Иш процессин автоматташтыруу тейлөө ишканаларына дал ушундай артыкчылыкты берет. Кол менен жасалган эскертүүлөргө, жеке адаттарга жана чачыранды куралдарга таянуунун ордуна, автоматташтыруу күнүмдүк аракеттер автоматтык түрдө аткарылып, маанилүү иштер тынымсыз көзөмөлсүз алдыга жылган болжолдуу системаны түзөт. Көптөгөн топтор үчүн бул кичинекей жакшыруу эмес, мүмкүнчүлүктөрдүн кескин жогорулашы болуп саналат.
Тейлөө бизнесинде иш процессин автоматташтыруу деген эмне?
Иш процессин автоматташтыруу – бул белгилүү бир шарттар аткарылганда аракеттерди баштоо үчүн программалык эрежелерди колдонуу. Адам ар бир тапшырманы кол менен түзүп, ар бир эскертүүнү жөнөтүп же ар бир статусту жаңыртуунун ордуна, система муну алар үчүн жасайт. Бул адамдын чечимин алмаштырбайт, бирок кайталануучу кадамдарды жок кылат жана ырааттуу процесстерди камсыздайт.
Тейлөө компанияларында автоматташтыруу сатуу, операциялар, колдоо жана каржы бөлүмдөрүн байланыштыра алат. Мисалы, келишим жактырылганда, долбоор автоматтык түрдө түзүлүп, тапшырмалар дайындалып, кардар бул кадамдарды эч ким кол менен координациялабастан эле куттуктоо билдирүүсүн ала алат.
Эмне үчүн кол менен башкарылган иш процесстери өндүрүмдүүлүктү чектейт
Көптөгөн тейлөө ишканалары дагы эле кол менен башкарылган иш процесстерине таянышат. Тапшырмалар жекече түзүлөт, эскертүүлөр адамдар тарабынан эстелет (же унутулат), ал эми статус жаңыртуулары чат же электрондук почта аркылуу бөлүшүлөт. Бул ыкма бир нече алдын ала болжолдонгон көйгөйлөргө алып келет:
- Кечигүүлөр: Иш кимдир бирөө аны алдыга жылдырууну эстегенге чейин күтүп турат.
- Туруксуздук: Ар кандай кызматкерлер окшош процесстерди ар кандай жолдор менен аткарышат.
- Каталар: Маанилүү кадамдар өткөрүлүп жиберилет, туура эмес жеткирилет же жоголот.
- Ашыкча жүктөө: Адамдар чыныгы тейлөө ишинин ордуна кайталануучу административдик иштерге убакыт коротушат.
Кардарлардын жана долбоорлордун саны өскөн сайын, бул көйгөйлөр дагы көбөйөт. Топ дайыма "бош эмес" сезилет, бирок аткарылган иштин көлөмүн олуттуу түрдө көбөйтө албайт. Өндүрүмдүүлүк чегине жетет.
Иш процессин автоматташтыруу тейлөө топторуна ошол эле ресурстар менен көбүрөөк иш аткарууга кантип жардам берет
Иш процессин автоматташтыруу бизнестин ичинде иштин жылышынын түзүмүн өзгөртөт. Иш кол менен алдыга жылдырылбастан, так аныкталган эрежелер менен алдыга тартылат. Анын таасири бир нече негизги тармактарда байкалат.
1. Жаңы иштин тезирээк башталышы
Жаңы лид, суроо-талап же буйрутма келгенде, автоматташтыруу дароо тиешелүү жазууларды, тапшырмаларды жана эскертмелерди түзө алат. Кимдир бирөө электрондук катты окуп, андан ары эмне кылууну чечмейинче күтүү болбойт. Бул өзү эле цикл убактысын кыскартат жана кардарлардын тажрыйбасын жакшыртат.
2. Аз өткөрүлүп жиберилген кадамдар жана эскертүүлөр
Автоматташтыруу процесстеги ар бир стандарттуу кадамдын ырааттуу колдонулушун камсыздайт. Мисалы, объектке баруу аяктагандан кийин, система баа сунушун даярдоо үчүн тапшырманы жана аны белгилүү бир күнгө чейин жөнөтүү үчүн дагы бир тапшырманы автоматтык түрдө түзүшү мүмкүн. Эгер кардар жооп бербесе, эскертүү билдирүүлөрү иштетилет.
Система бул кадамдарды "эстеп" жана иштеткендиктен, топ мындан ары жеке эс тутумга же кол менен түзүлгөн тизмелерге көз каранды болбойт.
3. Административдик жүктүн азайышы
Тейлөө адистери көйгөйлөрдү чечүүгө, кызмат көрсөтүүгө жана кардарлар менен иштөөгө көңүл бурганда эң көп баалуулук кошушат. Бирок, көптөгөн компанияларда алар убактысынын көп бөлүгүн кайталануучу жаңыртууларга коротушат: статустарды өзгөртүү, күнүмдүк электрондук каттарды жөнөтүү, куралдардын ортосунда маалыматты көчүрүү же бир эле типтеги тапшырмаларды кайра-кайра түзүү.
