Baytarlıq klinikası CRM-i baytarlıq təcrübələrinə hər bir ev heyvanını, sahibi, səfəri və xatırlatmanı tək bir yerdə saxlamağa kömək edir, beləliklə heç bir peyvənd buraxılmır və qəbullar arasında heç bir sahib unudulmur. Müştəri məlumatlarının təcrübə idarəetmə sistemi, telefon qeydləri, messencerlər və kağız kartlar arasında pərakəndə paylanması əvəzinə, komandanız hansı heyvanların vaxtının çatdığını, kimə zəng edilməli olduğunu və hansı sahiblərin bir müddətdir baş çəkmədiyini görür. Bu bələdçi daha az buraxılmış xatırlatma və daha sadiq heyvan sahibləri istəyən baytarlıq klinikası sahibləri, təcrübə menecerləri, qeydiyyatçılar və baytarlar üçündür.
Əsas yekunlar
- Baytarlıq klinikası CRM-i təcrübə idarəetmə proqramınızla yan-yana işləyir: klinik sistem tibbi qeydləri saxlayır, CRM isə sahiblərlə münasibətləri, xatırlatmaları və sonrakı əlaqələri idarə edir.
- Bir sahibin bir neçə ev heyvanı ola bilər, buna görə də hər bir heyvanı öz sahibinə bağlayın və hər bir heyvan üzrə növbəti vaxt tarixlərini saxlayın.
- Avtomatlaşdırılmış peyvənd, müayinə və parazitlərdən qorunma xatırlatmaları ev heyvanlarının sağlamlığını qoruyur və qəbul cədvəlini doldurur.
- Səfərdən sonrakı əlaqələr və sağalma yoxlamaları sahiblərinə klinikadan ayrıldıqdan sonra da onlar haqqında qayğı göstərdiyinizi nümayiş etdirir.
- Qulluq (qruminq), diş qulluğu və heyvanlara qulluq planları təsadüfi kampaniyalar əvəzinə doğru məqamda təklif edilə bilər.
Baytarlıq klinikası CRM-i nədir?
Baytarlıq klinikası CRM-i ev heyvanları sahiblərinin kontaktlarını, əlaqəli heyvan profillərini, səfər tarixçəsini, növbəti vaxt tarixlərini və ünsiyyəti saxlayan, həmçinin hər bir səfər ətrafında xatırlatmaları və tapşırıqları avtomatlaşdıran proqram təminatıdır. Təcrübə idarəetmə sisteminiz hələ də klinik qeydləri, reseptləri və hesab-fakturaları saxlayır. CRM isə münasibətə diqqət yetirir: sahibin kim olduğu, hansı heyvanlara sahib olduğu, növbəti vaxtın nə zaman çatdığı və komandanın nə vaxt əlaqə saxlamalı olduğu.
Baytarlıq klinikaları nədən ev heyvanlarını və sahiblərini nəzarətdən qaçırır
Xatırlatmalar yaddaşdan asılıdır
Gücləndirici peyvəndlər, illik müayinələr və parazit müalicələrinin vaxtı son səfərdən aylar sonra çatır. Xatırlatmalar qeydiyyatçının siyahını yoxlamasından asılı olduqda, məşğul həftələrdə bəzi heyvanlar sadəcə diqqətdən kənarda qalır.
Bir sahib, çoxlu heyvan, dağınıq qeydlər
Bir ailə it, iki pişik və bir dovşan gətirə bilər. Hər bir heyvan sahibinə aydın şəkildə bağlanmadan ayrı-ayrılıqda qeydə alınarsa, personal eyni şəxsə üç dəfə zəng edər və ya bir heyvanı tamamilə unudar.
Zənglər və mesajlar cavabsız qalır
Sahiblər simptomlar, qiymətlər və analiz nəticələri haqqında telefon, çat və sosial media vasitəsilə soruşurlar. Vahid birgə gələnlər qutusu və hər bir sorğu üçün məsul şəxs olmadıqda, suallar çox gözləyir və təşvişli müştərilər başqa yerə üz tutur.
Səfərdən sonra əlaqə kəsilir
Cərrahiyyə və ya diş prosedurundan sonra sahiblərin evdə tez-tez sualları yaranır. Heç vaxt əlaqə saxlamayan klinika fəsadları erkən mərhələdə aşkar etmək və etimad qazanmaq şansını əldən verir.
