Көпчүлүгүбүз бир эле учурда көптөгөн иштерди жасайбыз — мөөнөттөр, жолугушуулар, эсеп-фактуралар жана ондогон сүйлөшүүлөр. Ушунча көп иштин арасында маанилүү бир нерсени унутуп калуу оңой. Дал ушул себептен сылык эскертүү каттары бар.

Бирок бир маселе бар: адамдар ушунчалык көп электрондук кат алгандыктан, алар ар бир билдирүүнү ача беришпейт. Ошондуктан сиздин эскертүүңүз талап кылгандай угулбастан, өзгөчөлөнүп турушу керек. Максат жөнөкөй — сылык, так болуп, ошол эле учурда керектүү аракетке жетүү.

Бул тең салмактуулукту сактоо кыйын болушу мүмкүн, бирок аны сөзсүз үйрөнсө болот. Төмөндө сиз убакытты туура тандоо боюнча практикалык кеңештерди, эскертүүлөрдүн эң кеңири таралган түрлөрүн жана дароо ыңгайлаштырып колдонууга даяр сылык эскертүү каттарынын үлгүлөрүн таба аласыз.

Эскертүү каты деген эмне?

Эскертүү каты — бул кимдир бирөөгө маанилүү тапшырманы, мөөнөттү же окуяны эстөөгө жардам берүү үчүн жөнөтүлгөн билдирүү. Көпчүлүк эскертүүлөр эки негизги топко бөлүнөт:

• Алдыдагы окуялар жөнүндө эскертүүлөр – Бир нерсе болоордон мурун (жолугушуу, кабыл алуу, жаңыртуу же мөөнөт) жөнөтүлөт, алуучунун даярданууга убактысы болушу үчүн.
• Аткарылбаган иштер боюнча эскертүүлөр – Бир нерсе аткарылышы керек болгондон кийин (жооп, төлөм, аракет) жөнөтүлөт, аткарууну тездетүү үчүн — мисалы, мөөнөтү өтүп кеткен эсеп-фактура же өтүп кеткен мөөнөт.

Контекстке жараша, эскертүү жеңил эскертүү, шашылыш билдирүү же жөнөкөй тактоо болушу мүмкүн. Эң негизгиси — тон: кыска, сылык жана так.

Эскертүү каттары эмне үчүн мынчалык маанилүү?

Эскертүү каттары майда каталардын чоң көйгөйлөргө айланып кетишинин алдын алат — өткөрүлүп жиберилген жолугушуулар, кечиктирилген төлөмдөр, кечиктирилген жактыруулар же токтоп калган долбоорлор. Ишиңиз көп болгондо, маанилүү билдирүүлөр да көз жаздымда калышы мүмкүн.

Дал ушул жерде Lua CRM сыяктуу системалар жашоону жеңилдете алат. Ар бир кийинки катты кол менен көзөмөлдөөнүн ордуна, сиз тапшырмалар, эсеп-фактуралар жана жолугушуулар үчүн эскертүүлөрдү автоматташтыра аласыз, ошентип эч нерсе көз жаздымда калбайт.

Эгер сиз бирөөгө кантип профессионалдуу түрдө эскертүү керек деп ойлонуп жатсаңыз, эреже жөнөкөй: сылык болуңуз, эч качан тажатпаңыз. Токтоо, профессионалдуу тон мамилени бекем сактайт жана жооп алуу мүмкүнчүлүгүн жогорулатат.

Бардык көндүмдөр сыяктуу эле, эскертүү жазуу тажрыйба менен жеңилдейт. Канчалык көп жөнөтсөңүз, сөз айкаштарыңыз жана убакытты тандооңуз ошончолук табигый болуп калат.

Эскертүү катын качан жөнөтүү керек?

Эң жакшы убакыт сиз эмнени эскертип жатканыңызга көз каранды. Жолугушуу же кабыл алуу үчүн эскертүүнү 1-2 күн мурун жөнөтүү эң ылайыктуу — бул алуучунун аны көрүп, календарына кошууга жетиштүү убакыт.

Ижара акысы же эсеп-фактуралар сыяктуу төлөмдөр үчүн эртерээк жөнөткөн жакшы. Бир жума мурун алдын ала сылык эскертүү адамдарга пландаштырууга убакыт берип, акыркы мүнөттөрдөгү кечигүүлөрдү азайтат.

Сылык эскертүү каттарынын эң популярдуу 5 түрү

Эскертүү каттары көптөгөн формаларда болот, бирок булар сиз көрө турган (жана колдоно турган) эң кеңири таралган категориялар:

1: Жолугушуу / Кабыл алуу:

Алдыдагы жолугушууну, чалууну же жеке кабыл алууну (мисалы, дарыгерге баруу) ырастоо үчүн жөнөтүлөт.

