Većina nas žonglira s mnogo toga – rokovima, sastancima, računima i desecima razgovora koji se odvijaju istovremeno. Uz toliko obaveza, lako je zaboraviti nešto važno. Upravo zato postoje e-poruke s blagim podsjetnicima.

Ali postoji kvaka: ljudi primaju toliko e-poruka da ne otvaraju svaku poruku. Stoga se vaš podsjetnik mora istaknuti, a da ne zvuči zahtjevno. Cilj je jednostavan – budite pristojni, budite jasni i ipak postignite željenu radnju.

Postizanje te ravnoteže može biti zahtjevno, ali se apsolutno može naučiti. U nastavku ćete pronaći praktične smjernice o vremenu slanja, najčešće vrste podsjetnika i gotove primjere e-poruka s blagim podsjetnicima koje možete odmah prilagoditi.

Što je točno e-poruka s podsjetnikom?

E-poruka s podsjetnikom je poruka koja se šalje kako bi se nekoga podsjetilo na važan zadatak, rok ili događaj. Većina podsjetnika spada u dvije glavne skupine:

• Podsjetnici na nadolazeće događaje – Šalju se prije nego što se nešto dogodi (sastanak, termin, obnova ili rok) kako bi primatelj imao vremena za pripremu.
• Podsjetnici za praćenje (follow-up) – Šalju se nakon što se nešto trebalo dogoditi (odgovor, plaćanje, zadatak) kako bi se potaknulo izvršenje – kao što je dospjeli račun ili propušteni rok.

Ovisno o kontekstu, podsjetnik može biti blagi poticaj, vremenski osjetljivo upozorenje ili jednostavna provjera. Najvažniji je ton: kratak, uljudan i specifičan.

Zašto su e-poruke s podsjetnicima toliko važne?

E-poruke s podsjetnicima pomažu spriječiti da se mali propusti pretvore u veće probleme – propuštene sastanke, zakašnjela plaćanja, odgođena odobrenja ili zaustavljene projekte. Kada ste zauzeti, čak i važne poruke mogu se izgubiti.

Tu sustavi poput Lua CRM-a mogu olakšati život. Umjesto da ručno pratite svaki podsjetnik, možete automatizirati podsjetnike za zadatke, račune i sastanke kako vam ništa ne bi promaklo.

Ako se pitate kako nekoga profesionalno podsjetiti, pravilo je jednostavno: budite puni poštovanja, nikada naporni. Miran, profesionalan ton održava odnos čvrstim i povećava šanse da ćete dobiti odgovor.

Kao i svaka vještina, pisanje podsjetnika postaje lakše s vježbom. Što ih više šaljete, to će vaše fraze i odabir vremena postati prirodniji.

Kada biste trebali poslati e-poruku s podsjetnikom?

Najbolje vrijeme ovisi o tome na što nekoga podsjećate. Za sastanak ili termin, slanje podsjetnika 1-2 dana ranije obično je idealno – dovoljno vremena da ga primatelj vidi i doda u svoj kalendar.

Za plaćanja poput najamnine ili računa, ranije je često bolje. Blaga najava otprilike tjedan dana unaprijed daje ljudima vremena za planiranje i smanjuje kašnjenja u zadnji čas.

5 najpopularnijih vrsta e-poruka s blagim podsjetnicima

E-poruke s podsjetnicima dolaze u mnogo oblika, ali ovo su najčešće kategorije koje ćete vidjeti (i koristiti):

1: Sastanak / Termin:

Šalje se za potvrdu nadolazećeg sastanka, poziva ili osobnog termina (poput posjeta liječniku).

2: Događaj:

Koristi se za podsjećanje sudionika na nadolazeći događaj – kao što je webinar, proslava tvrtke ili osobno okupljanje.

3: Rok:

Pomaže u održavanju projekata na pravom putu podsjećanjem timova ili klijenata na rokove, predaje ili vremenski osjetljive zadatke.

4: Napuštena košarica:

Šalju internetske trgovine kada netko doda proizvode u košaricu, ali ode prije dovršetka kupnje.

5: Obnova pretplate:

Koristi se kada pretplata uskoro istječe, potičući kupca na obnovu kako bi zadržao neprekinut pristup.

Primjeri e-poruka s podsjetnicima za svaku prigodu

Ako učite kako pristojno poslati podsjetnik e-poštom, primjeri to znatno olakšavaju. U nastavku se nalazi devet predložaka za blage podsjetnike koje možete prilagoditi svojoj situaciji i publici.

#1: Primjer pristojne e-poruke s podsjetnikom za šefa:

Kada trebate podsjetiti svog menadžera, a da ne zvučite nametljivo, neka poruka bude kratka, puna poštovanja i zahvalnosti:

Predmet: Kratki podsjetnik u vezi s [Predmet]

Poruka:

Poštovani/a [Ime šefa],

Nadam se da ste dobro. Htio/Htjela bih se nadovezati na svoju poruku od prošlog tjedna u vezi s [Predmet]. Znam da imate puno posla, pa kad god nađete trenutak, bio/bila bih Vam zahvalan/na na Vašim smjernicama.