Ev heyvanı sahibinin yol xəritəsi tək bir baxışda
Müştərilərinizin keçdiyi mərhələləri xəritələndirin və hər birində nə baş verməli olduğuna qərar verin. Uyğunlaşdıra biləcəyiniz nümunəvi yol xəritəsi:
| Mərhələ | Nəyi qeyd etməli | Nümunəvi avtomatlaşdırma |
|---|---|---|
| Yeni sorğu | Sahibin adı, əlaqə məlumatı, heyvanın növü, müraciət səbəbi, mənbə | Anında cavab və qeydiyyat şöbəsi üçün tapşırıq |
| İlk səfər təyin edildi | Heyvanın adı, cinsi, yaşı, üstünlük verilən baytar, qəbul vaxtı | Təsdiq və bir gün əvvəl xatırlatma |
| Səfər tamamlandı | Səfərin növü, baytar, növbəti vaxt tarixləri (peyvəndlər, müayinə) | Təşəkkür mesajı və növbəti vaxt tarixlərinin heyvan profilinə əlavə edilməsi |
| Sağalma izləməsi | Prosedur, dərman, sağalma qeydləri | İki-üç gün sonra vəziyyəti öyrənmək üçün mesaj və ya zəng tapşırığı |
| Profilaktik qulluq vaxtı çatdı | Peyvənd və ya müalicə növü, vaxt tarixi | Bir neçə həftə əvvəl xatırlatma, vaxt təyin edilməzsə ikinci xatırlatma |
| Qeyri-aktiv sahib | Son səfər tarixi, heyvanlar, son xidmət | Səfərsiz keçən müəyyən müddətdən sonra dostyana müayinə dəvəti |
İlk versiyanı sadə saxlayın. Yalnız komandanız onları həqiqətən istifadə etdikdə daha çox mərhələ əlavə edin.
Anlaşılan ev heyvanı və sahib profilləri
Baytarlıq CRM-inin əsası insanlar və heyvanlar arasındakı əlaqədir. Sahib üçün bir kontakt kartı yaradın və hər bir heyvanı ona bağlayın. Heyvan profilində komandanızın hər gün istifadə etdiyi sahələri saxlayın:
- Adı, növü, cinsi, cinsiyyəti, doğum tarixi və qısırlaşdırma statusu
- Üstünlük verilən baytar və üstünlük verilən əlaqə kanalı
- Peyvəndlər, müayinələr, diş təmizlənməsi və parazitlərdən qorunma üçün növbəti vaxt tarixləri
- "Yadlardan həyəcanlanır" və ya "xalta tələb olunur" kimi vacib qeydlər
- Sahibi təbrik almaqdan məmnundursa, doğum günü və ya övladlığa götürülmə günü
Ətraflı klinik qeydləri klinik proqram təminatınızda saxlayın və CRM-də yalnız münasibətlər üçün lazım olanları saxlayın. Bu, CRM-in istifadəsini asanlaşdırır və həssas məlumatların birdən çox yerdə saxlanılmasını məhdudlaşdırır.
Peyvənd və profilaktik qulluq xatırlatmaları
Xatırlatmalar baytarlıq klinikası CRM-inin ilk bəhrə verdiyi yerdir. Hər bir tamamlanmış səfər heyvan profilində növbəti vaxt tarixini təyin etməlidir və həmin tarix yaxınlaşdıqda CRM avtomatik olaraq xatırlatma göndərməlidir. Sahib vaxt təyin etməzsə, ikinci mesaj və ya zəng tapşırığı heç kimin diqqətdən kənarda qalmamasını təmin edir.
Nüsxələnə bilən xatırlatma iş axını
- Vaxt tarixindən üç-dörd həftə əvvəl: "Salam [Owner name], [Pet name] üçün [date] tarixində [vaccination/check-up] vaxtı çatır. Vaxt seçmək üçün bu mesaja cavab verin və ya [booking link] keçidindən istifadə edin."
- Vaxt təyin edilməyibsə, bir həftə əvvəl: "[Pet name] üçün [vaccination] vaxtının yaxınlaşdığını dostcasına xatırladırıq. Sizin üçün vaxt rezerv etməyimizi istərdinizmi?"
- Qəbuldan bir gün əvvəl: "Sabah saat [time] radələrində [Pet name] ilə görüşənədək. Əgər varsa, xahiş edirik [vaccination booklet/sample] özünüzlə gətirin."
- Müddət bitdikdən iki həftə sonra, əgər hələ də vaxt təyin edilməyibsə: qəbul şöbəsi üçün şəxsən əlaqə saxlayıb dəqiqləşdirmək məqsədilə zəng tapşırığı yaradın.
Xatırlatmaları və marketinq mesajlarını yalnız ev heyvanı sahibinin razılıq verdiyi kanallar vasitəsilə göndərin və yerli məxfilik qaydalarına riayət edin.
