تنتشر أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) على نطاق واسع في مختلف القطاعات، ومع ذلك، تشعر العديد من الشركات الخدمية بصعوبة مستمرة عند استخدامها. يتم تخزين البيانات، وتتبع الصفقات، وإصدار التقارير، لكن العمليات اليومية لا تزال تعتمد على الرسائل وجداول البيانات والتنسيق اليدوي.

يخلق هذا الانفصال شعوراً بالإحباط. تقوم الفرق بإدخال البيانات في نظام CRM، لكن العمل الحقيقي يتم في مكان آخر. ومع مرور الوقت، يصبح نظام CRM أداة لإعداد التقارير بدلاً من كونه نظاماً تشغيلياً.

يتطلب فهم سبب فشل معظم أنظمة CRM مع الشركات الخدمية النظر إلى ما هو أبعد من الميزات والتركيز على كيفية إنجاز العمل الخدمي بالفعل.

أنظمة CRM مصممة للمبيعات، وليس لتنفيذ الخدمات

تم تصميم منصات CRM التقليدية لدعم مسارات المبيعات. فهي تركز على العملاء المحتملين والفرص وإغلاق الصفقات. تعمل هذه الهيكلية بشكل جيد مع المبيعات القائمة على المعاملات ولكنها تفشل بمجرد بيع الخدمة.

تعتمد الشركات الخدمية على التنفيذ والتنسيق والإنجاز بعد إتمام عملية البيع. وتصبح المهام والمشاريع والجداول الزمنية والتواصل أمراً محورياً. وعندما لا يدعم نظام CRM هذه المرحلة، تضطر الفرق إلى استخدام أدوات أخرى، مما يؤدي إلى تشتت المعلومات.

والنتيجة هي نظام يسجل النوايا ولكنه لا يتابع التنفيذ.

بيانات العملاء معزولة عن العمل اليومي

في العديد من أنظمة CRM، تكون بيانات العملاء منفصلة عن المهام والمشاريع والعمليات. يمكن للفرق الاطلاع على تفاصيل الاتصال والملاحظات ولكن لا يمكنهم ربطها بسهولة بما يحدث في الوقت الفعلي.

يجبر هذا الفصل الموظفين على البحث عبر أدوات متعددة لفهم السياق. ويؤدي ذلك إلى ضياع معلومات هامة، وتكرار التحديثات، وانخفاض كفاءة التعاون.

يجب أن يعكس نظام CRM دورة حياة العميل الكاملة، وليس فقط لحظة البيع.

العمليات اليدوية تخلق تعقيدات خفية

عندما تفتقر أنظمة CRM إلى العمق التشغيلي، تلجأ الفرق إلى تعويض ذلك بعمليات يدوية. يتم إرسال المتابعات يدوياً، وتتبع المهام في قوائم شخصية، ومشاركة تحديثات الحالة عبر الرسائل.

وهذا يخلق عبء عمل خفي. يقضي المديرون وقتهم في التنسيق بدلاً من القيادة. ويعتمد التنفيذ على الذاكرة بدلاً من الاعتماد على هيكل منظم.

مع مرور الوقت، تصبح هذه الطبقة اليدوية هي النظام الفعلي، بينما يظل نظام CRM مجرد قاعدة بيانات سلبية.

رؤية محدودة بعد إتمام عملية البيع

بمجرد إغلاق الصفقة، غالباً ما تقل الرؤية. لا ينعكس تقدم التنفيذ والتأخيرات والمشكلات في نظام CRM. وتفقد الإدارة الرؤية الفورية لحالة العميل.

لا تظهر المشكلات إلا عندما يشتكي العملاء أو يتم تفويت المواعيد النهائية. وفي تلك المرحلة، يكون تدارك الأمر مكلفاً.

تحتاج الشركات الخدمية إلى رؤية مستمرة، وليس مجرد تقارير عن مسار المبيعات.

لماذا تقاوم فرق الخدمات تبني أنظمة CRM

عندما يضيف نظام CRM عبء عمل إضافي دون تقليل الجهد، تقاوم الفرق استخدامه. يبدو إدخال البيانات وكأنه عبء إضافي. وتبدو التحديثات منفصلة عن النتائج.

هذه المقاومة ليست ثقافية، بل هي عملية. يتبنى الموظفون الأنظمة التي تساعدهم على التنفيذ بشكل أفضل، وليس الأنظمة التي توجد فقط لغرض إعداد التقارير.

يجب أن يدعم نظام CRM العمل اليومي ليكسب الاستخدام المستمر.

ما يجب أن يتضمنه نظام CRM الحديث

يجب أن يربط نظام CRM الحديث المخصص للشركات الخدمية بين المبيعات والتنفيذ والعمليات في بيئة واحدة. ويجب ربط المهام والمشاريع والتواصل والشؤون المالية بالعملاء بشكل مباشر.

تقلل الأتمتة من التنسيق اليدوي. وتحل مسارات العمل الموحدة محل العمليات غير الرسمية. وتتحسن الرؤية دون الحاجة إلى تحديثات مستمرة.

عندما يصبح نظام CRM هو المكان الذي يتم فيه إنجاز العمل، وليس مجرد مكان لتخزين البيانات، فإن تبنيه يصبح أمراً طبيعياً.

الخلاصة

تفشل معظم أنظمة CRM مع الشركات الخدمية لأنها تتوقف عند مرحلة المبيعات. يتطلب تنفيذ الخدمات هيكلية ورؤية وتنسيقاً يتجاوز مسار المبيعات.

من خلال اختيار نظام CRM مصمم للتنفيذ بدلاً من إعداد التقارير، تقلل الشركات الخدمية من تشتت المعلومات، وتحسن من اتساق التنفيذ، وتنشئ مصدراً موحداً للمعلومات على مستوى المؤسسة.