Hvala Vam na Vašem vremenu.

Srdačan pozdrav,
[Vaše ime]

Ovo je jednostavna i sigurna struktura kada želite poslati pristojan podsjetnik bez stvaranja pritiska.

2: Primjer prijateljske e-poruke s podsjetnikom u slučaju izostanka odgovora:

Ako netko još nije odgovorio, ovaj ljubazan pristup ostavlja vrata otvorenima i smanjuje napetost:

Predmet: Podsjetnik: [Predmet]

Poruka:

Poštovani/a [Ime],

Nadam se da ste dobro. Još jednom hvala na Vašem vremenu u vezi s [Predmet] – iskreno se radujem sljedećim koracima.

Htio/Htjela sam provjeriti imate li sve što Vam je potrebno s moje strane. Ako postoji nešto što mogu pojasniti ili dostaviti, samo mi javite.

Hvala još jednom i radujem se Vašim novostima.

S poštovanjem,
[Vaše ime]

3: Blagi podsjetnik za sastanak / termin:

Kod termina, jasnoća je važnija od duljine – uključite datum, vrijeme i što učiniti ako su potrebne promjene:

Predmet: Podsjetnik: [Detalji termina] dana [Datum] u [Vrijeme]

Poruka:

Poštovani/a [Ime primatelja],

Ovo je samo kratki podsjetnik na Vaš nadolazeći termin dana [Datum i vrijeme]. Ako trebate promijeniti termin ili imate pitanja, slobodno odgovorite na ovu e-poruku.

Radujemo se Vašem dolasku.

Srdačan pozdrav,
[Vaše ime]

4: Primjer e-poruke s podsjetnikom na događaj:

Ovaj format je prijateljski, optimističan i pomaže ljudima da se pripreme:

Predmet: Podsjetnik: [Naziv događaja] se bliži

Poruka:

Pozdrav [Ime primatelja],

Veselimo se što ćemo Vas vidjeti na [Naziv događaja] ove subote! Kao kratki podsjetnik, molimo ponesite svoju ulaznicu i osobnu iskaznicu.

Vidimo se uskoro!

Srdačan pozdrav,
[Vaše ime]

#5: Primjer poruke s podsjetnikom na rok:

Podsjetnici na rokove trebaju biti izravni, pružati podršku i biti usmjereni na akciju:

Predmet: Podsjetnik: Rok za [Naziv projekta] je za tjedan dana

Poruka:

Pozdrav [Tim],

Ovo je kratki podsjetnik da je rok za prijedlog za [Naziv projekta] za tjedan dana. Molimo pregledajte svoje zadatke i postavite pitanja na vrijeme kako bismo ostali u roku.

Ako trebate podršku, slobodno se javite.

Srdačan pozdrav,
[Vaše ime]

#6: Posljednji blagi podsjetnik:

Ova verzija komunicira hitnost, a da ne zvuči grubo:

Predmet: Posljednji podsjetnik: [Predmet]

Poruka:

Poštovani/a [Ime primatelja],

Nadam se da ste dobro. Javim se posljednji put u vezi s [Predmet], jer je još uvijek neriješeno. Ovo je važno, pa bih cijenio/cijenila Vaš odgovor ili novosti što je prije moguće.

Hvala na pažnji.

Srdačan pozdrav,
[Vaše ime]

#7: E-poruka s dodatnim podsjetnikom:

Ako ste se već jednom javili, ostanite smireni i neutralni:

Predmet: Provjera u vezi s mojom prethodnom e-porukom

Poruka:

Poštovani/a [Ime primatelja],

Nadam se da ste dobro.

Javljam se u vezi sa svojom e-porukom od prošlog tjedna o [Predmet]. Znam da su rasporedi pretrpani, pa sam htio/htjela provjeriti da Vam nije promakla.

Kad god nađete trenutak, cijenio/cijenila bih Vaše novosti.

Hvala,
[Vaše ime]

8: E-poruka s podsjetnikom na dospjelo plaćanje:

Kod plaćanja, ostanite profesionalni i uključite napomenu "zanemarite ako je već plaćeno":

Predmet: Prijateljski podsjetnik: Račun br. [Broj računa] dospijeva na naplatu

Poruka:

Poštovani/a [Ime primatelja],

Nadam se da ste dobro.

Ovo je prijateljski podsjetnik da račun br. [Broj računa] dospijeva na naplatu [Datum dospijeća]. Ako je plaćanje već izvršeno, molimo zanemarite ovu poruku.

Hvala na pažnji.