Səfərdən sonrakı izləmələr və sağalma yoxlamaları
Səfərdən sonra göndərilən qısa bir mesaj qayğı göstərildiyini nümayiş etdirir və sahiblərinə sual vermək üçün rahat imkan yaradır. Rutin səfərlər üçün rəy sorğusu olan bir təşəkkür mesajı kifayətdir. Əməliyyat, stomatoloji prosedurlar və ya yeni dərman təyinindən sonra, bir neçə gün ərzində sağalma vəziyyətini yoxlamaq komandanıza problemləri erkən mərhələdə aşkar etməyə kömək edir. Narahatlıq doğuran istənilən cavabı tapşırıq kimi birbaşa müalicə edən baytara yönləndirin ki, ümumi gələnlər qutusunda itib-batmasın.
Əks-əlaqə (rəylər) biznes tərəfinə də kömək edir. Müsbət təcrübə yaşayan sahiblər ictimai rəy bildirməyə dəvət oluna bilər, narazı olanlarla isə problem böyümədən klinik idarəçisi zəng edib əlaqə saxlaya bilər. Müştəriləri saxlamaq üçün daha çox ideya əldə etmək üçün bu müştəri saxlama strategiyalarına baxın.
Qruminq, stomatoloji qulluq və heyvanlara qulluq planları
Çoxsaylı klinikalar müalicədən əlavə xidmətlər də təklif edir: qruminq, diş təmizlənməsi, qidalanma məsləhətləri, otel (boarding) və ya aylıq ödənişli profilaktik qulluq planları. CRM hər kəsə eyni promokampaniyanı göndərmək əvəzinə, bu xidmətləri tam vaxtında və uyğun olduqda təklif etməyə kömək edir. Yaşlı bir it yaşlı heyvanlar üçün sağlamlıq müayinəsinə dəvət oluna bilər, küçüyün sahibinə təlim dərsləri təklif edilə bilər, parazit əleyhinə müalicə üçün tez-tez gələn sahiblər isə qulluq planı ilə maraqlana bilərlər. Klinikanız qulluq planları satırsa, planın başlama və yenilənmə tarixlərini izləyin və hər yenilənmədən əvvəl xatırlatmalar təyin edin.
Baytarlıq klinikanız üçün CRM-i necə qurasınız: addım-addım
- Xidmətlərinizi və xatırlatmalarınızı siyahıya alın. Təkrar olunan vaxt tələb edən peyvəndləri, müayinələri və müalicələri qeyd edin.
- Sahib və heyvan kartlarını tərtib edin. Heyvanları sahiblərinə bağlayın və yalnız qəbul şöbəsinin və baytarların həqiqətən istifadə etdiyi sahələri əlavə edin.
- Müştəri siyahınızı idxal edin. İdxal etməzdən əvvəl dublikatları təmizləyin və telefon nömrələrini yoxlayın. Excel-dən CRM-ə miqrasiya üzrə bu təlimat sizə kömək edə bilər.
- Müştəri səyahəti boru kəmərini (pipeline) qurun. Sorğudan vizitə, izləməyə və profilaktik qulluq vaxtına qədər mərhələlər yaradın.
- Xatırlatma avtomatlaşdırmalarını qurun. Peyvəndlər və illik müayinələrlə başlayın, sonra stomatologiya və parazit profilaktikasını əlavə edin.
- Kanallarınızı bağlayın. Telefon, e-poçt, veb-sayt formaları və messencerləri bir yerə toplayın və hər sorğu üçün məsul şəxs təyin edin.
- Komandanıza təlim keçin. Qəbul şöbəsinə, baytarlara və tibb bacılarına hər səfərdən sonra hansı sahələri oxuyub yenilədiklərini göstərin.
- Aylıq nəzərdən keçirin. Gecikmiş xatırlatmaları, cavab müddətlərini və qeyri-aktiv sahibləri yoxlayın, sonra mesajları və vaxtları tənzimləyin.
Strukturlaşdırılmış tətbiq üçün bu CRM tətbiqi planına əməl edin.
Əyani nümunə: təkrar peyvəndləri (booster) qaçırmağı dayandıran iki baytarlı klinikası
Bu fərziyyəvi ssenaridir, real klinikanın məlumatları və ya zəmanət verilən nəticə deyildir.
İki baytarı və bir qəbul işçisi olan kiçik bir klinikanı təsəvvür edin. Təkrar peyvənd xatırlatmaları kağız gündəlikdə yazılır və qəbul işçisi vaxt olduqda sahiblərə zəng edir. CRM qurduqdan sonra klinika:
- Hər bir heyvanı öz sahibinə bağlayır və hər bir heyvan profilində müddət tarixlərini saxlayır.
