يتعامل معظمنا مع الكثير من المهام في آن واحد—مواعيد نهائية، اجتماعات، فواتير، وعشرات المحادثات التي تجري في نفس الوقت. مع كل هذه الانشغالات، من السهل أن ننسى أمراً مهماً. ولهذا السبب تحديداً، وُجدت رسائل التذكير الإلكترونية الودية.

ولكن هناك تحدٍ: يتلقى الناس عدداً كبيراً من رسائل البريد الإلكتروني لدرجة أنهم لا يفتحون كل رسالة. لذلك، يجب أن تبرز رسالتك التذكيرية دون أن تبدو متطلبة. الهدف بسيط—كن مهذباً وواضحاً، مع ضمان تحقيق الإجراء الذي تسعى إليه.

قد يكون تحقيق هذا التوازن صعباً، ولكنه قابل للتعلم بالتأكيد. ستجد أدناه إرشادات عملية حول التوقيت، وأكثر أنواع التذكيرات شيوعاً، وأمثلة جاهزة للاستخدام لرسائل التذكير الودية يمكنك تكييفها على الفور.

ما هي رسالة التذكير بالضبط؟

رسالة التذكير هي رسالة تُرسل لمساعدة شخص ما على تذكر مهمة أو موعد نهائي أو حدث مهم. تندرج معظم التذكيرات ضمن مجموعتين رئيسيتين:

• تذكيرات قادمة – تُرسل قبل وقوع حدث ما (مثل اجتماع، موعد، تجديد، أو موعد نهائي) حتى يكون لدى المستلم وقت للتحضير.
• تذكيرات المتابعة – تُرسل بعد أن يكون من المفترض أن شيئاً ما قد حدث (مثل رد، دفعة، أو إجراء مطلوب)، للحث على إكماله—مثل فاتورة مستحقة أو موعد نهائي فائت.

اعتماداً على السياق، يمكن أن يكون التذكير تنبيهاً لطيفاً، أو تحذيراً حساساً للوقت، أو مجرد رسالة للاطمئنان. الأهم هو الأسلوب: يجب أن يكون مختصراً ومهذباً ومحدداً.

لماذا تعتبر رسائل التذكير مهمة جداً؟

تساعد رسائل التذكير على منع تحول السهوات البسيطة إلى مشاكل أكبر—مثل تفويت الاجتماعات، أو تأخر المدفوعات، أو تأجيل الموافقات، أو توقف المشاريع. عندما تكون مشغولاً، حتى الرسائل المهمة يمكن أن تضيع وسط زحمة البريد الوارد.

وهنا يأتي دور أنظمة مثل Lua CRM لتسهيل الأمور. فبدلاً من تتبع كل متابعة يدوياً، يمكنك أتمتة التذكيرات للمهام والفواتير والمواعيد لضمان عدم إغفال أي شيء.

إذا كنت تتساءل عن كيفية تذكير شخص ما بشكل احترافي، فالقاعدة بسيطة: كن محترماً، ولا تكن لحوحاً. يحافظ الأسلوب الهادئ والاحترافي على قوة العلاقة—ويزيد من فرصة حصولك على رد.

مثل أي مهارة أخرى، تصبح كتابة التذكيرات أسهل مع الممارسة. كلما أرسلت المزيد، أصبحت صياغتك وتوقيتك أكثر طبيعية.

متى يجب أن ترسل رسالة تذكير؟

يعتمد أفضل توقيت على الشيء الذي تذكّر الشخص به. بالنسبة لاجتماع أو موعد، عادةً ما يكون إرسال تذكير قبل يوم أو يومين هو الأمثل—وهو وقت كافٍ ليراه المستلم ويضيفه إلى تقويمه.

بالنسبة للمدفوعات مثل الإيجار أو الفواتير، غالباً ما يكون الإرسال المبكر أفضل. فإرسال تنبيه ودي قبل أسبوع تقريباً يمنح الناس وقتاً للتخطيط ويقلل من التأخير في اللحظات الأخيرة.