2: Иш-чара:

Катышуучуларга алдыдагы иш-чара жөнүндө эскертүү үчүн колдонулат — мисалы, вебинар, компаниянын майрамы же жеке жолугушуу.

3: Мөөнөт:

Командаларга же кардарларга аткаруу мөөнөттөрү, тапшырмалар же убакыт менен чектелген иштер жөнүндө эскертип, долбоорлорду өз нугунда кармоого жардам берет.

4: Себеттен баш тартуу:

Кимдир бирөө өнүмдөрдү себетке кошуп, бирок төлөмдү аягына чыгарбай кетип калганда онлайн дүкөндөр тарабынан жөнөтүлөт.

5: Жазылууну жаңыртуу:

Жазылуунун мөөнөтү аяктап баратканда колдонулуп, кардарды үзгүлтүксүз жеткиликтүүлүк үчүн жазылууну жаңыртууга үндөйт.

Ар бир учур үчүн эскертүү каттарынын үлгүлөрү

Эгер сиз электрондук почта аркылуу кантип сылык түрдө байланышка чыгууну үйрөнүп жатсаңыз, үлгүлөр муну бир топ жеңилдетет. Төмөндө сиз өзүңүздүн кырдаалыңызга жана аудиторияңызга ылайыкташтыра ала турган тогуз сылык эскертүү калыбы келтирилген.

№1: Жетекчиге сылык эскертүү катынын үлгүсү:

Менеджериңизге кысым көрсөтпөстөн эскертүү керек болгондо, аны кыска, сылык жана ыраазычылык менен жазыңыз:

Тема: [Subject] боюнча кыскача тактоо

Билдирүү:

Урматтуу [Boss’s Name],

Иштериңиз жакшы деп үмүттөнөм. Мен өткөн жумадагы [Subject] боюнча билдирүүмдү тактап кетким келди. Ишиңиз көп экенин билем, ошондуктан убактыңыз болгондо, сиздин жетекчилигиңизди абдан бааламакмын.

Убактыңыз үчүн рахмат.

Урматтоо менен,
[Your Name]

Бул кысым көрсөтпөстөн сылык эскертүү бергиңиз келгенде колдонула турган жөнөкөй, коопсуз түзүм.

2: Жооп келбеген учурда жакшы ниеттеги эскертүү катынын үлгүсү:

Эгер кимдир бирөө жооп бере элек болсо, бул сылык мамиле эшикти ачык калтырып, тоскоолдуктарды азайтат:

Тема: Тактоо: [Subject]

Билдирүү:

Урматтуу [Name],

Иштериңиз жакшы деп үмүттөнөм. [Subject] боюнча убактыңызды бөлгөнүңүз үчүн дагы бир жолу рахмат — мен кийинки кадамдарды чындап чыдамсыздык менен күтүп жатам.

Менден керектүү нерселердин баары сизде бар экенине ынангым келди. Эгер мен тактап же камсыздап бере турган бир нерсе болсо, мага кабарлап коюңуз.

Дагы бир жолу рахмат, сиздин жаңыртууңузду күтөм.

Ак ниеттен,
[Your Name]

3: Жолугушуу / Кабыл алуу жөнүндө сылык эскертүү билдирүүсү:

Кабыл алуулар үчүн тактык узундуктан маанилүүрөөк — датаны, убакытты жана өзгөртүү керек болсо эмне кылуу керектигин кошуңуз:

Тема: Эскертүү: [Appointment Detail] [Date] күнү, саат [Time]

Билдирүү:

Урматтуу [Recipient Name],

Бул [Date & Time] күнү боло турган кабыл алууңуз жөнүндө кыскача эскертүү. Эгер убакытты өзгөртүү керек болсо же алдын ала суроолоруңуз болсо, ушул электрондук катка жооп берсеңиз болот.

Сиз менен жолугушууну күтөбүз.

Жакшы каалоолор менен,
[Your Name]

4: Иш-чара жөнүндө эскертүү катынын үлгүсү:

Бул формат жакшы ниеттеги, көңүлдүү жана адамдарга даярданууга жардам берет:

Тема: Эскертүү: [Event Name] жакында болот

Билдирүү:

Салам [Recipient Name],

Сизди ушул ишембиде [Event Name] иш-чарасында көрүүгө кубанычтабыз! Кыскача эскертүү катары, билетиңизди жана күбөлүгүңүздү ала келиңиз.

Жакында көрүшкөнчө!

