La mayoría de nosotros hacemos malabares con muchas cosas: plazos, reuniones, facturas y docenas de conversaciones que ocurren al mismo tiempo. Con tanto en marcha, es fácil que algo importante se olvide. Es precisamente por eso que existen los correos de recordatorio amables.

Pero hay un detalle: la gente recibe tantos correos electrónicos que no abren todos los mensajes. Por eso, tu recordatorio debe destacar sin sonar exigente. El objetivo es simple: ser cortés, ser claro y aun así conseguir la acción que necesitas.

Ese equilibrio puede ser complicado, pero es totalmente posible de aprender. A continuación, encontrarás orientación práctica sobre los tiempos, los tipos de recordatorios más comunes y ejemplos de correos de recordatorio amables listos para usar que puedes adaptar de inmediato.

¿Qué es exactamente un correo de recordatorio?

Un correo de recordatorio es un mensaje enviado para ayudar a alguien a recordar una tarea, fecha límite o evento importante. La mayoría de los recordatorios se dividen en dos grupos principales:

• Recordatorios de próximos eventos: se envían antes de que algo suceda (una reunión, cita, renovación o fecha límite) para que el destinatario tenga tiempo de prepararse.
• Recordatorios de seguimiento: se envían después de que algo debería haber sucedido (una respuesta, un pago, una acción pendiente) para impulsar su finalización, como una factura vencida o una fecha límite incumplida.

Dependiendo del contexto, un recordatorio puede ser un toque de atención sutil, una alerta urgente o un simple seguimiento. Lo más importante es el tono: breve, cortés y específico.

¿Por qué son tan importantes los correos de recordatorio?

Los correos de recordatorio ayudan a evitar que pequeños descuidos se conviertan en problemas mayores: reuniones perdidas, pagos atrasados, aprobaciones demoradas o proyectos estancados. Cuando estás ocupado, incluso los mensajes importantes pueden quedar sepultados.

Ahí es también donde sistemas como Lua CRM pueden facilitar la vida. En lugar de hacer un seguimiento manual de cada tarea, puedes automatizar recordatorios para tareas, facturas y citas para que nada se te escape.

Si te preguntas cómo recordarle algo a alguien de manera profesional, la regla es simple: sé respetuoso, nunca insistente. Un tono tranquilo y profesional mantiene la relación sólida y aumenta la probabilidad de que obtengas una respuesta.

Como cualquier habilidad, escribir recordatorios se vuelve más fácil con la práctica. Cuantos más envíes, más natural será tu redacción y tu elección del momento oportuno.

¿Cuándo deberías enviar un correo de recordatorio?

El mejor momento depende de lo que le estés recordando a alguien. Para una reunión o cita, enviar un recordatorio 1 o 2 días antes suele ser ideal, ya que da tiempo suficiente para que el destinatario lo vea y lo añada a su calendario.

Para pagos como alquileres o facturas, a menudo es mejor hacerlo antes. Un aviso amable con una semana de antelación da a la gente tiempo para planificar y reduce los retrasos de última hora.

Los 5 tipos más populares de correos de recordatorio amables

Los correos de recordatorio vienen en muchas formas, pero estas son las categorías más comunes que verás (y usarás):

1: Reunión / Cita:

Se envía para confirmar una próxima reunión, llamada o cita personal (como una visita al médico).

2: Evento:

Se utiliza para recordar a los asistentes sobre un próximo evento, como un seminario web, una celebración de la empresa o una reunión en persona.

3: Fecha límite:

Ayuda a mantener los proyectos en marcha recordando a los equipos o clientes las fechas de entrega, envíos o tareas urgentes.

4: Abandono de carrito:

Enviado por tiendas en línea cuando alguien añade productos a un carrito pero se va antes de completar la compra.

5: Renovación de suscripción:

Se utiliza cuando una suscripción está a punto de expirar, animando al cliente a renovar para mantener el acceso sin interrupciones.

Ejemplos de correos de recordatorio para cada ocasión

Si estás aprendiendo a hacer un seguimiento educado por correo electrónico, los ejemplos lo hacen mucho más fácil. A continuación, encontrarás nueve plantillas de recordatorios amables que puedes ajustar a tu situación y audiencia.

