Əksəriyyətimiz bir çox işlə məşğul oluruq — son tarixlər, görüşlər, hesab-fakturalar və eyni anda baş verən onlarla söhbət. Bu qədər işin arasında vacib bir şeyin unudulması asandır. Məhz buna görə nəzakətli xatırlatma e-poçtları mövcuddur.

Ancaq bir çətinlik var: insanlar o qədər çox e-poçt alırlar ki, hər mesajı açmırlar. Buna görə də xatırlatmanız tələbkar səslənmədən seçilməlidir. Məqsəd sadədir — nəzakətli, aydın olun və ehtiyacınız olan hərəkəti əldə edin.

Bu balansı qorumaq çətin ola bilər, lakin tamamilə öyrənilə biləndir. Aşağıda praktiki vaxt təlimatları, ən çox yayılmış xatırlatma növləri və dərhal uyğunlaşdıra biləcəyiniz hazır nəzakətli xatırlatma e-poçtu nümunələrini tapa bilərsiniz.

Xatırlatma E-poçtu Tam Olaraq Nədir?

Xatırlatma e-poçtu kiməsə vacib bir tapşırığı, son tarixi və ya hadisəni xatırlamağa kömək etmək üçün göndərilən bir mesajdır. Əksər xatırlatmalar iki əsas qrupa bölünür:

• Qarşıdan gələn xatırlatmalar – Bir hadisə (görüş, təyinat, yeniləmə və ya son tarix) baş verməzdən əvvəl göndərilir ki, alıcının hazırlaşmağa vaxtı olsun.
• Təqib xatırlatmaları – Bir şeyin baş verməli olduğu vaxtdan sonra (cavab, ödəniş, tapşırıq) tamamlanmasını təşviq etmək üçün göndərilir — məsələn, vaxtı keçmiş hesab-faktura və ya qaçırılmış son tarix.

Kontekstdən asılı olaraq, xatırlatma nəzakətli bir işarə, vaxta həssas bir xəbərdarlıq və ya sadə bir yoxlama ola bilər. Ən vacib olan tondur: qısa, nəzakətli və konkret.

Xatırlatma E-poçtları Niyə Bu Qədər Vacibdir?

Xatırlatma e-poçtları kiçik səhvlərin daha böyük problemlərə çevrilməsinin qarşısını almağa kömək edir — buraxılmış görüşlər, gecikmiş ödənişlər, təxirə salınmış təsdiqlər və ya dayandırılmış layihələr. Məşğul olduğunuz zaman hətta vacib mesajlar da gözdən qaça bilər.

Məhz bu məqamda Lua CRM kimi sistemlər həyatı asanlaşdıra bilər. Hər bir təqibi əl ilə izləmək əvəzinə, heç bir şeyin gözdən qaçmaması üçün tapşırıqlar, hesab-fakturalar və görüşlər üçün xatırlatmaları avtomatlaşdıra bilərsiniz.

Kiməsə peşəkar şəkildə necə xatırlatma edəcəyinizi düşünürsünüzsə, qayda sadədir: hörmətli olun, heç vaxt deyinməyin. Sakit, peşəkar ton münasibətləri güclü saxlayır və cavab almaq şansınızı artırır.

Hər bir bacarıq kimi, xatırlatmalar yazmaq da təcrübə ilə asanlaşır. Nə qədər çox göndərsəniz, ifadə tərziniz və vaxt seçimi bir o qədər təbii olacaq.

Xatırlatma E-poçtunu Nə Vaxt Göndərməlisiniz?

Ən yaxşı vaxt kiməsə nəyi xatırlatdığınızdan asılıdır. Bir görüş və ya təyinat üçün xatırlatmanı 1-2 gün əvvəl göndərmək adətən idealdır — bu, alıcının onu görməsi və təqviminə əlavə etməsi üçün kifayət qədər vaxtdır.

İcarə haqqı və ya hesab-faktura kimi ödənişlər üçün daha erkən göndərmək çox vaxt daha yaxşıdır. Təxminən bir həftə əvvəldən nəzakətli bir xəbərdarlıq insanlara plan qurmaq üçün vaxt verir və son dəqiqə gecikmələrini azaldır.

Ən Populyar 5 Nəzakətli Xatırlatma E-poçtu Növü

Xatırlatma e-poçtları müxtəlif formalarda olur, lakin bunlar görəcəyiniz (və istifadə edəcəyiniz) ən çox yayılmış kateqoriyalardır:

1: Görüş / Təyinat:

Qarşıdan gələn görüşü, zəngi və ya şəxsi təyinatı (məsələn, həkim ziyarəti) təsdiqləmək üçün göndərilir.

2: Tədbir:

İştirakçılara qarşıdan gələn tədbiri — vebinar, şirkət şənliyi və ya əyani toplantı kimi — xatırlatmaq üçün istifadə olunur.

