معظمنا يتعامل مع الكثير من المهام في آن واحد - مواعيد نهائية، اجتماعات، فواتير، وعشرات المحادثات التي تجري في نفس الوقت. مع كل هذا، من السهل أن ننسى شيئًا مهمًا. ولهذا السبب بالتحديد توجد رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية اللطيفة.

ولكن هناك تحدٍ: يتلقى الناس عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني لدرجة أنهم لا يفتحون كل رسالة. لذا، يجب أن يكون تذكيرك مميزًا دون أن يبدو متطلبًا. الهدف بسيط - كن مهذبًا، وواضحًا، وحقق الإجراء الذي تحتاجه.

قد يكون تحقيق هذا التوازن صعبًا، ولكنه قابل للتعلم تمامًا. ستجد أدناه إرشادات عملية حول التوقيت، وأكثر أنواع التذكيرات شيوعًا، وأمثلة جاهزة للاستخدام لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية اللطيفة يمكنك تكييفها على الفور.

ما هو البريد الإلكتروني التذكيري بالضبط؟

البريد الإلكتروني التذكيري هو رسالة تُرسل لمساعدة شخص ما على تذكر مهمة أو موعد نهائي أو حدث مهم. تندرج معظم التذكيرات ضمن مجموعتين رئيسيتين:

• التذكيرات القادمة – تُرسل قبل وقوع حدث ما (اجتماع، موعد، تجديد، أو موعد نهائي) حتى يكون لدى المستلم وقت للتحضير.
• تذكيرات المتابعة – تُرسل بعد أن يكون من المفترض حدوث شيء ما (رد، دفعة، إجراء)، للحث على إكماله - مثل فاتورة متأخرة أو موعد نهائي فائت.

اعتمادًا على السياق، يمكن أن يكون التذكير تنبيهًا لطيفًا، أو تحذيرًا حساسًا للوقت، أو مجرد استفسار بسيط. الأهم هو النبرة: قصيرة، مهذبة، ومحددة.

لماذا تعتبر رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية مهمة جدًا؟

تساعد رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية على منع تحول السهو البسيط إلى مشكلات أكبر - اجتماعات فائتة، مدفوعات متأخرة، موافقات مؤجلة، أو مشاريع متوقفة. عندما تكون مشغولاً، حتى الرسائل المهمة يمكن أن تضيع.

وهنا يأتي دور أنظمة مثل Lua CRM لتسهيل الأمور. فبدلاً من تتبع كل متابعة يدويًا، يمكنك أتمتة التذكيرات للمهام والفواتير والمواعيد حتى لا يفوتك أي شيء.

إذا كنت تتساءل عن كيفية تذكير شخص ما بشكل احترافي، فالقاعدة بسيطة: كن محترمًا، ولا تكن لحوحًا. النبرة الهادئة والاحترافية تحافظ على قوة العلاقة - وتزيد من فرصة الحصول على رد.

مثل أي مهارة، يصبح إعداد التذكيرات أسهل مع الممارسة. كلما أرسلت المزيد، أصبحت صياغتك وتوقيتك أكثر طبيعية.

متى يجب أن ترسل بريدًا إلكترونيًا تذكيريًا؟

يعتمد أفضل توقيت على ما تذكّر الشخص به. بالنسبة للاجتماع أو الموعد، عادةً ما يكون إرسال تذكير قبل يوم أو يومين هو الأمثل - وهو وقت كافٍ للمستلم لرؤيته وإضافته إلى تقويمه.

بالنسبة للمدفوعات مثل الإيجار أو الفواتير، غالبًا ما يكون الإرسال المبكر أفضل. فالتنبيه اللطيف قبل أسبوع تقريبًا يمنح الناس وقتًا للتخطيط ويقلل من التأخير في اللحظة الأخيرة.