أشهر 5 أنواع من رسائل التذكير الودية

تأتي رسائل التذكير بأشكال عديدة، ولكن هذه هي الفئات الأكثر شيوعاً التي ستراها (وتستخدمها):

1: اجتماع / موعد:

تُرسل لتأكيد اجتماع أو مكالمة أو موعد شخصي قادم (مثل زيارة الطبيب).

2: فعالية:

تُستخدم لتذكير الحضور بفعالية قادمة—مثل ندوة عبر الإنترنت، أو احتفال للشركة، أو تجمع شخصي.

3: موعد نهائي:

تساعد في الحفاظ على سير المشاريع من خلال تذكير الفرق أو العملاء بمواعيد التسليم أو التقديمات أو المهام الحساسة للوقت.

4: سلة التسوق المتروكة:

تُرسل من قبل المتاجر الإلكترونية عندما يضيف شخص ما منتجات إلى سلة التسوق ولكنه يغادر قبل إتمام عملية الشراء.

5: تجديد الاشتراك:

تُستخدم عندما يكون الاشتراك على وشك الانتهاء، لتشجيع العميل على التجديد للحفاظ على استمرارية الوصول.

أمثلة على رسائل التذكير لكل مناسبة

إذا كنت تتعلم كيفية المتابعة بأدب عبر البريد الإلكتروني، فإن الأمثلة تجعل الأمر أسهل بكثير. فيما يلي تسعة قوالب تذكير ودية يمكنك تعديلها لتناسب موقفك وجمهورك.

#1: نموذج رسالة تذكير مهذبة للمدير:

عندما تحتاج إلى تذكير مديرك دون أن تبدو لحوحاً، اجعلها قصيرة ومحترمة ومعبرة عن التقدير:

الموضوع: متابعة سريعة بخصوص [الموضوع]

الرسالة:

عزيزي [اسم المدير]،

أتمنى أن تكون بخير. أردت المتابعة بخصوص رسالتي من الأسبوع الماضي المتعلقة بـ [الموضوع]. أعلم أن لديك الكثير من المهام، لذا سأكون ممتناً جداً لتوجيهاتك متى ما سنحت لك الفرصة.

شكراً على وقتك.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

هذه صيغة بسيطة وآمنة عندما تريد إرسال تذكير مهذب دون إضافة ضغط.

2: نموذج رسالة تذكير ودية في حال عدم الرد:

إذا لم يرد شخص ما بعد، فإن هذا النهج اللطيف يبقي الباب مفتوحاً ويزيل أي عوائق:

الموضوع: متابعة: [الموضوع]

الرسالة:

عزيزي [الاسم]،

أتمنى أن تكون بخير. شكراً مرة أخرى على وقتك بخصوص [الموضوع]—أتطلع بصدق إلى الخطوات التالية.

أردت أن أتأكد من أن لديك كل ما تحتاجه من جانبي. إذا كان هناك أي شيء يمكنني توضيحه أو تقديمه، فلا تتردد في إخباري.

شكراً مرة أخرى، وسأنتظر ردك.

مع خالص التقدير،
[اسمك]

3: رسالة تذكير لطيفة لاجتماع / موعد:

بالنسبة للمواعيد، الوضوح أهم من الطول—اذكر التاريخ والوقت وما يجب فعله إذا احتاجوا إلى تغييرات:

الموضوع: تذكير: [تفاصيل الموعد] في [التاريخ] الساعة [الوقت]

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

هذا تذكير سريع بموعدك القادم في [التاريخ والوقت]. إذا كنت بحاجة إلى إعادة جدولة الموعد أو لديك أي أسئلة مسبقاً، فلا تتردد في الرد على هذا البريد الإلكتروني.

نتطلع لرؤيتك.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

4: مثال على رسالة تذكير بفعالية:

هذا النموذج ودي ومحفز ويساعد الناس على الاستعداد:

الموضوع: تذكير: [اسم الفعالية] قريباً

الرسالة:

مرحباً [اسم المستلم]،

نحن متحمسون لرؤيتك في [اسم الفعالية] يوم السبت القادم! كتذكير سريع، يرجى إحضار تذكرتك وبطاقتك الشخصية.

