nell'invio di un promemoria amichevole

1: Inviare troppi o troppo pochi promemoria:

Vuoi che il tuo messaggio venga visto, ma non che travolga il destinatario. Distanzia i promemoria in modo ponderato affinché risultino utili anziché ripetitivi.

2: Sembrare esigenti o insistenti:

Un promemoria è pur sempre una richiesta. Mantieni un linguaggio rispettoso, evita formulazioni che mettano pressione e usa un tono calmo.

3: Omettere dettagli o passaggi successivi:

Se il destinatario non capisce subito di cosa hai bisogno, probabilmente ignorerà l'email. Includi sempre il contesto chiave e l'azione esatta che desideri che compia.

4: Essere troppo vaghi:

Le email di promemoria funzionano meglio quando sono specifiche. Una comunicazione chiara aiuta il destinatario a rispondere correttamente e rapidamente.

5: Lasciar trasparire la frustrazione:

Il tono è importante, specialmente quando si tratta di un sollecito a un cliente. Un approccio cortese e professionale aumenta le probabilità che il cliente faccia ciò che desideri. Anche piccole scelte lessicali aiutano: "Solo un promemoria amichevole" di solito funziona meglio di "Solo un promemoria."

6: Non personalizzare l'email di promemoria finale:

La personalizzazione aumenta i tassi di risposta. Usa il nome del destinatario quando possibile e fai riferimento al contesto esatto in modo che il messaggio sembri pertinente e non automatizzato.

7: Saltare la rilettura:

Un'email di promemoria rappresenta la tua professionalità. Prima di inviarla, rileggila per verificarne chiarezza, grammatica e tono.

8: Non effettuare il follow-up quando necessario:

Alcuni promemoria richiedono una risposta o una conferma, specialmente all'inizio della conversazione. Effettua il follow-up in tempo per poter andare avanti, fornire dettagli, discutere opzioni, inviare modelli o condividere i passaggi successivi.

In conclusione

Un'email di promemoria ha lo scopo di sollecitare un'azione, in modo rapido e cortese. I promemoria più efficaci sono specifici, brevi e gentili.
Situazioni diverse richiedono modelli diversi, ma il principio rimane lo stesso: adatta il tono al contesto, mantieni chiara la tua richiesta e rendi facile la risposta per il destinatario. Con gli esempi qui sopra, puoi inviare follow-up con sicurezza senza sembrare insistente.