#1: Ejemplo de correo de recordatorio educado para un jefe:

Cuando necesites recordarle algo a tu gerente sin sonar insistente, sé breve, respetuoso y agradecido:

Asunto: Seguimiento rápido sobre [Asunto]

Mensaje:

Estimado/a [Nombre del jefe],

Espero que estés bien. Quería hacer un seguimiento de mi mensaje de la semana pasada sobre [Asunto]. Sé que tienes mucho trabajo, así que cuando tengas un momento, agradecería mucho tu orientación.

Gracias por tu tiempo.

Saludos cordiales,
[Tu nombre]

Esta es una estructura simple y segura cuando quieres un recordatorio educado sin añadir presión.

2: Ejemplo de correo de recordatorio amistoso por falta de respuesta:

Si alguien aún no ha respondido, este enfoque amable mantiene la puerta abierta y elimina la fricción:

Asunto: Seguimiento: [Asunto]

Mensaje:

Estimado/a [Nombre],

Espero que estés bien. Gracias de nuevo por tu tiempo en relación con [Asunto]. Realmente espero con interés los próximos pasos.

Quería contactarte para asegurarme de que tienes todo lo que necesitas de mi parte. Si hay algo que pueda aclarar o proporcionar, no dudes en decírmelo.

Gracias de nuevo, y quedo a la espera de tu respuesta.

Atentamente,
[Tu nombre]

3: Mensaje de recordatorio amable para reunión / cita:

Para las citas, la claridad importa más que la longitud; incluye la fecha, la hora y qué hacer si necesitan cambios:

Asunto: Recordatorio: [Detalle de la cita] el [Fecha] a las [Hora]

Mensaje:

Estimado/a [Nombre del destinatario],

Solo un rápido recordatorio de tu próxima cita el [Fecha y hora]. Si necesitas reprogramar o tienes alguna pregunta, no dudes en responder a este correo.

Espero verte pronto.

Saludos cordiales,
[Tu nombre]

4: Ejemplo de correo de recordatorio de evento:

Este formato es amigable, optimista y ayuda a la gente a prepararse:

Asunto: Recordatorio: [Nombre del evento] se acerca

Mensaje:

Hola, [Nombre del destinatario],

¡Estamos emocionados de verte en [Nombre del evento] este sábado! Como recordatorio rápido, por favor trae tu entrada y tu identificación.

¡Nos vemos pronto!

Saludos cordiales,
[Tu nombre]

#5: Ejemplo de mensaje de recordatorio de fecha límite:

Los recordatorios de fechas límite deben ser directos, de apoyo y orientados a la acción:

Asunto: Recordatorio: Fecha límite del [Nombre del proyecto] en 1 semana

Mensaje:

Hola, [Equipo],

Este es un recordatorio rápido de que la propuesta para [Nombre del proyecto] vence en una semana. Por favor, revisen sus tareas y compartan cualquier pregunta con antelación para que podamos mantenernos al día.

Si necesitan ayuda, no duden en contactarme.

Saludos cordiales,
[Tu nombre]

#6: Último recordatorio amable:

Esta versión comunica urgencia sin sonar dura:

Asunto: Último recordatorio: [Asunto]

Mensaje:

Estimado/a [Nombre del destinatario],

Espero que estés bien. Me pongo en contacto por última vez en relación con [Asunto], ya que sigue pendiente. Esto es importante, por lo que agradecería tu respuesta o actualización tan pronto como te sea posible.

Gracias por tu atención.

Saludos cordiales,
[Tu nombre]

#7: Correo de recordatorio de seguimiento:

Si ya has hecho un seguimiento una vez, mantén la calma y la neutralidad:

Asunto: Consultando sobre mi correo anterior

Mensaje:

Estimado/a [Nombre del destinatario],

Espero que estés bien.

Estoy haciendo un seguimiento de mi correo de la semana pasada sobre [Asunto]. Sé que las agendas se llenan, así que quería asegurarme de que no se te haya pasado.

Cuando tengas un momento, agradecería tu respuesta.

Gracias,
[Tu nombre]

8: Correo de recordatorio de pago vencido:

Para los pagos, mantén un tono profesional e incluye una línea de "ignorar si ya se ha pagado":

Asunto: Recordatorio amistoso: Factura n.º [Número de factura] vencida

Mensaje:

Estimado/a [Nombre del destinatario],

Espero que estés bien.

Este es un recordatorio amistoso de que la factura n.º [Número de factura] vence el [Fecha de vencimiento]. Si el pago ya ha sido enviado, por favor ignora este mensaje.

Gracias por tu atención.