نراك قريباً!

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

#5: نموذج رسالة تذكير بموعد نهائي:

يجب أن تكون تذكيرات المواعيد النهائية مباشرة وداعمة وموجهة نحو العمل:

الموضوع: تذكير: الموعد النهائي لمشروع [اسم المشروع] بعد أسبوع واحد

الرسالة:

مرحباً [الفريق]،

هذا تذكير سريع بأن الموعد النهائي لتقديم مقترح مشروع [اسم المشروع] هو بعد أسبوع واحد. يرجى مراجعة مهامكم وطرح أي أسئلة في وقت مبكر حتى نتمكن من الالتزام بالجدول الزمني.

إذا كنتم بحاجة إلى أي دعم، فلا تترددوا في التواصل.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

#6: تذكير أخير متواضع:

هذه النسخة تعبر عن الإلحاح دون أن تبدو قاسية:

الموضوع: تذكير أخير: [الموضوع]

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

أتمنى أن تكون بخير. أتواصل معك للمرة الأخيرة بخصوص [الموضوع]، حيث أنه لا يزال معلقاً. هذا الأمر مهم، لذا سأكون ممتناً لردك أو تحديثك في أقرب وقت ممكن.

شكراً لاهتمامك.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

#7: رسالة تذكير للمتابعة:

إذا كنت قد تابعت مرة واحدة بالفعل، فحافظ على هدوئك وحياديتك:

الموضوع: للاطمئنان بخصوص بريدي الإلكتروني السابق

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

أتمنى أن تكون بخير.

أتابع معك بخصوص بريدي الإلكتروني من الأسبوع الماضي حول [الموضوع]. أعلم أن الجداول الزمنية قد تكون مزدحمة، لذا أردت التأكد من أن الرسالة لم تضيع.

متى ما سنحت لك الفرصة، سأكون ممتناً لتحديثك.

شكراً لك،
[اسمك]

8: رسالة تذكير بالدفع المتأخر:

بالنسبة للمدفوعات، حافظ على الأسلوب الاحترافي وأضف عبارة "يرجى تجاهل هذه الرسالة إذا تم الدفع بالفعل":

الموضوع: تذكير ودي: فاتورة رقم #[رقم الفاتورة] مستحقة

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

أتمنى أن تكون بخير.

هذا تذكير ودي بأن الفاتورة رقم #[رقم الفاتورة] مستحقة في [تاريخ الاستحقاق]. إذا تم إرسال الدفعة بالفعل، يرجى تجاهل هذه الرسالة.

شكراً لاهتمامك.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

إذا كان ذلك مفيداً، يمكنك تضمين رابط للدفع حتى يتمكن المستلم من إكمال الإجراء على الفور دون الحاجة إلى مراسلات إضافية.

9: قالب رسالة تذكير بسياسة جديدة:

عندما تتغير السياسات، كن واضحاً بشأن تاريخ السريان وادعُ إلى طرح الأسئلة:

الموضوع: تذكير: تحديث السياسة ساري المفعول اعتباراً من [التاريخ]

الرسالة:

عزيزي [اسم المستلم]،

أتمنى أن تكون بخير.

هذا تذكير ودي بأن تحديثات سياستنا ستدخل حيز التنفيذ في [تاريخ الاستحقاق]. يرجى تخصيص بعض الوقت لمراجعة التغييرات عندما يكون ذلك مناسباً لك.

إذا كان لديك أي أسئلة، فلا تتردد في التواصل.

مع أطيب التحيات،
[اسمك]

هناك العديد من سيناريوهات التذكير الأخرى أيضاً (على سبيل المثال، تذكيرات تقديم المستندات). لكن القوالب المذكورة أعلاه تغطي حالات الاستخدام الأكثر شيوعاً ويسهل تكييفها.