Бул күнүмдүк аракеттерди автоматташтыруу ар бир адам үчүн жумасына бир нече саатты бошотот. Бул бүткүл топко көбөйтүлгөндө, кызматкерлердин санын көбөйтпөстөн, натыйжалуу өндүрүмдүүлүктүн эки эсеге көбөйүшүн оңой эле билдириши мүмкүн.
4. Айкын көрүнүү жана болжолдуу агым
Автоматташтырылган иш процесстери эмне болуп жатканын көрүүнү жеңилдетет. Процесстер системада аныкталганда, менеджерлер кайсы иштер кайсы этапта экенин, иш кайда күтүп жатканын жана кайсы тапшырмалар мөөнөтүнөн өтүп кеткенин көрө алышат. Бул аларга мүмкүнчүлүктөрдү жөнгө салууга жана тоскоолдуктарды алдын ала чечүүгө мүмкүндүк берет.
Көрүнүү көбүрөөк көзөмөлгө алып келет, ал эми көбүрөөк көзөмөл жакшыраак өткөрүү жөндөмдүүлүгүнө алып келет.
Тейлөө топторунда иш процессин автоматташтырууну кайда колдонуу керек
Тейлөө циклинин дээрлик ар бир этабы автоматташтыруудан пайда ала алат. Негизгиси – кечигүүлөр же каталар көп кездешкен, таасири жогору болгон тармактардан баштоо.
Лиддерди жана суроо-талаптарды иштетүү
- Форма толтурулганда же электрондук кат келгенде лид жазуусун автоматтык түрдө түзүү.
- Жаңы лиддерди тейлөө түрүнө, жайгашкан жерине же иш жүгүнө жараша туура адамга дайындоо.
- Кардарлар суроо-талабы алынганын билиши үчүн куттуктоо же ырастоо билдирүүсүн иштетүү.
- Белгиленген убакыттан кийин жооп болбосо, эскертүү тапшырмаларын түзүү.
Кызматка киргизүү жана долбоорду баштоо
- Келишим "Утулду" деп белгиленгенде, алдын ала аныкталган этаптары бар долбоорду автоматтык түрдө түзүү.
- Пландаштыруу, ресурстарды бөлүштүрүү жана кардар менен баарлашуу үчүн баштапкы тапшырмаларды түзүү.
- Кардарга мөөнөттөрү жана күтүүлөрү менен структураланган кызматка киргизүү электрондук катын жөнөтүү.
Тапшырманын жана иштин жүрүшү
- Мурунку тапшырмалар аяктаганда эскертүү тапшырмаларын автоматтык түрдө түзүү.
- Иш кийинки этапка өткөндө жооптуу адамга кабарлоо.
- Маанилүү этаптарга жеткенде ички текшерүүлөрдү же жактырууларды иштетүү.
Кардар менен баарлашуу
- Тейлөө процессинин негизги этаптарында статус жаңыртууларын жөнөтүү.
- Алдыдагы жолугушуулар, объектке баруулар же мөөнөттөр жөнүндө эскертүүлөрдү жөнөтүү.
- Иш аяктагандан кийин белгилүү бир күндөн кийин пикир же сын-пикир суроо.
Эсеп-кысап жана каржылык иш процесстери
- Долбоор же этап аяктаганда эсеп-фактураларды автоматтык түрдө түзүү.
- Эсеп-фактуралардын мөөнөтү өтүп кетсе, төлөм эскертүүлөрүн жөнөтүү.
- Төлөнбөгөн эсептерди карап чыгуу же төлөм шарттарын талкуулоо үчүн ички тапшырмаларды түзүү.
Натыйжалуу автоматташтырылган иш процесстерин долбоорлоо
Бардык эле автоматташтыруу жакшы натыйжаларга алып келбейт. Начар иштелип чыккан иш процесстери ызы-чууну жана башаламандыкты жаратышы мүмкүн. Өндүрүмдүүлүктү эки эсеге көбөйтүү үчүн иш процесстери кылдаттык менен түзүлүшү керек.
Учурдагы процесстерден баштаңыз
Топуңуздун учурдагы иштөө ыкмасынан баштаңыз. Кадимки кызмат көрсөтүүнүн учурдагы кадамдарын, биринчи байланыштан баштап аяктаганга чейин, картага түшүрүңүз. Кечигүүлөр кайда болорун, маалымат кайда жоголорун жана адамдар бир эле аракеттерди кайда кайталай турганын аныктаңыз.
Автоматташтыруу кокусунан жаңы процесстерди киргизбестен, учурдагы жакшы тажрыйбаларды жакшыртып, стандартташтырышы керек.