أشهر 5 أنواع من رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية اللطيفة

تأتي رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية بأشكال عديدة، ولكن هذه هي الفئات الأكثر شيوعًا التي ستراها (وتستخدمها):

1: الاجتماع / الموعد:

تُرسل لتأكيد اجتماع أو مكالمة أو موعد شخصي قادم (مثل زيارة الطبيب).

2: الفعالية:

تُستخدم لتذكير الحضور بفعالية قادمة - مثل ندوة عبر الإنترنت، أو احتفال للشركة، أو تجمع شخصي.

3: الموعد النهائي:

تساعد في الحفاظ على سير المشاريع من خلال تذكير الفرق أو العملاء بمواعيد التسليم أو التقديمات أو المهام الحساسة للوقت.

4: سلة التسوق المتروكة:

تُرسل من قبل المتاجر الإلكترونية عندما يضيف شخص ما منتجات إلى سلة التسوق ولكنه يغادر قبل إتمام عملية الدفع.

5: تجديد الاشتراك:

تُستخدم عندما يكون الاشتراك على وشك الانتهاء، لتشجيع العميل على التجديد للحفاظ على استمرارية الخدمة.

أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية لكل مناسبة

إذا كنت تتعلم كيفية المتابعة بأدب عبر البريد الإلكتروني، فإن الأمثلة تجعل الأمر أسهل بكثير. فيما يلي تسعة قوالب تذكير لطيفة يمكنك تعديلها لتناسب موقفك وجمهورك.

#1: نموذج بريد إلكتروني تذكيري مهذب للمدير:

عندما تحتاج إلى تذكير مديرك دون أن تبدو لحوحًا، اجعل الرسالة قصيرة ومحترمة ومعبرة عن التقدير:

الموضوع: متابعة سريعة بخصوص [الموضوع]

الرسالة:

عزيزي [اسم المدير]،

أتمنى أن تكون بخير. أردت المتابعة بخصوص رسالتي من الأسبوع الماضي بشأن [الموضوع]. أعلم أن لديك الكثير من المهام، لذا سأكون ممتنًا جدًا لتوجيهاتك عندما يتسنى لك الوقت.

شكرًا لوقتك.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

هذا هيكل بسيط وآمن عندما تريد إرسال تذكير مهذب دون إضافة ضغط.

2: نموذج بريد إلكتروني تذكيري ودود في حال عدم الرد:

إذا لم يرد شخص ما بعد، فإن هذا النهج اللطيف يبقي الباب مفتوحًا ويزيل أي توتر:

الموضوع: متابعة: [الموضوع]

الرسالة:

عزيزي [الاسم]،

أتمنى أن تكون بخير. شكرًا مرة أخرى على وقتك بخصوص [الموضوع] - أتطلع بصدق إلى الخطوات التالية.

أردت الاطمئنان والتأكد من أن لديك كل ما تحتاجه مني. إذا كان هناك أي شيء يمكنني توضيحه أو تقديمه، فيرجى إبلاغي.

شكرًا مرة أخرى، وسأكون في انتظار تحديثك.

مع خالص التقدير،
[اسمك]

3: رسالة تذكير لطيفة لاجتماع / موعد:

بالنسبة للمواعيد، الوضوح أهم من الطول - قم بتضمين التاريخ والوقت وما يجب فعله إذا احتاجوا إلى تغييرات:

الموضوع: تذكير: [تفاصيل الموعد] في [التاريخ] الساعة [الوقت]

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

هذا تذكير سريع بموعدك القادم في [التاريخ والوقت]. إذا كنت بحاجة إلى إعادة الجدولة أو لديك أي أسئلة مسبقًا، فلا تتردد في الرد على هذا البريد الإلكتروني.

نتطلع إلى رؤيتك.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

4: مثال على بريد إلكتروني لتذكير بفعالية:

هذا النموذج ودود ومتفائل ويساعد الناس على الاستعداد:

الموضوع: تذكير: [اسم الفعالية] قريبًا

الرسالة:

مرحبًا [اسم المستلم]،

نحن متحمسون لرؤيتك في [اسم الفعالية] يوم السبت القادم! كتذكير سريع، يرجى إحضار تذكرتك وبطاقة الهوية.