- Bron linki olan avtomatik peyvənd xatırlatmaları göndərir, sahib vaxt təyin etmədikdə isə zəng tapşırığı yaradır.
- Hər əməliyyatdan iki gün sonra sahiblərlə əlaqə saxlayır və narahatlıq doğuran cavabları baytara yönləndirir.
- Yaşlı heyvanların sahiblərini ildə bir dəfə yaşlı heyvanlar üçün müayinəyə dəvət edir.
Artıq komanda bu ay hansı heyvanların vaxtının çatdığını, hansı sahiblərə zəng edilməli olduğunu və hansı sağalma yoxlamalarının gözlədiyini görür.
LUA CRM-də bunu necə etmək olar
Sahib və heyvan qeydləri
Sahib kontaktlarını, bağlı heyvanları, vaxt tarixlərini, qeydləri və danışıqları bir müştəri kartında saxlayın.
Boru kəmərləri (pipelines) və avtomatlaşdırmalar
Hər mərhələyə qoşulmuş xatırlatmalar, təsdiqlər və izləmə mesajları ilə müştəri səyahəti boru kəmərini (pipeline) idarə edin.
Tapşırıqlar və rollar
Geri zəngləri, sağalma yoxlamalarını və gecikmiş xatırlatmaları rol əsaslı giriş hüquqları ilə qəbul şöbəsinə, tibb bacılarına və ya baytarlara həvalə edin.
Hesabatlar
İdarəetmə panellərində gecikmiş xatırlatmaları, xatırlatmalardan təyin edilmiş vizitləri və geri qayıdan sahibləri izləyin.
Daha az buraxılmış xatırlatma istəyirsiniz? LUA CRM-i sınayın və klinikanıza necə uyğun gəldiyini görün.
İzlənilməli metriklər
Xatırlatmadan vaxt təyin etmə dərəcəsi
Xatırlatmadan sonra təyin edilmiş vizitlər ÷ eyni dövrdə göndərilən xatırlatmalar.
Gecikmiş profilaktik qulluq
Vaxt təyin edilmədən peyvənd və ya müayinə müddəti keçmiş heyvanların sayı.
Geri qayıdan sahiblərin dərəcəsi
Seçilmiş dövrdə birdən çox viziti olan sahiblər ÷ eyni dövrdə baş çəkən bütün sahiblər.
Ölçmə ilə bağlı daha çox ideya üçün bu CRM KPI-larına baxın.
Tez-tez verilən suallar
Xeyr. Klinika idarəetmə proqramı tibbi qeydləri, reseptləri və hesab-fakturaları idarə edir. CRM isə heyvan sahibləri ilə əlaqələri, xatırlatmaları, mesajları və izləmələri idarə edir. Çoxsaylı klinikalar hər ikisini yan-yana istifadə edir.
Bir sahib kontaktı yaradın və hər bir heyvanı ona bağlayın. Müddət tarixləri hər bir heyvan profilində qeyd olunur, beləliklə, bir neçə heyvanın vaxtı eyni vaxta düşdükdə sahib bir birləşdirilmiş mesaj ala bilsin.
Bəli. Kiçik klinikaların adətən mexaniki xatırlatmalar üçün ən az vaxtı olur, buna görə də onları avtomatlaşdırmaq komandanı pasiyentlərə və ev heyvanı sahiblərinə diqqət yetirmək üçün azad edir.
Vaksinasiyalar və illik müayinələrlə başlayın, çünki onlar qabaqcadan proqnozlaşdırıla biləndir və ev heyvanlarının sağlamlığı üçün vacibdir. Növbəti mərhələdə diş qulluğu, parazitlərə qarşı profilaktika və qulluq planlarının yenilənməsini əlavə edin.
Sahib və ev heyvanı profilləri, həmçinin vaksinasiya xatırlatmaları daxil olmaqla əsas quraşdırma adətən bir neçə gün ərzində hazır ola bilər. Təkrar təqibləri, qulluq planlarını və hesabatları addım-addım əlavə etmək olar.
Nəticə
Baytarlıq klinikası üçün CRM yaxşı baytarlıq xidmətini əvəz etməyəcək, lakin komandanıza hər bir ev heyvanını xatırlamağa, hər bir sahibə xatırlatma göndərməyə və hər ziyarətdən sonra əlaqədə qalmağa kömək edir. Bir-biri ilə əlaqəli sahib və ev heyvanı profillərindən və bir vaksinasiya xatırlatmasından başlayın, daha sonra komandanız öyrəşdikcə sağalma nəzarəti sorğularını, qulluq planlarını və hesabatları əlavə edin.
Brauzerinizdə bir pulsuz qaimə generatoru hazırlayın. Hesab tələb olunmur və qaralama bu cihazda qalır.