Saludos cordiales,
[Tu nombre]

Si es útil, puedes incluir un enlace de pago para que el destinatario pueda completar la acción inmediatamente sin más idas y venidas.

9: Plantilla de correo de recordatorio de política:

Cuando las políticas cambien, sé claro sobre la fecha de entrada en vigor e invita a hacer preguntas:

Asunto: Recordatorio: Actualización de política efectiva el [Fecha]

Mensaje:

Estimado/a [Nombre del destinatario],

Espero que estés bien.

Este es un recordatorio amable de que nuestras actualizaciones de política entrarán en vigor el [Fecha de vencimiento]. Por favor, tómate un momento para revisar los cambios cuando te sea conveniente.

Si tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos.

Saludos cordiales,
[Tu nombre]

También hay muchos otros escenarios de recordatorio (por ejemplo, recordatorios de envío de documentos). Pero las plantillas anteriores cubren los casos de uso más comunes y son fáciles de adaptar.

Cómo escribir tu propio mensaje de recordatorio amable

Un buen correo de recordatorio se siente amigable y profesional al mismo tiempo. Sé breve, deja claro el siguiente paso y evita texto extra innecesario.
Aquí tienes algunos consejos prácticos para cada parte de un recordatorio amable:

1: Línea de asunto:

La línea de asunto debe dejar claro el propósito al instante. Algunos ejemplos son: "Recordatorio: Factura n.º 132 con vencimiento el [Fecha]" o "Recordatorio amistoso: reunión de mañana a las [Hora]". Los asuntos claros se abren con más frecuencia.

2: El mensaje / Cuerpo:

Comienza con un saludo y explica rápidamente por qué escribes. Incluye detalles clave (fechas, horas, números de factura, enlaces o próximos pasos). Termina con una llamada a la acción simple, como solicitar una confirmación, pedir una actualización o incitar al pago.

Cierra de forma educada y facilita la respuesta. Frases como "Si tienes alguna pregunta, estaré encantado/a de ayudarte" pueden reducir la fricción. Una despedida profesional como "Saludos cordiales" o "Atentamente" funciona en la mayoría de los contextos.

Los 5 errores más comunes al enviar un recordatorio amistoso

1: Enviar demasiados o muy pocos recordatorios:

Quieres que tu mensaje sea visto, pero no abrumar al destinatario. Espacia los recordatorios de forma meditada para que se sientan útiles en lugar de repetitivos.

2: Sonar exigente o insistente:

Un recordatorio sigue siendo una solicitud. Mantén un lenguaje respetuoso, evita palabras que presionen y conserva un tono tranquilo.

3: Omitir detalles o los próximos pasos:

Si el destinatario no puede entender inmediatamente lo que necesitas, es probable que ignore el correo. Incluye siempre el contexto clave y la acción exacta que quieres que realice.

4: Ser demasiado vago:

Los correos de recordatorio funcionan mejor cuando son específicos. Una comunicación clara ayuda al destinatario a responder correcta y rápidamente.

5: Dejar que se note la frustración:

El tono importa, especialmente cuando le recuerdas algo a un cliente. Un enfoque educado y profesional aumenta la probabilidad de que el cliente haga lo que quieres. Incluso las pequeñas elecciones de palabras ayudan: "Solo un recordatorio amistoso" suele ser mejor recibido que "Solo un recordatorio".

6: No personalizar el correo de recordatorio final:

La personalización aumenta las tasas de respuesta. Usa el nombre del destinatario cuando sea posible y haz referencia al contexto exacto para que se sienta relevante, no automatizado.

7: Omitir la revisión:

Un correo de recordatorio representa tu profesionalismo. Antes de enviarlo, reléelo para comprobar la claridad, la gramática y el tono.

8: No hacer seguimiento cuando es necesario:

Algunos recordatorios requieren una respuesta o confirmación, especialmente al principio de la conversación. Haz un seguimiento a tiempo para poder avanzar, proporcionar detalles, discutir opciones, enviar plantillas o compartir los próximos pasos.

En resumen

Un correo de recordatorio tiene como objetivo impulsar una acción, de forma rápida y educada. Los recordatorios más eficaces son específicos, breves y amables.
Diferentes situaciones requieren diferentes plantillas, pero el principio sigue siendo el mismo: adapta tu tono al contexto, mantén tu solicitud clara y facilita que el destinatario responda. Con los ejemplos anteriores, puedes hacer un seguimiento con confianza sin sonar insistente.