تنتشر أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) على نطاق واسع في مختلف القطاعات، لكن العديد من الشركات الخدمية تواجه صعوبة مستمرة عند استخدامها. يتم تخزين البيانات وتتبع الصفقات وإصدار التقارير، لكن العمليات اليومية لا تزال تعتمد على الرسائل وجداول البيانات والتنسيق اليدوي.

يسبب هذا الانفصال الإحباط. تقوم فرق العمل بإدخال البيانات في نظام الـ CRM، لكن العمل الفعلي يتم في مكان آخر. مع مرور الوقت، يصبح نظام الـ CRM مجرد أداة لإعداد التقارير بدلاً من كونه نظامًا تشغيليًا.

لفهم سبب فشل معظم أنظمة الـ CRM مع الشركات الخدمية، يجب علينا النظر إلى ما هو أبعد من الميزات والتركيز على كيفية إنجاز العمل الخدمي على أرض الواقع.

أنظمة الـ CRM مصممة للمبيعات، وليس لتقديم الخدمات

تم تصميم منصات الـ CRM التقليدية لدعم مسار المبيعات. فهي تركز على العملاء المحتملين، والفرص، وإتمام الصفقات. تعمل هذه الهيكلية بشكل جيد مع المبيعات المباشرة، لكنها تفشل بمجرد بيع الخدمة.

تعتمد الشركات الخدمية على تقديم الخدمة والتنسيق والتنفيذ بعد إتمام عملية البيع. فتصبح المهام والمشاريع والجداول الزمنية والتواصل هي المحور الأساسي. وعندما لا يدعم نظام الـ CRM هذه المرحلة، تضطر فرق العمل إلى استخدام أدوات أخرى، مما يؤدي إلى تشتت المعلومات.

والنتيجة هي نظام يسجل نية البيع، ولكنه لا يتابع التنفيذ.

بيانات العملاء معزولة عن العمل اليومي

في العديد من أنظمة الـ CRM، تكون بيانات العملاء منفصلة عن المهام والمشاريع والعمليات. يمكن لفرق العمل الاطلاع على تفاصيل الاتصال والملاحظات، لكن لا يمكنهم ربطها بسهولة بما يجري حاليًا.

هذا الفصل يجبر الموظفين على البحث في أدوات متعددة لفهم سياق العمل. ويؤدي ذلك إلى ضياع معلومات هامة، وتكرار إدخال التحديثات، وانخفاض كفاءة التعاون.

يجب أن يعكس نظام الـ CRM دورة حياة العميل بأكملها، وليس فقط لحظة البيع.

العمليات اليدوية تخلق تعقيدًا خفيًا

عندما تفتقر أنظمة الـ CRM إلى العمق التشغيلي، تعوض فرق العمل هذا النقص باللجوء إلى العمليات اليدوية. فتُرسل المتابعات يدويًا، وتُتتبع المهام في قوائم شخصية، وتتم مشاركة تحديثات الحالة عبر الرسائل.

هذا الأمر يخلق عبء عمل خفي. فالمديرون يقضون وقتهم في التنسيق بدلاً من القيادة، ويعتمد التنفيذ على الذاكرة الشخصية بدلاً من الاعتماد على نظام منظم.

مع مرور الوقت، تصبح هذه الإجراءات اليدوية هي النظام الحقيقي، بينما يبقى نظام الـ CRM مجرد قاعدة بيانات غير فعالة.

رؤية محدودة بعد إتمام البيع

بمجرد إتمام الصفقة، غالبًا ما يقل وضوح الرؤية. فلا يعكس نظام الـ CRM مدى التقدم في تقديم الخدمة أو التأخيرات أو المشاكل التي قد تطرأ. وبذلك، تفقد الإدارة قدرتها على الاطلاع المباشر على حالة العميل.

لا تظهر المشاكل إلا عندما يشتكي العملاء أو عند تجاوز المواعيد النهائية. وفي تلك المرحلة، يصبح إصلاح الوضع مكلفًا.

تحتاج الشركات الخدمية إلى رؤية مستمرة، وليس مجرد تقارير عن سير المبيعات.

لماذا تقاوم فرق العمل الخدمية تبني نظام الـ CRM؟

عندما يضيف نظام الـ CRM عبء عمل إضافي دون أن يخفف من الجهد المبذول، فإن فرق العمل تقاوم استخدامه. فيشعرون بأن إدخال البيانات هو مجرد عمل روتيني إضافي، وأن التحديثات لا ترتبط بالنتائج الفعلية.

هذه المقاومة ليست مسألة ثقافة تنظيمية، بل هي مسألة عملية. فالناس يتبنون الأنظمة التي تساعدهم على إنجاز أعمالهم بشكل أفضل، وليس الأنظمة التي وُجدت فقط لغرض إعداد التقارير.

لضمان استخدامه بشكل مستمر، يجب على نظام الـ CRM أن يدعم العمليات اليومية للفريق.

ما الذي يجب أن يتضمنه نظام الـ CRM الحديث؟

يجب على نظام الـ CRM الحديث المخصص للشركات الخدمية أن يربط بين المبيعات وتقديم الخدمات والعمليات في بيئة عمل واحدة. كما يجب أن تكون المهام والمشاريع والتواصل والجوانب المالية مرتبطة بشكل مباشر بالعملاء.

الأتمتة تقلل من التنسيق اليدوي، ومسارات العمل الموحدة تحل محل الإجراءات غير الرسمية، وتتحسن الرؤية الشاملة دون الحاجة إلى طلب تحديثات مستمرة.

عندما يصبح نظام الـ CRM هو المكان الذي يُنجز فيه العمل، وليس مجرد مكان لتخزين البيانات، فإن تبنيه من قبل الفريق يصبح أمرًا طبيعيًا وتلقائيًا.

الخلاصة

تفشل معظم أنظمة الـ CRM مع الشركات الخدمية لأن دورها ينتهي عند إتمام عملية البيع. فتقديم الخدمات يتطلب هيكلية ووضوحًا وتنسيقًا يتجاوز مرحلة المبيعات.

من خلال اختيار نظام CRM مبني على أساس التنفيذ وليس فقط إعداد التقارير، يمكن للشركات الخدمية أن تقلل من تشتت المعلومات، وتحسن من جودة تقديم خدماتها، وتوفر مصدرًا موحدًا للمعلومات الدقيقة على مستوى الشركة بأكملها.