Srdačan pozdrav,
[Vaše ime]

Ako je korisno, možete uključiti poveznicu za plaćanje kako bi primatelj mogao odmah izvršiti radnju bez dodatne komunikacije.

9: Predložak e-poruke s podsjetnikom na pravila:

Kada se pravila mijenjaju, budite jasni o datumu stupanja na snagu i potaknite pitanja:

Predmet: Podsjetnik: Ažuriranje pravila stupa na snagu [Datum]

Poruka:

Poštovani/a [Ime primatelja],

Nadam se da ste dobro.

Ovo je blagi podsjetnik da naša ažurirana pravila stupaju na snagu [Datum dospijeća]. Molimo odvojite trenutak da pregledate promjene kada Vam bude odgovaralo.

Ako imate pitanja, slobodno se javite.

Srdačan pozdrav,
[Vaše ime]

Postoje i mnogi drugi scenariji za podsjetnike (na primjer, podsjetnici za predaju dokumenata). Ali gornji predlošci pokrivaju najčešće slučajeve i lako ih je prilagoditi.

Pisanje vlastite poruke s blagim podsjetnikom

Dobra e-poruka s podsjetnikom istovremeno je prijateljska i profesionalna. Neka bude kratka, učinite sljedeći korak očiglednim i izbjegavajte nepotreban dodatni tekst.
Evo nekoliko praktičnih savjeta za svaki dio blagog podsjetnika:

1: Predmet poruke:

Vaš predmet poruke trebao bi odmah jasno naznačiti svrhu. Primjeri uključuju: "Podsjetnik: Račun br. 132 dospijeva [Datum]" ili "Prijateljski podsjetnik: Sutrašnji sastanak u [Vrijeme]". Jasni predmeti se češće otvaraju.

2: Poruka / Tijelo e-poruke:

Započnite s pozdravom i brzo navedite zašto pišete. Uključite ključne detalje (datume, vremena, brojeve računa, poveznice ili sljedeće korake). Završite s jednostavnim pozivom na akciju – kao što je traženje potvrde, upit za novosti ili poticanje na plaćanje.

Završite pristojno i olakšajte odgovaranje. Rečenice poput "Ako imate pitanja, rado ću pomoći" mogu smanjiti napetost. Profesionalni pozdrav poput "Srdačan pozdrav" ili "S poštovanjem" funkcionira u većini konteksta.

5 najčešćih pogrešaka pri slanju prijateljskog podsjetnika

1: Slanje previše ili premalo podsjetnika:

Želite da vaša poruka bude viđena, ali ne i da preoptereti primatelja. Promišljeno rasporedite podsjetnike kako bi djelovali korisno, a ne ponavljajuće.

2: Zvučati zahtjevno ili nametljivo:

Podsjetnik je i dalje molba. Koristite jezik pun poštovanja, izbjegavajte riječi koje stvaraju pritisak i održavajte miran ton.

3: Nedostaju detalji ili sljedeći koraci:

Ako primatelj ne može odmah razumjeti što trebate, vjerojatno će ignorirati e-poruku. Uvijek uključite ključni kontekst i točnu radnju koju želite da poduzmu.

4: Biti previše neodređen:

E-poruke s podsjetnicima najbolje funkcioniraju kada su specifične. Jasna komunikacija pomaže primatelju da odgovori ispravno i brzo.

5: Pokazivanje frustracije:

Ton je važan – posebno kada podsjećate klijenta. Pristojan, profesionalan pristup povećava šanse da će klijent učiniti ono što želite. Čak i mali izbor riječi pomaže: "Samo prijateljski podsjetnik" obično zvuči bolje od "Samo podsjetnik".

6: Nepersonaliziranje posljednje e-poruke s podsjetnikom:

Personalizacija povećava stope odgovora. Koristite ime primatelja kada je to moguće i navedite točan kontekst kako bi poruka djelovala relevantno, a ne automatizirano.

7: Preskakanje lekture:

E-poruka s podsjetnikom predstavlja vašu profesionalnost. Prije slanja, ponovno je pročitajte radi jasnoće, gramatike i tona.

8: Nejavljanje kada je to potrebno:

Neki podsjetnici zahtijevaju odgovor ili potvrdu – posebno na početku razgovora. Javite se na vrijeme kako biste mogli nastaviti, pružiti detalje, razgovarati o opcijama, poslati predloške ili podijeliti sljedeće korake.

Zaključak

E-poruka s podsjetnikom namijenjena je poticanju na akciju – brzo i pristojno. Najučinkovitiji podsjetnici su specifični, kratki i ljubazni.
Različite situacije zahtijevaju različite predloške, ali princip ostaje isti: prilagodite ton kontekstu, neka vaš zahtjev bude jasan i olakšajte primatelju da odgovori. S gore navedenim primjerima, možete se samouvjereno javiti bez da zvučite nametljivo.