Чечимдерди эмес, триггерлерди автоматташтырыңыз
Автоматташтырууну так эрежелерге баш ийген аракеттер үчүн колдонуу эң жакшы: "эгер бул болсо, муну жаса". Ал чечмелөө же сүйлөшүү талап кылынган жерде адамдын чечимин алмаштырбашы керек. Мисалы, система кимдир бирөөгө атайын суроо-талапты карап чыгуу үчүн тапшырма түзө алат, бирок акыркы жоопту адам чечиши керек.
Бул тең салмактуулук ийкемдүүлүктү же сапатты жоготпостон, иш процесстеринин натыйжалуулугун сактайт.
Кадамдарды так жана көрүнүктүү кылыңыз
Ар бир автоматташтырылган аракет топко көрүнүп турушу керек. Эгер тапшырмалар түшүндүрмөсүз "жок жерден" пайда болсо, адамдар чаташып калышат. Кызматкерлер ар бир тапшырма же эскертме эмне үчүн түзүлгөнүн түшүнүшү үчүн так аталыштарды, сүрөттөмөлөрдү жана ички жазууларды колдонуңуз.
Ачык-айкын автоматташтыруу ишенимди арттырат жана колдонууга үндөйт.
Адегенде кичинекей топ менен сынап көрүңүз
Жаңы иш процесстерин бүткүл уюмга жайылтуудан мурун, аларды кичинекей топ менен же бир тейлөө түрүндө сынап көрүңүз. Бул сизге триггерлерди тууралоого, каталарды оңдоого жана процессти кеңейтүүдөн мурун тактоого мүмкүндүк берет.
Жакшы автоматташтыруу кайталануучу мүнөзгө ээ. Ал пикирлердин жана реалдуу колдонуунун негизинде убакыттын өтүшү менен жакшырат.
Алдын алуу керек болгон жалпы каталар
Иш процессин автоматташтыруунун олуттуу потенциалы бар болсо да, алдын алуу керек болгон алдын ала болжолдонгон каталар да бар.
- Ашыкча автоматташтыруу: Ар бир майда-чүйдөнү дароо автоматташтырууга аракет кылуу татаалдыкка жана каршылыкка алып келет.
- Өтө көп эскертмелер: Эгер система тынымсыз билдирүүлөрдү жөнөтсө, адамдар көңүл бурбай калышат.
- Так ээсинин жоктугу: Ар бир иш процессин колдоо жана жакшыртуу үчүн жооптуу адам болушу керек.
- Чыныгы иш менен байланыштын жоктугу: Күнүмдүк куралдардан өзүнчө болгон автоматташтыруу ырааттуу колдонулбайт.
Максат – адамдын катышуусун жок кылуу эмес, аны эң маанилүү жерге багыттоо.
Иш процессин автоматташтыруу өндүрүмдүүлүктү кантип реалдуу түрдө эки эсеге көбөйтө алат
Өндүрүмдүүлүктү эки эсеге көбөйтүү топко болгон кысымды эки эсеге көбөйтүүнү билдирбейт. Бул ошол эле топтун ошол эле сааттын ичинде көбүрөөк баалуу тапшырмаларды аткара алышы үчүн тоскоолдуктарды, бош убакытты жана керексиз кол менен жасалган аракеттерди жок кылууну билдирет.
Лиддерди иштетүү заматта болуп, кызматка киргизүү структураланып, тапшырмалар автоматтык түрдө жылып, эсеп-кысап убагында жүргүзүлгөндө, уюм кайталанган көйгөйлөргө энергиясын жоготууну токтотот. Иш жылмакай болуп, үзгүлтүктөр азаят жана кызматкерлер сапатты камсыздоого көңүл бура алышат.
Убакыттын өтүшү менен бул жакшыртуулар топтолот. Ар бир жумушта үнөмдөлгөн бир нече мүнөт жумасына сааттарга жана жылына жумаларга айланат. Иш процессин автоматташтыруу ушундайча реалдуу, өлчөнө турган өндүрүмдүүлүккө жетишүүгө алып келет.
Корутунду
Тейлөө топтору көбүрөөк натыйжага жетүү үчүн узак саат иштөөнүн кажети жок. Аларга ишти автоматтык түрдө алдыга жылдырган, кол менен кайталоону азайткан жана баарын бир нукта кармаган жакшыраак системалар керек. Иш процессин автоматташтыруу ушул түзүмдү камсыздайт.
Негизги процесстерден баштап, так эрежелерди иштеп чыгып жана автоматташтырууну түздөн-түз тапшырмаларга, долбоорлорго, баарлашууга жана эсеп-кысапка туташтыруу менен, тейлөө ишканалары сапатты жоготпостон өндүрүмдүүлүктү олуттуу түрдө жогорулата алышат. Көпчүлүк учурларда, алар ошол эле сандагы адамдар менен алда канча көп кардарларды жана долбоорлорду тейлей аларын түшүнүшөт — бул катуураак иштөө менен эмес, акылдуураак иштөө менен ишке ашат.
.jpg)
.jpg)