نراك قريبًا!

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

#5: نموذج رسالة تذكير بالموعد النهائي:

يجب أن تكون تذكيرات المواعيد النهائية مباشرة وداعمة وموجهة نحو العمل:

الموضوع: تذكير: الموعد النهائي لمشروع [اسم المشروع] بعد أسبوع واحد

الرسالة:

مرحبًا [الفريق]،

هذا تذكير سريع بأن الموعد النهائي لتقديم مقترح [اسم المشروع] هو بعد أسبوع واحد. يرجى مراجعة مهامكم وطرح أي أسئلة مبكرًا حتى نتمكن من الالتزام بالجدول الزمني.

إذا كنتم بحاجة إلى أي دعم، فلا تترددوا في التواصل.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

#6: تذكير أخير متواضع:

هذه النسخة تعبر عن الإلحاح دون أن تبدو قاسية:

الموضوع: تذكير أخير: [الموضوع]

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

أتمنى أن تكون بخير. أتواصل معك للمرة الأخيرة بخصوص [الموضوع]، حيث إنه لا يزال معلقًا. هذا الأمر مهم، لذا سأكون ممتنًا لردك أو تحديثك في أقرب وقت ممكن.

شكرًا لاهتمامك.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

#7: بريد إلكتروني تذكيري للمتابعة:

إذا كنت قد تابعت مرة واحدة بالفعل، فحافظ على هدوئك وحياديتك:

الموضوع: للاطمئنان بخصوص بريدي الإلكتروني السابق

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

أتمنى أن تكون بخير.

أتابع بريدي الإلكتروني من الأسبوع الماضي حول [الموضوع]. أعلم أن الجداول الزمنية قد تكون مزدحمة، لذا أردت التأكد من أنك لم تفوته.

سأكون ممتنًا لتحديثك عندما يتسنى لك الوقت.

شكرًا لك،
[اسمك]

8: بريد إلكتروني لتذكير بدفعة متأخرة:

بالنسبة للمدفوعات، حافظ على الاحترافية وقم بتضمين عبارة "تجاهل إذا تم الدفع بالفعل":

الموضوع: تذكير ودي: الفاتورة رقم #[رقم الفاتورة] مستحقة

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

أتمنى أن تكون بخير.

هذا تذكير ودي بأن الفاتورة رقم #[رقم الفاتورة] مستحقة في [تاريخ الاستحقاق]. إذا تم إرسال الدفعة بالفعل، فيرجى تجاهل هذه الرسالة.

شكرًا لاهتمامك.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

إذا كان ذلك مفيدًا، يمكنك تضمين رابط للدفع حتى يتمكن المستلم من إكمال الإجراء على الفور دون الحاجة إلى مراسلات إضافية.

9: قالب بريد إلكتروني لتذكير بسياسة:

عندما تتغير السياسات، كن واضحًا بشأن تاريخ السريان وادعُ إلى طرح الأسئلة:

الموضوع: تذكير: تحديث السياسة ساري المفعول في [التاريخ]

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

أتمنى أن تكون بخير.

هذا تذكير لطيف بأن تحديثات سياستنا ستدخل حيز التنفيذ في [تاريخ الاستحقاق]. يرجى تخصيص بعض الوقت لمراجعة التغييرات عندما يناسبك.

إذا كان لديك أي أسئلة، فلا تتردد في التواصل.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

هناك العديد من سيناريوهات التذكير الأخرى أيضًا (على سبيل المثال، تذكيرات تقديم المستندات). لكن القوالب المذكورة أعلاه تغطي حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا ويسهل تكييفها.