3: Son Tarix:

Komandalara və ya müştərilərə təhvil tarixləri, təqdimatlar və ya vaxta həssas tapşırıqlar barədə xatırlatmaqla layihələrin plana uyğun getməsinə kömək edir.

4: Səbətdən İmtina:

Onlayn mağazalar tərəfindən kimsə məhsulları səbətə əlavə edib, lakin ödənişi tamamlamadan çıxdıqda göndərilir.

5: Abunəliyin Yenilənməsi:

Abunəliyin müddəti bitmək üzrə olduqda istifadə olunur və müştərini fasiləsiz giriş üçün yeniləməyə təşviq edir.

Hər Vəziyyət Üçün Xatırlatma E-poçtu Nümunələri

E-poçtla nəzakətli şəkildə təqib etməyi öyrənirsinizsə, nümunələr işinizi çox asanlaşdırır. Aşağıda vəziyyətinizə və auditoriyanıza uyğunlaşdıra biləcəyiniz doqquz nəzakətli xatırlatma şablonu verilmişdir.

#1: Rəhbərə Nəzakətli Xatırlatma E-poçtu Nümunəsi:

Rəhbərinizə təzyiq göstərmədən xatırlatma etmək lazım olduqda, mesajı qısa, hörmətli və minnətdarlıq ifadə edən şəkildə saxlayın:

Mövzu: [Subject] haqqında qısa təqib

Mesaj:

Hörmətli [Boss’s Name],

Ümid edirəm ki, yaxşısınız. Keçən həftə [Subject] ilə bağlı göndərdiyim mesaja dair təqib etmək istəyirdim. Bilirəm ki, işiniz çoxdur, ona görə də vaxtınız olan kimi rəhbərliyinizi çox yüksək qiymətləndirərdim.

Vaxtınız üçün təşəkkür edirəm.

Hörmətlə,
[Your Name]

Bu, təzyiq əlavə etmədən nəzakətli bir xatırlatma etmək istədiyiniz zaman sadə və təhlükəsiz bir quruluşdur.

2: Cavab Olmadıqda Dostyana Xatırlatma E-poçtu Nümunəsi:

Əgər kimsə hələ cavab verməyibsə, bu mehriban yanaşma qapını açıq saxlayır və gərginliyi aradan qaldırır:

Mövzu: Təqib: [Subject]

Mesaj:

Hörmətli [Name],

Ümid edirəm ki, yaxşısınız. [Subject] ilə bağlı ayırdığınız vaxta görə bir daha təşəkkür edirəm — növbəti addımları səbirsizliklə gözləyirəm.

Hər şeyin qaydasında olduğundan və məndən ehtiyacınız olan hər şeyi aldığınızdan əmin olmaq üçün yoxlamaq istədim. Əgər aydınlaşdırmalı və ya təqdim etməli olduğum bir şey varsa, sadəcə bildirin.

Bir daha təşəkkürlər, yeniləmənizi gözləyəcəyəm.

Səmimiyyətlə,
[Your Name]

3: Görüş / Təyinat Üçün Nəzakətli Xatırlatma Mesajı:

Təyinatlar üçün aydınlıq uzunluqdan daha vacibdir — tarixi, vaxtı və dəyişiklik etmək lazım olarsa nə edəcəyini daxil edin:

Mövzu: Xatırlatma: [Date] tarixində, saat [Time]-da [Appointment Detail]

Mesaj:

Hörmətli [Recipient Name],

Sadəcə [Date & Time] tarixindəki qarşıdan gələn görüşünüzü qısaca xatırlatmaq istədim. Əgər vaxtı dəyişdirmək və ya əvvəlcədən hər hansı bir sualınız olarsa, bu e-poçta cavab verməkdən çəkinməyin.

Sizinlə görüşməyi səbirsizliklə gözləyirəm.

Xoş arzularla,
[Your Name]

4: Tədbir Xatırlatma E-poçtu Nümunəsi:

Bu format səmimi, pozitivdir və insanların hazırlaşmasına kömək edir:

Mövzu: Xatırlatma: [Event Name] Tezliklə Başlayır

Mesaj:

Salam [Recipient Name],

Bu şənbə sizi [Event Name] tədbirində görməkdən məmnun olarıq! Qısa bir xatırlatma olaraq, zəhmət olmasa biletinizi və şəxsiyyət vəsiqənizi gətirin.

Tezliklə görüşərik!

Hörmətlə,
[Your Name]

#5: Son Tarix Xatırlatma Mesajı Nümunəsi:

Son tarix xatırlatmaları birbaşa, dəstəkləyici və hərəkətə yönəlik olmalıdır:

Mövzu: Xatırlatma: [Project Name] üçün son tarixə 1 həftə qalıb

Mesaj:

Salam [Team],

Bu, [Project Name] üçün təklifin təqdim edilməsinə bir həftə qaldığını bildirən qısa bir xat