Жакшы каалоолор менен,
[Your Name]

№5: Мөөнөт жөнүндө эскертүү билдирүүсүнүн үлгүсү:

Мөөнөт жөнүндө эскертүүлөр түз, колдоо көрсөтүүчү жана аракетке багытталган болушу керек:

Тема: Эскертүү: [Project Name] долбоорунун мөөнөтүнө 1 жума калды

Билдирүү:

Салам [Team],

Бул [Project Name] долбоору боюнча сунуштун мөөнөтү бир жумадан кийин бүтөөрүн эскерткен кыскача билдирүү. Сураныч, өз пункттарыңызды карап чыгып, графиктен чыкпаш үчүн суроолоруңуз болсо эртерээк бөлүшүңүз.

Эгер сизге колдоо керек болсо, кайрылсаңыз болот.

Жакшы каалоолор менен,
[Your Name]

№6: Акыркы сылык эскертүү:

Бул версия катаал угулбастан, шашылыш экенин билдирет:

Тема: Акыркы эскертүү: [Subject]

Билдирүү:

Урматтуу [Recipient Name],

Иштериңиз жакшы деп үмүттөнөм. Мен [Subject] боюнча акыркы жолу байланышып жатам, анткени ал дагы эле аткарыла элек. Бул маанилүү, ошондуктан сиздин жообуңузду же жаңыртууңузду мүмкүн болушунча эртерээк күтөм.

Көңүл бурганыңыз үчүн рахмат.

Жакшы каалоолор менен,
[Your Name]

№7: Кийинки эскертүү каты:

Эгер сиз бир жолу эскерткен болсоңуз, аны токтоо жана нейтралдуу сактаңыз:

Тема: Мурунку катым боюнча тактоо

Билдирүү:

Урматтуу [Recipient Name],

Иштериңиз жакшы деп үмүттөнөм.

Мен өткөн жумадагы [Subject] боюнча катымды тактап жатам. Графиктер тыгыз болорун билем, ошондуктан анын көз жаздымда калбаганына ынангым келди.

Убактыңыз болгондо, жаңыртууңузду күтөм.

Рахмат,
[Your Name]

8: Мөөнөтү өткөн төлөм жөнүндө эскертүү каты:

Төлөмдөр үчүн аны профессионалдуу сактап, "эгер төлөнгөн болсо, көңүл бурбаңыз" деген сапты кошуңуз:

Тема: Жакшы ниеттеги эскертүү: №[Invoice Number] эсеп-фактурасынын төлөө мөөнөтү

Билдирүү:

Урматтуу [Recipient Name],

Иштериңиз жакшы деп үмүттөнөм.

Бул №[Invoice Number] эсеп-фактурасынын төлөө мөөнөтү [Due Date] күнү экенин эскерткен жакшы ниеттеги билдирүү. Эгер төлөм мурунтан эле жөнөтүлгөн болсо, бул билдирүүгө көңүл бурбаңыз.

Көңүл бурганыңыз үчүн рахмат.

Жакшы каалоолор менен,
[Your Name]

Эгер пайдалуу болсо, алуучу кошумча кат алышуусуз дароо аракетти аткара алышы үчүн төлөм шилтемесин кошо аласыз.

9: Саясат жөнүндө эскертүү катынын калыбы:

Саясаттар өзгөргөндө, күчүнө кирүү датасы жөнүндө так болуп, суроолорго жол ачыңыз:

Тема: Эскертүү: Саясаттын жаңыртылышы [Date] күнүнөн тарта күчүнө кирет

Билдирүү:

Урматтуу [Recipient Name],

Иштериңиз жакшы деп үмүттөнөм.

Бул биздин саясат жаңыртууларыбыз [Due Date] күнүнөн тарта күчүнө кирерин эскерткен сылык билдирүү. Ыңгайлуу болгондо өзгөртүүлөрдү карап чыгууга убакыт бөлүңүз.

Эгер суроолоруңуз болсо, кайрылсаңыз болот.

Жакшы каалоолор менен,
[Your Name]

Башка көптөгөн эскертүү сценарийлери да бар (мисалы, документтерди тапшыруу жөнүндө эскертүүлөр). Бирок жогорудагы калыптар эң кеңири таралган учурларды камтыйт жана аларды ыңгайлаштыруу оңой.