كتابة رسالة تذكير لطيفة خاصة بك

البريد الإلكتروني التذكيري الجيد يبدو ودودًا واحترافيًا في نفس الوقت. اجعله موجزًا، واجعل الخطوة التالية واضحة، وتجنب النصوص الإضافية غير الضرورية.
إليك بعض النصائح العملية لكل جزء من التذكير اللطيف:

1: سطر الموضوع:

يجب أن يوضح سطر الموضوع الغرض على الفور. تشمل الأمثلة: "تذكير: الفاتورة رقم 132 مستحقة في [التاريخ]" أو "تذكير ودي: اجتماع الغد في [الوقت]". يتم فتح المواضيع الواضحة بشكل أكبر.

2: الرسالة / المحتوى:

ابدأ بتحية واذكر بسرعة سبب كتابتك. قم بتضمين التفاصيل الرئيسية (التواريخ، الأوقات، أرقام الفواتير، الروابط، أو الخطوات التالية). اختتم بدعوة بسيطة لاتخاذ إجراء - مثل طلب تأكيد، أو طلب تحديث، أو الحث على الدفع.

اختتم بأدب واجعل الرد سهلاً. عبارات مثل "إذا كان لديك أي أسئلة، يسعدني المساعدة" يمكن أن تقلل من التوتر. التوقيع الاحترافي مثل "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" يناسب معظم السياقات.

أكثر 5 أخطاء شيوعًا عند إرسال تذكير ودي

1: إرسال عدد كبير جدًا أو قليل جدًا من التذكيرات:

تريد أن تُرى رسالتك - ولكن ليس لدرجة إرباك المستلم. باعد بين التذكيرات بشكل مدروس حتى تبدو مفيدة وليست متكررة.

2: الظهور بمظهر متطلب أو لحوح:

التذكير لا يزال طلبًا. حافظ على لغتك محترمة، وتجنب الصياغة التي تفرض ضغطًا، وحافظ على نبرة هادئة.

3: فقدان التفاصيل أو الخطوات التالية:

إذا لم يتمكن المستلم من فهم ما تحتاجه على الفور، فمن المرجح أن يتجاهل البريد الإلكتروني. قم دائمًا بتضمين السياق الرئيسي والإجراء الدقيق الذي تريده منهم.

4: الغموض المفرط:

تعمل رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية بشكل أفضل عندما تكون محددة. يساعد التواصل الواضح المستلم على الرد بشكل صحيح وسريع.

5: إظهار الإحباط:

النبرة مهمة - خاصة عندما تذكّر عميلاً. النهج المهذب والاحترافي يحسن فرصة قيام العميل بما تريده. حتى الخيارات الصغيرة في الكلمات تساعد: عبارة "مجرد تذكير ودي" عادة ما يكون وقعها أفضل من "مجرد تذكير".

6: عدم تخصيص البريد الإلكتروني التذكيري الأخير:

التخصيص يزيد من معدلات الاستجابة. استخدم اسم المستلم كلما أمكن وأشر إلى السياق الدقيق حتى تبدو الرسالة ذات صلة وليست آلية.

7: تخطي التدقيق اللغوي:

يمثل البريد الإلكتروني التذكيري احترافيتك. قبل الإرسال، أعد قراءته للتأكد من الوضوح والقواعد اللغوية والنبرة.

8: عدم المتابعة عند الحاجة:

تتطلب بعض التذكيرات ردًا أو تأكيدًا - خاصة في وقت مبكر من المحادثة. تابع في الوقت المحدد حتى تتمكن من المضي قدمًا، أو تقديم التفاصيل، أو مناقشة الخيارات، أو إرسال القوالب، أو مشاركة الخطوات التالية.

الخلاصة

يهدف البريد الإلكتروني التذكيري إلى الحث على اتخاذ إجراء - بسرعة وبأدب. التذكيرات الأكثر فعالية هي المحددة والقصيرة واللطيفة.
تتطلب المواقف المختلفة قوالب مختلفة، لكن المبدأ يظل كما هو: طابق نبرتك مع السياق، وحافظ على وضوح طلبك، واجعل من السهل على المستلم الرد. مع الأمثلة المذكورة أعلاه، يمكنك المتابعة بثقة دون أن تبدو لحوحًا.