كتابة رسالة تذكير ودية خاصة بك

رسالة التذكير الجيدة تبدو ودية واحترافية في نفس الوقت. اجعلها موجزة، واجعل الخطوة التالية واضحة، وتجنب النصوص الإضافية غير الضرورية.
فيما يلي بعض النصائح العملية لكل جزء من أجزاء التذكير الودي:

1: سطر الموضوع:

يجب أن يوضح سطر الموضوع الغرض من الرسالة على الفور. تشمل الأمثلة: "تذكير: فاتورة رقم 132 مستحقة في [التاريخ]" أو "تذكير ودي: اجتماع الغد الساعة [الوقت]". المواضيع الواضحة يتم فتحها بشكل أكبر.

2: نص الرسالة / المحتوى:

ابدأ بتحية واذكر بسرعة سبب كتابتك. قم بتضمين التفاصيل الرئيسية (التواريخ، الأوقات، أرقام الفواتير، الروابط، أو الخطوات التالية). اختتم بدعوة بسيطة لاتخاذ إجراء—مثل طلب تأكيد، أو طلب تحديث، أو حث على الدفع.

اختتم بأدب واجعل الرد سهلاً. عبارات مثل "إذا كان لديك أي أسئلة، يسعدني المساعدة" يمكن أن تقلل من أي تردد. خاتمة احترافية مثل "مع أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" تعمل في معظم السياقات.

أشهر 5 أخطاء شائعة عند إرسال تذكير ودي

1: إرسال عدد كبير جداً أو قليل جداً من التذكيرات:

أنت تريد أن تُرى رسالتك—ولكن ليس لدرجة إزعاج المستلم. باعد بين التذكيرات بشكل مدروس حتى تبدو مفيدة بدلاً من كونها متكررة.

2: الظهور بمظهر المتطلب أو اللحوح:

التذكير لا يزال طلباً. حافظ على لغتك محترمة، وتجنب الصياغة التي تفرض ضغطاً، وحافظ على نبرة هادئة.

3: إغفال التفاصيل أو الخطوات التالية:

إذا لم يتمكن المستلم من فهم ما تحتاجه على الفور، فمن المرجح أن يتجاهل البريد الإلكتروني. قم دائماً بتضمين السياق الرئيسي والإجراء الدقيق الذي تريده أن يتخذه.

4: استخدام عبارات غامضة:

تعمل رسائل التذكير بشكل أفضل عندما تكون محددة. يساعد التواصل الواضح المستلم على الرد بشكل صحيح وسريع.

5: إظهار الإحباط:

الأسلوب مهم—خاصة عندما تذكّر عميلاً. النهج المهذب والاحترافي يحسن فرصة قيام العميل بما تريده. حتى الخيارات الصغيرة في الصياغة تساعد: "مجرد تذكير ودي" عادة ما يكون وقعها أفضل من "مجرد تذكير".

6: عدم تخصيص رسالة التذكير النهائية:

التخصيص يزيد من معدلات الاستجابة. استخدم اسم المستلم كلما أمكن ذلك وأشر إلى السياق الدقيق حتى تبدو الرسالة ذات صلة وليست آلية.

7: تجاهل التدقيق اللغوي:

تمثل رسالة التذكير احترافيتك. قبل الإرسال، أعد قراءتها للتأكد من الوضوح والقواعد النحوية والأسلوب.

8: عدم المتابعة عند الحاجة:

تتطلب بعض التذكيرات رداً أو تأكيداً—خاصة في بداية المحادثة. تابع في الوقت المناسب حتى تتمكن من المضي قدماً، أو تقديم التفاصيل، أو مناقشة الخيارات، أو إرسال القوالب، أو مشاركة الخطوات التالية.

الخلاصة

تهدف رسالة التذكير إلى حث على اتخاذ إجراء—بسرعة وأدب. التذكيرات الأكثر فعالية هي تلك التي تكون محددة وقصيرة ولطيفة.
تتطلب المواقف المختلفة قوالب مختلفة، لكن المبدأ يظل كما هو: طابق أسلوبك مع السياق، وحافظ على وضوح طلبك، واجعل من السهل على المستلم الرد. مع الأمثلة المذكورة أعلاه، يمكنك المتابعة بثقة دون أن تبدو لحوحاً.