Өзүңүздүн сылык эскертүү билдирүүңүздү жазуу

Жакшы эскертүү каты бир эле учурда жакшы ниеттеги жана профессионалдуу сезилет. Аны кыска жазыңыз, кийинки кадамды ачык-айкын кылыңыз жана ашыкча тексттен алыс болуңуз.
Бул жерде сылык эскертүүнүн ар бир бөлүгү үчүн бир нече практикалык кеңештер:

1: Тема сабы:

Тема сабыңыз каттын максатын дароо түшүнүктүү кылышы керек. Мисалдар: "Эскертүү: №132 эсеп-фактурасынын төлөө мөөнөтү [Date]" же "Жакшы ниеттеги эскертүү: Эртеңки жолугушуу саат [Time]." Так темалар көбүрөөк ачылат.

2: Билдирүү / Негизги текст:

Саламдашуу менен баштап, эмне үчүн жазып жатканыңызды дароо билдириңиз. Негизги маалыматтарды (даталар, убакыттар, эсеп-фактура номерлери, шилтемелер же кийинки кадамдар) кошуңуз. Жөнөкөй аракетке чакыруу менен аяктаңыз — мисалы, ырастоону суроо, жаңыртууну суроо же төлөмдү талап кылуу.

Сылык аяктап, жооп берүүнү жеңилдетиңиз. "Эгер суроолоруңуз болсо, жардам берүүгө кубанычтамын" сыяктуу саптар тоскоолдуктарды азайтат. "Жакшы каалоолор менен" же "Урматтоо менен" сыяктуу профессионалдуу коштошуу көпчүлүк контексттерде ылайыктуу.

Жакшы ниеттеги эскертүү жөнөтүүдөгү эң кеңири таралган 5 ката

1: Өтө көп же өтө аз эскертүү жөнөтүү:

Сиз билдирүүңүздүн көрүнүшүн каалайсыз, бирок алуучуну тажаткыңыз келбейт. Эскертүүлөрдү ойлонуп аралык менен жөнөтүңүз, алар кайталанма эмес, пайдалуу сезилиши үчүн.

2: Талап кылуучу же кыстоочу тон:

Эскертүү дагы эле сураныч болуп саналат. Тилиңизди сылык сактаңыз, кысым көрсөткөн сөздөрдөн алыс болуңуз жана токтоо тонду карманыңыз.

3: Маалыматтардын же кийинки кадамдардын жоктугу:

Эгер алуучу сиздин эмнени каалап жатканыңызды дароо түшүнө албаса, алар катты этибарга албай коюшу мүмкүн. Ар дайым негизги контекстти жана алардан күткөн так аракетти кошуңуз.

4: Өтө бүдөмүк болуу:

Эскертүү каттары конкреттүү болгондо эң жакшы иштейт. Так баарлашуу алуучуга туура жана тез жооп берүүгө жардам берет.

5: Көңүл калууну көрсөтүү:

Тон маанилүү — айрыкча кардарды эскертип жатканда. Сылык, профессионалдуу мамиле кардардын сиз каалаган нерсени аткаруу мүмкүнчүлүгүн жогорулатат. Кичинекей сөз тандоолор да жардам берет: «Жөн гана эскертүү» дегенге караганда «Жакшы ниеттеги эскертүү» деген сөз адатта жакшыраак кабыл алынат.

6: Акыркы эскертүү катын жекелештирбөө:

Жекелештирүү жооп берүү көрсөткүчтөрүн жогорулатат. Мүмкүн болсо, алуучунун атын колдонуңуз жана ал автоматташтырылган эмес, актуалдуу сезилиши үчүн так контекстке шилтеме жасаңыз.

7: Текшерип окубай коюу:

Эскертүү каты сиздин профессионалдуулугуңузду көрсөтөт. Жөнөтүүдөн мурун, аны тактыгы, грамматикасы жана тону үчүн кайра окуп чыгыңыз.

8: Керек болгондо кайра байланышка чыкпоо:

Кээ бир эскертүүлөр жоопту же ырастоону талап кылат — айрыкча сүйлөшүүнүн башында. Ишти алдыга жылдыруу, маалымат берүү, варианттарды талкуулоо, калыптарды жөнөтүү же кийинки кадамдарды бөлүшүү үчүн убагында байланышка чыгыңыз.

Жыйынтык

Эскертүү каты аракетке тез жана сылык түрткү берүү үчүн арналган. Эң натыйжалуу эскертүүлөр конкреттүү, кыска жана жакшы ниеттеги.
Ар кандай кырдаалдар ар кандай калыптарды талап кылат, бирок принцип ошол бойдон калат: тонуңузду контекстке ылайыкташтырыңыз, суранычыңызды так кармаңыз жана алуучуга жооп берүүнү жеңилдетиңиз. Жогорудагы үлгүлөр менен сиз кысым көрсөтпөстөн, ишенимдүү түрдө байланышка чыга аласыз.